LinkedIn κυκλοφόρησε μια έρευνα πέρυσι αποκαλύπτοντας ότι οι επαγγελματικές λίστες υποχρεώσεων μας χρειάζονται μια ανανέωση. Βγάζει, δεν είμαστε τόσο καλοί στο να «κάνουμε» τα πράγματα που λέμε στον εαυτό μας ότι πρέπει να κάνουμε. Στην πραγματικότητα, σχεδόν το 90% των επαγγελματιών αναγνώρισε ότι δεν είναι σε θέση να ολοκληρώσουν όλες τις εργασίες στη λίστα των εργασιών τους μέχρι το τέλος μιας μέσης εργάσιμης μέρας.
Έτσι, εάν είστε άρρωστοι να αντιμετωπίζετε την ίδια μέρα γεμάτο to-dos, είναι καιρός να το αλλάξετε αυτό. Εδώ είναι πέντε κόλπα για να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας και να βοηθήσετε τον εαυτό σας να φτάσει στην λίστα σας.
1. Διατηρήστε μια ενιαία λίστα εργασιών για εργασία
Ας είμαστε ειλικρινείς: Εάν θέλετε να έχετε μια πλήρη εικόνα για όλα όσα πρέπει να κάνετε για δουλειά αυτή τη στιγμή, είναι πιθανό ότι δεν μπορείτε να τα βρείτε όλα σε μία λίστα. Αντ 'αυτού, έχετε μερικές μετα-εδώ, ένα αποθηκευμένο σχέδιο στο e-mail σας εκεί, stickies ή αρχεία κειμένου στον υπολογιστή σας, και ίσως μια εφαρμογή ή δύο στο τηλέφωνό σας.
Και ενώ είναι γενικά καλή πρακτική να χωρίζετε την εργασία και να παίζετε, πρέπει να έχετε ένα μόνο μέρος για τις εργασίες που σχετίζονται με την εργασία σας. Επιλέξτε λοιπόν τη μέθοδο επιλογής σας και αρχίστε την ενοποίηση. Μπορεί να είναι οπουδήποτε: μια χειρόγραφη λίστα μέσα στον αξιόπιστο προγραμματιστή σας, ένα έγγραφο που κρατάτε στην επιφάνεια εργασίας σας ή μια εφαρμογή στο τηλέφωνό σας .
Ωστόσο, βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να προσθέσετε στη λίστα σας από οπουδήποτε - πράγμα που σημαίνει ότι εάν χρησιμοποιείτε μια εφαρμογή για επιτραπέζιους υπολογιστές, θα θέλετε να ρυθμίσετε ένα σύστημα που θα συλλέγει τα αρχεία που έχουν απομακρυνθεί από τον υπολογιστή σας, όπως είναι οι αναθέσεις που λαμβάνετε ενώ σε μια συνάντηση. Προσωπικά θέλω να τα γράψω σε κολλητικές σημειώσεις και στη συνέχεια να τα διαγράψω ή να τα πετάξω μόλις τα μεταφέρω στη λίστα κύριων.
2. Ακολουθήστε τον κανόνα 1-3-5
Τώρα που έχετε μια πλήρη λίστα με όλα όσα πρέπει να κάνετε για να εργαστείτε ποτέ, θα πρέπει να ορίσετε μια καθημερινή λίστα υποχρεώσεων. Σε οποιαδήποτε δεδομένη ημέρα, υποθέστε ότι μπορείτε να ολοκληρώσετε μόνο ένα μεγάλο πράγμα, τρία μεσαία πράγματα και πέντε μικρά πράγματα. (Σημείωση: εάν ξοδεύετε μεγάλο μέρος της ημέρας στις συναντήσεις, ίσως χρειαστεί να το αναθεωρήσετε λίγο.) Πριν φύγετε από τη δουλειά, πάρτε μερικά λεπτά για να ορίσετε το 1-3-5 για την επόμενη μέρα, έτσι είστε έτοιμοι να χτυπήσει το έδαφος που τρέχει το πρωί. Εάν η θέση σας είναι εκείνη όπου κάθε μέρα φέρνει πολλές απροσδόκητες εργασίες, δοκιμάστε να αφήσετε κενό ένα και δύο μικρά καθήκοντα, προετοιμασία για τις αιτήσεις τελευταίας στιγμής από το αφεντικό σας.
Ναι, γνωρίζω ότι μπορεί να είναι δύσκολο να περιορίσετε τη λίστα σας στο do-dos σε 1-3-5, αλλά είναι σημαντικό να δοθεί προτεραιότητα. Όπως ή όχι, έχετε μόνο πολλές ώρες την ημέρα και θα πάρετε μόνο ένα πεπερασμένο αριθμό πράξεων. Αναγκάζοντας τον εαυτό σας να επιλέξει έναν κατάλογο 1-3-5 σημαίνει ότι τα πράγματα που κάνετε θα είναι τα πράγματα που επιλέξατε να κάνετε - αντί για αυτό που μόλις συνέβη.
Ο προγραμματισμός μπροστά από αυτό σημαίνει επίσης ότι θα έχετε τη δυνατότητα να έχετε πιο ενημερωμένες συνομιλίες με τον διευθυντή σας όταν βγάζει κάτι νέο για εσάς που πρέπει να γίνει αμέσως - καθώς και τα εργαλεία για την εκ νέου προτεραιότητα της άλλης εργασίας σας. Για παράδειγμα, όταν μια έκπληξη παρουσιάζεται στην αγκαλιά σας, δοκιμάστε: "Σίγουρα, μπορώ να σας το φέρω μέχρι τις 3 μ.μ., αλλά οι αναφορές του Q1 δεν θα είναι έτοιμες μέχρι αύριο στη συνέχεια, δεδομένου ότι είχα προγραμματίσει να το επεξεργαστώ σήμερα . "
Ελέγξτε τη λίστα των 1-3-5 μας!
3. Ολοκληρώστε μια σημαντική εργασία πριν από το μεσημεριανό γεύμα (το λιγότερο αγαπημένο σας, αν είναι δυνατόν)
Θα ομολογήσω ότι αυτό είναι δύσκολο για μένα, αλλά λειτουργεί. Πάρτε ένα από τα μεγάλα ή μεσαία καθήκοντά σας και αντιμετωπίστε το πρώτο πράγμα το πρωί, πριν από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, ακόμα κι αν μπορείτε. Δεν υπάρχει καλύτερο συναίσθημα παρά να περάσετε από ένα δύσκολο έργο πριν το μεσημεριανό γεύμα. Ο συγγραφέας Brian Tracy ονομάζει αυτό το "τρώγοντας τον βάτραχο σας", προσαρμοσμένο από το διάσημο Mark Twain: "Τρώτε ένα ζωντανό βάτραχο το πρώτο πράγμα το πρωί και τίποτα χειρότερο δεν θα συμβεί σε σας το υπόλοιπο της ημέρας".
Η συνιδρυτής μου, Kathryn, συχνά καθορίζει τους "βατράχους" της το βράδυ για να προετοιμαστεί για την επόμενη μέρα? με αυτό, είναι έτοιμη να τα αντιμετωπίσει το πρωί, και την εμποδίζει να απομακρύνει λιγότερο ευχάριστα καθήκοντα για πολλές ημέρες.
4. Χρησιμοποιήστε το ημερολόγιό σας ως λίστα υποχρεώσεων
Αν διαπιστώσετε ότι πάντα υπερεκτιμάτε πόσο μπορείτε να κάνετε μια μέρα, μια αποτελεσματική προσέγγιση είναι να τοποθετήσετε το to-dos στο ημερολόγιό σας, ακριβώς όπως μια συνάντηση. Αντί να περιγράφετε τα καθημερινά to-dos σας σε μια λίστα, προγραμματίστε τα, αφήνοντας αρκετό χρόνο για κάθε. Η αποστολή των πληροφοριών επιβεβαίωσης W2 στο HR μπορεί να διαρκέσει 15 λεπτά, ενώ η προετοιμασία της στρατηγικής Q1 για την ομάδα σας μπορεί να χρειαστεί λίγες ώρες. Το σημαντικό είναι να είμαστε ρεαλιστές.
Όταν δοκιμάζετε αυτήν την προσέγγιση, βεβαιωθείτε επίσης ότι έχετε μπλοκάρει το χρόνο στο ημερολόγιό σας για να προσελκύσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, brainstorming ή άλλα σημαντικά, αλλά όχι προσανατολισμένα προς το χρήστη, καθήκοντα. Για παράδειγμα, προσπαθήστε να αποκλείσετε μια ώρα το πρωί και μια ώρα το απόγευμα για να εργαστείτε μέσα από τα εισερχόμενά σας και, στη συνέχεια, μην ξοδέψετε χρόνο ανάμεσα στο να προσπαθείτε να χειριστείτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τη στιγμή που έρχονται, όταν πραγματικά προγραμματίσατε να εργάζεστε σε κάτι άλλο.
5. Μειώστε τις συναντήσεις για να αυξήσετε τον παραγωγικό χρόνο
Τέλος, εάν διαπιστώσετε ότι πραγματικά δεν μπορείτε να κάνετε κάτι που νομίζετε ότι θα πρέπει να είστε σε θέση να κάνετε μια μέρα, παρά τις παραπάνω συμβουλές - να εξετάσετε αν μπορεί να υποφέρετε από τη συνάντηση-itis.
Όπως είπε κάποτε ο οικονομολόγος John Kenneth Galbraith, "οι συναντήσεις είναι απαραίτητες όταν δεν θέλετε να κάνετε τίποτα". Στην πραγματικότητα, οι πολλαπλές έρευνες που έγιναν για το θέμα αυτό κατέληξαν σε παρόμοια συμπεράσματα ότι περίπου το ένα τέταρτο και το ήμισυ του χρόνου που αφιερώνεται στις συναντήσεις είναι ένα απόβλητο, για να μην αναφέρουμε, δεν μπορείτε πραγματικά να κάνετε το άλλο to-dos σας ενώ καθίσετε κάτω μιλώντας σε κάποιον άλλο.
Η λύση: Περιορίστε τις συναντήσεις σας. Πριν προγραμματίσετε μια συνάντηση, σκεφτείτε αν αυτό θα μπορούσε να επιλυθεί με ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τηλεφώνημα πρώτα, ή αναδυόμενος στο γραφείο κάποιου για μερικά λεπτά. Εάν απαιτείται συνάντηση, απαριθμήστε τα βασικά στοιχεία της ημερήσιας διάταξης για να καθορίσετε τους απαραίτητους συμμετέχοντες και το συντομότερο χρονικό διάστημα που μπορείτε να προγραμματίσετε. Και ναι, είναι εντάξει να προγραμματίσετε μια συνάντηση 20 λεπτών, χωρίς να χρειαστεί να γυρίσετε σε 30! Αν πρέπει να έχετε συναντήσεις, προσπαθήστε να τις ομαδοποιήσετε για να αφήσετε μεγάλες συνεχείς περιόδους κατά τη διάρκεια της ημέρας για να πραγματοποιηθεί η πραγματική δουλειά.
Ναι, η αναδιοργάνωση και ο προγραμματισμός μπροστά είναι και οι δύο επενδύσεις εκ των προτέρων - αλλά σκεφτείτε πόσο ευτυχισμένος θα είστε όταν θα πάρετε στην πραγματικότητα έναν κατάλογο των καθηκόντων πλήρους ημέρας. Πάρτε λοιπόν τον εαυτό σας οργανωμένο, παίρνετε όλα τα to-dos σας σε ένα μέρος, ελαχιστοποιείτε την απόσπαση της προσοχής σας και αρχίστε να κατακτάτε αυτή τη λίστα (μιας ημέρας)!
