Οι περισσότεροι από εμάς ήταν εκεί: Έχετε οκτώ εκατομμύρια πράγματα να τελειώσετε, αλλά τίποτα δεν φαίνεται να γίνεται ποτέ. Καταρτίζετε τη λίστα υποχρεώσεων μετά τη λίστα υποχρεώσεων και αισθάνεστε ότι προσθέτετε περισσότερα στοιχεία στη λίστα από ό, τι ελέγχετε. Αυτό σημαίνει ότι είστε απλά τρομερός στη διαχείριση του χρόνου, ή είναι κάτι άλλο;
Εδώ είναι ένα τρομακτικό (αλλά παράξενα παρηγορητικό) γεγονός: Ένα επιβλητικό 89% των ανθρώπων δεν τελειώνουν τακτικά τις καθημερινές τους λίστες υποχρεώσεων. Έτσι, μην ανησυχείτε, δεν είσαι μόνος!
Ένας άλλος λόγος που δεν πρέπει να ανησυχείτε: Υπάρχουν απλές στρατηγικές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να κάνετε περισσότερα και να κάνετε τον κατάλογό σας να γίνει πιο εύχρηστος. Ακολουθεί μια λίστα με τις καλύτερες συμβουλές μας για λίστα συμβουλών - επειδή είναι καιρός να γίνετε ένας από αυτούς τους 11% που τελικά τελειώνουν αυτό που θέλουν να κάνουν.
1. Πάρτε σοβαρά το 1-3-5
Κατά τη διάρκεια της ημέρας, είναι εύκολο να παγιδευτείτε σε όλα τα μικρά πράγματα που εμφανίζονται. Σίγουρα, ήθελα πραγματικά να ολοκληρώσετε αυτήν την γιγαντιαία έκθεση της επιτροπής που σας ζυγίζει για εβδομάδες, αλλά απλά έπρεπε να συμπληρώσετε τη λίστα των υποχρεώσεών σας με 17 ακόμη πράγματα που χρειάζονται την άμεση προσοχή σας.
Ή μήπως;
Αυτό είναι όπου ο κανόνας 1-3-5 έρχεται σε βολικό τρόπο: Με τη χαρτογράφηση ενός μεγάλου πράγματος, τρία μεσαία πράγματα και πέντε μικρότερα πράγματα που θέλετε να κάνετε εκείνη την ημέρα (και, ναι, αυτός είναι γενικά ο αριθμός των καθηκόντων που μπορείτε λογικά να γίνει σε μια μέρα), θα ξέρετε αμέσως πού βρίσκονται οι προτεραιότητές σας (και τι μπορεί να περιμένει). Και εάν η ιεράρχηση είναι στην πραγματικότητα το μεγαλύτερο ζήτημα που σας αφορά την παραγωγικότητα, αυτό θα σας βοηθήσει να το βελτιώσετε.
Εάν εργάζεστε σε μια δουλειά στην οποία τα πράγματα πραγματικά εμφανίζονται και πρέπει να αντιμετωπιστούν με ASAP, αφήστε ένα από τα μέσα σας και ένα ή δύο από τα μικρά σας κουλοχέρηνοι ανοιχτά κάθε μέρα για να συμπληρώσετε με τις πιο σημαντικές άμεσες ανάγκες.
Για να γίνει αυτό ακόμα πιο εύκολο, δημιουργήσαμε ένα πολύ απλό (και όμορφο) υπολογιστικό φύλλο για να χαρτογραφήσετε τα στοιχεία 1-3-5, τα οποία μπορείτε να κατεβάσετε εδώ.
2. Χρησιμοποιήστε τη μέθοδο Eisenhower
Ο Alex Honeysett κάνει μια μεγάλη κατάρρευση της μεθόδου Eisenhower, αλλά η ουσία είναι ότι πρέπει να αρχίσετε να καταλαβαίνετε δύο πράγματα για κάθε ένα από τα δικά σας: Πόσο σημαντικό είναι και πόσο επείγον είναι; Το μεγάλο μάθημα εδώ είναι ότι αυτό που είναι σημαντικό δεν είναι πάντα επείγον και αντίστροφα.
Η ιδέα της ιεράρχησης των καθηκόντων μπορεί να είναι αποθαρρυντική (ειδικά αν δεν ξέρετε πού πρέπει να βρίσκονται οι προτεραιότητές σας), έτσι αυτό το σύστημα δημιουργεί ένα πολύ απλό δίκτυο για να βασιστεί η λίστα των εργασιών σας. Ψάξτε τα πράγματα που είναι επείγοντα και σημαντικά, και τα πρώτα. Μην ξοδεύετε το χρόνο σας να τσαλακώνετε πάνω από πράγματα που φαίνονται επείγοντα και να αποκλείσετε συγκεκριμένα κομμάτια του χρόνου στο χρονοδιάγραμμά σας για αυτά που είναι σημαντικά αλλά δεν χρειάζεται να γίνουν αυτή τη στιγμή. Και οτιδήποτε προσδιορίζετε δεν είναι επείγον ή σημαντικό; Κάνε ό, τι μπορείς για να το απομακρύνεις από τον υπερβολικά πλήρη κατάλογό σου.
3. Συμπληρώστε την εφαρμογή Μόνο μία λίστα εργασιών
Ένας καλός μου φίλος κάποτε μου παραπονέθηκε για το πώς ποτέ δεν ήταν σε θέση να πάρει ακόμη και να κάνει την λίστα των εργασιών της και μόλις άνοιγε τον υπολογιστή της, είδα γιατί: Έχει εννέα διαφορετικές παραγωγικότητας ή λίστα υποχρεώσεων εφαρμογές που τρέχουν ταυτόχρονα στην επιφάνεια εργασίας της!
Πολλοί άνθρωποι κάνουν το λάθος να σκέφτονται ότι ο όρος "τόσο πιο ευχάριστο" ισχύει για τις εφαρμογές (ειδικά για την παραγωγικότητα), αλλά για τη συντριπτική πλειοψηφία των ανθρώπων, δεν το κάνει. Θα περάσετε το ήμισυ της ημέρας σας με τα πάντα και δεν υπάρχει τρόπος να μάθετε τα μέσα και τα άκρα κάθε εφαρμογής.
Αντ 'αυτού, αφιερώστε λίγο χρόνο για να εξετάσετε τις επιλογές της εφαρμογής παραγωγικότητας (εδώ είναι μια καλή λίστα για να ξεκινήσετε) και επιλέξτε μόνο ένα για να δεσμευτείτε. Κατεβάστε το, διαβάστε τις δυνατότητες και αναθέστε έναν ολόκληρο μήνα στη χρήση της συγκεκριμένης εφαρμογής για τις ανάγκες της λίστας σας εργασιών. Θα εκπλαγείτε με το πόσο περισσότεροι θα είστε σε θέση να ολοκληρώσετε όταν δεν συγχέετε με τόσα πολλά διαφορετικά πράγματα όλη την ώρα.
4. Να είστε συγκεκριμένοι για το ποια είναι η λειτουργία κάθε στοιχείου λίστας
Δεν πρέπει να δίνετε το ίδιο βάρος για να συμπληρώσετε μια αναφορά που θα σας πάρει πέντε ώρες για να γράψετε και να στείλετε ένα email που χρειάζεται μόνο δύο λεπτά του χρόνου σας. Αντ 'αυτού, καταρρίψτε τα βήματα που συνεπάγεται κάθε στοιχείο λίστας υποχρεώσεων μέχρι να πάρουν όλοι τον ίδιο χρόνο και προσπάθεια (ένας εμπειρογνώμονας υποδεικνύει ότι κάθε εργασία θα πρέπει να διαρκέσει όχι περισσότερο από 10 λεπτά) και να σκεφτείτε τους ως δικούς τους στόχους στοιχεία λίστας.
Με την πραγματική απεικόνιση του πόση δουλειά θα πάρουν τα πάντα, είναι ευκολότερο να σχεδιάσετε την υπόλοιπη λίστα των καθηκόντων σας και το ημερήσιο πρόγραμμά σας ανάλογα. Ενώ λέτε απλώς "έκθεση επιτροπής εγγραφής" μπορεί να σας φανεί εύκολη, σχεδιάζοντας τα έξι βήματα που έρχονται με αυτό θα σας επιτρέψει να αποκλείσετε το σωστό χρονικό διάστημα και να μετακινήσετε άλλα στοιχεία της λίστας υποχρεώσεων σε μια μεταγενέστερη ημερομηνία αν χρειαστεί .
5. Δημιουργήστε μια λίστα "Έγινε"
Έχω έναν φίλο που κολλάει σε μια κλασική λίστα χαρτιού και στυλό και ένας από τους λόγους που της αρέσει τόσο πολύ είναι επειδή αγαπά την εμφάνιση των αντικειμένων που έχουν περάσει σε ένα φύλλο χαρτιού μετά από μια κουραστική μέρα. Υπάρχει αίσθηση της ολοκλήρωσης εκεί που δεν υπάρχει με πολλές εφαρμογές λίστας εργασιών.
Η δημιουργία μιας λίστας "Έγινε" (κάτι περισσότερο εδώ) όχι μόνο σας δίνει την ίδια αίσθηση επιτυχίας όταν είστε σε θέση να κοιτάξετε πίσω σε όλα όσα κάνατε εκείνη την ημέρα, αλλά εάν ρίξετε μια ματιά στη λίστα και συνειδητοποιήστε ότι πραγματικά δεν πραγματοποίησε τίποτα, είναι επίσης μια μεγάλη κλήση αφύπνισης που πρέπει να εστιάσετε ξανά και να επανεξετάσετε τι ξοδεύετε την ημέρα σας.
Λάβετε υπόψη σας όταν δοκιμάζετε οποιοδήποτε νέο τέχνασμα παραγωγικότητας που απαιτεί χρόνο για να προσαρμοστεί, οπότε αν τα πράγματα δεν φαίνεται να εργάζονται μετά από μια μέρα, μην το εγκαταλείπετε. Δώστε κάθε νέο τελετουργικό λίστας υποχρεώσεων τουλάχιστον ένα μήνα. Θα είστε μια μηχανή παραγωγικότητας σε χρόνο μηδέν!
