Δεν υπάρχει τίποτα για να αντιμετωπίσετε τη λίστα των υποχρεώσεών σας. Δυστυχώς, δεν είναι επειδή είσαι παραγωγός σούπερ σταρ. Είναι επειδή κάθε τελευταίο πράγμα στη λίστα σας βρίσκεται σε αδιέξοδο - εν αναμονή έγκρισης, επεξεργασίας ή καθοδήγησης από το διευθυντή σας.
Οι διευθυντές το κάνουν συχνά με τις καλύτερες προθέσεις. Θέλουν να δουν, να αναθεωρήσουν και να υποστηρίξουν ό, τι βγαίνει από το τμήμα για να βεβαιωθείτε ότι είναι το καλύτερο που μπορεί να είναι. Αλλά στη διαδικασία αυτή, τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία συσσωρεύονται στα inboxes τους, και οι υπάλληλοι κάθονται γύρω, περιμένοντας τις εγκρίσεις που χρειάζονται για να προχωρήσουν με τα έργα τους.
Πώς χειρίζεστε μια συμφόρηση που εμποδίζει την ικανότητά σας να ολοκληρώσετε την εργασία σας; Εδώ είναι μερικές συμβουλές για να ασχοληθεί με ένα αφεντικό micromanaging.
Σχέδιο για αυτό
Ξέρεις τον φίλο που είναι αργά σε όλα; Αυτή είναι αυτή που λέει "Είμαι σχεδόν εκεί!", Όταν δεν έχει ακόμη βγάλει από το δρόμο της ακόμα. Μπορεί να αντιμετωπίσετε την διαρκή καθυστέρηση της για λίγο, αλλά όταν ξέρετε ότι υπάρχει ένα σημαντικό γεγονός ότι πρέπει να είναι εγκαίρως για -όπως ο γάμος σας- πείτε της ότι ξεκινά μία ώρα νωρίτερα από ό, τι πραγματικά κάνει. Και τότε εμφανίζεται τέλεια εγκαίρως.
Με τον ίδιο τρόπο, θα πρέπει να προγραμματίσετε μπροστά όταν ξέρετε ότι θα συναντήσετε μια συμφόρηση. Αυτό θα μπορούσε, για παράδειγμα, να σημαίνει την υποβολή της έκθεσης στα εισερχόμενα του διευθυντή σας μια εβδομάδα νωρίτερα από ό, τι θα κάνατε διαφορετικά, για να διανείμετε κάποιο επιπλέον χρόνο για να μπορέσει να την αναθεωρήσει και να την εγκρίνει. Ή εάν γράφετε ένα ενημερωτικό δελτίο της εταιρείας, ίσως λάβετε τις εγκρίσεις του διευθυντή σας για κάθε μία από τις ιδέες ιστορίας πριν αρχίσετε να γράφετε - αντί να εργάζεστε για να ολοκληρώσετε ολόκληρο το ενημερωτικό δελτίο και στη συνέχεια να το παρουσιάσετε στην έγκρισή της, πιέζοντας μια σύντομη προθεσμία πιθανώς δεν θα τηρηθούν.
Υπενθύμιση, Υπενθύμιση ξανά
Το απόλυτο χειρότερο πράγμα που μπορείτε να κάνετε είναι να στείλετε ένα αίτημα ή ανάθεση στο αφεντικό σας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και στη συνέχεια απλώς περιμένετε (και περιμένετε και περιμένετε) για μια απάντηση. Αυτό πρακτικά ικετεύει το καθήκον σας να πιάσετε το εμπόδιο.
Στη ρίζα του θέματος, το αφεντικό σας είναι πιθανόν πολύ απασχολημένο (και ίσως λίγο αποδιοργανωμένο) - και αυτό σημαίνει ότι μπορεί να χρειαστεί μια υπενθύμιση ή δύο για να βεβαιωθείτε ότι οι εργασίες ολοκληρώνονται. Μπορεί λοιπόν να στείλετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον προϊστάμενό σας το απόγευμα της Δευτέρας με το αίτημά σας ή την αποστολή σας για αναθεώρηση Την Τρίτη, καθώς περνάτε από το γραφείο του κατά τη διάρκεια του γεύματος, σταματάτε και πείτε: "Απλά ήθελα να σας υπενθυμίσω ότι χρειάζομαι την αναθεώρηση και την έγκρισή σας για την πρόταση Smith μέχρι το τέλος της ημέρας την Τετάρτη - είναι τώρα στα εισερχόμενά σας". τότε το πρωί της Τετάρτης, θα αναβοσβήξετε ξανά για να ρωτήσετε: "Θα μπορέσετε να μου δώσετε τις αλλαγές και την έγκρισή σας σήμερα το απόγευμα; Μπορώ να στείλω ξανά εάν χρειαστείτε. "
Ξέρω, ακούγεται ενοχλητικό. Αλλά ειλικρινά, το αφεντικό σας θα εκτιμήσει πιθανώς τις υπενθυμίσεις - και αν σας βοηθήσει να πάρετε αυτό που χρειάζεστε, βοηθά τελικά το αφεντικό σας (και ολόκληρο το τμήμα) να πετύχει.
Ζητήστε να πάρετε το μόλυβδο
Παρόλο που είναι σαφές ότι ο μάνατζερ προτιμά να εξετάζει και να εγκρίνει ό, τι περνάει από το τμήμα, αν τον κάνει να αισθάνεται πιο σίγουρος για τις ικανότητές σας, αυτός ή αυτή μπορεί να είναι διατεθειμένος να παραδώσει τα ηνία.
Για παράδειγμα, πρόσφατα είχα έναν διευθυντή ο οποίος άρεσε να έχει την τελευταία ματιά σε ό, τι η ομάδα μου και εγώ έγραψα στα πιο συνηθισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου-και επιβραδύνει σημαντικά την πρόοδο όλων. Πήρα τελικά την ευκαιρία να σταθεί το έδαφος μου σε μια μικρή αποστολή που ήξερα ότι είχα καρφώσει: "Hey Lisa, υπάρχουν δύο προσκλήσεις webinar που πρόκειται να γίνουν σήμερα. Αναθεώρησα το αντίγραφο και υπήρξαν ελάχιστες τροποποιήσεις. Ξέρω ότι έχετε ήδη πολλά στο πιάτο σας. θα ήταν εντάξει αν πήγαινα μπροστά και τα μετέφερα προς τα εμπρός; "
Αυτή (κάπως απρόθυμα) συμφώνησε και ήμουν τελικά σε θέση να περάσω αυτό το στοιχείο από τη δική μου λίστα υποχρεώσεων - και είδε ότι αποδείχθηκε καλά. Μόλις είχα δοκιμάσει τα νερά, σιγά-σιγά άρχισα να αισθάνομαι πιο σίγουρος για την πραγματοποίηση αυτών των κλήσεων σε άλλες αποστολές: "Δεν νομίζω ότι αυτό χρειάζεται την αναθεώρησή σας, οπότε πρόκειται να προχωρήσω και να τελειώσω. Είναι εντάξει; »Και τις περισσότερες φορές, συμφώνησε. Σίγουρα, αν γράψαμε μια επικοινωνία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε επίπεδο εταιρείας για λογαριασμό της εκτελεστικής ομάδας, χρειαζόμασταν την έγκρισή της. Αλλά αν έκανα μικρές αλλαγές σε ένα υπάρχον φυλλάδιο πωλήσεων ή στο κατάστρωμα του PowerPoint, συμφώνησε ότι δεν χρειάζεται να επανεξετάσει. Και αυτό άνοιξε το χρόνο της και χαλάρωσε τη συμφόρηση.
Έχετε μια συνομιλία Frank
Φυσικά, το αφεντικό σας μπορεί να είναι περισσότερο από ένα stickler-και η απάντησή του / της στην προσπάθειά σας να παρακάμψετε την καθιερωμένη διαδικασία μπορεί να είναι, "Όχι, πρέπει ακόμα να το αναθεωρήσω. Θα φτάσω σε αυτό το συντομότερο δυνατό ».
Σε αυτή την περίπτωση, πρέπει να αντιμετωπίσετε το ζήτημα πιο άμεσα. Κατά τη συνηθισμένη συζήτησή σας "ένα-σε-ένα" (εάν δεν έχετε κάποια οργάνωση - θα έπρεπε), ανατρέξτε στο θέμα και πώς επηρεάζει την ομάδα: "Ξέρω ότι έχετε αρκετά έργα και αναθέσεις που περιμένουν για αναθεώρηση. Υπάρχει τρόπος να καταστήσουμε τη διαδικασία πιο αποτελεσματική; Υπάρχει κάτι που μπορώ να κάνω ξεχωριστά για να σας διευκολύνω; "
Για παράδειγμα, ίσως θα προτιμούσε να καθορίσετε την προθεσμία στη γραμμή θέματος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, ώστε να μπορεί να δώσει προτεραιότητα στα εισερχόμενά της με βάση αυτό που οφείλεται αμέσως. Ή, ίσως ο προϊστάμενος σας θα προτιμούσε να φέρετε μια λίστα με εκκρεμή στοιχεία σε μια εβδομαδιαία συνεδρίαση check-in και μπορείτε να απευθυνθείτε σε τυχόν ερωτήσεις -και αμέσως να ελέγξετε τις εγκρίσεις- καθώς πηγαίνετε.
Αλλά ακόμα κι αν δεν μπορείτε να καθορίσετε μια άμεση λύση, προειδοποιώντας άμεσα το αφεντικό σας θα τον βοηθήσει να συνειδητοποιήσει ότι δεν πρόκειται απλώς για αποδιοργάνωση ή υπερχείλιση στα εισερχόμενα - είναι ένα πρόβλημα που επηρεάζει την παραγωγικότητα ολόκληρης της ομάδας. Και αυτό μπορεί να είναι η κλήση αφύπνισης που το αφεντικό σας χρειάζεται για να βρει μια λύση.
