Όταν ένας υπάλληλος προσεγγίζει νευρικά το γραφείο σας με τα χοντρά χέρια και το κεφάλι κάτω, αυτό μπορεί να σημαίνει μόνο μερικά πράγματα: Απλά "τυχαία" έδωσε σε έναν θυμωμένο πελάτη ένα κομμάτι από το μυαλό της, έθεσε λανθασμένα το τελικό αντίγραφο της οικονομικής έκθεσης στο χαρτί ή - σου δίνει δύο εβδομάδες προειδοποίηση.
Ας ελπίσουμε ότι δεν θα χρειαστεί ποτέ να ασχοληθείς με ολόκληρο το τεμαχιστικό χαρτιού, αλλά ως διευθυντής, σύντομα ή αργότερα, θα αντιμετωπίσεις μια παραίτηση από τον εργοδότη. Και αν ήταν ένας αστραφτερός υπάλληλος που σκέφτεστε ότι ήταν για ζωή ή που και οι δύο είδες αυτό το ερχόμενο, εξαρτάται από εσάς να κάνετε τις επόμενες δύο εβδομάδες - και τη μετάβαση μετά - όσο το δυνατόν πιο ομαλή για εσάς, για την ομάδα σας και για σας σύντομα πρώην υπάλληλος.
Μέτρηση της Κατάστασης
Από την εμπειρία μου, ο τρόπος με τον οποίο ένας υπάλληλος πλησιάζει τις δύο εβδομάδες που απομένουν μπορεί να είναι εντελώς απρόβλεπτη. Είχα τους κορυφαίους εργαζόμενους που συνέχισαν να ασχολούνται με την αστρική τους εργασία μέχρι την τελευταία ώρα της Παρασκευής στις 5 μ.μ., αλλά επίσης είχα τυπικά λαμπερά στελέχη που έγιναν αντιπαραγωγικά και ξένα - ειδικά εκείνα που ανακοίνωσαν ανοιχτά τη δυσαρέσκεια εργασίας τους τους συναδέλφους της και μου είπε κατηγορηματικά (ο απευθείας επόπτης της!) απλά "δεν με νοιάζει πια".
Έτσι, το πρώτο σας βήμα είναι να δώσετε ιδιαίτερη προσοχή στη γενική στάση του υπαλλήλου όταν δίνει την παραίτησή του. Εκφράζει την ανησυχία της για την ολοκλήρωση της εναπομένουσας εργασίας της; Ή, όπως και ο υπάλληλος μου που έγινε αμαρτωλός, η παραίτησή της ξαφνικά την εξουσιοδοτεί να παραπονιέται ανοιχτά και να αγνοεί την εναπομένουσα εργασία της;
Η μέτρηση της αντίδρασής της μπορεί να βοηθήσει με δύο τρόπους. Πρώτον, θα σας βοηθήσει να αποφασίσετε πώς να ανακοινώσετε καλύτερα την αναχώρησή της στην υπόλοιπη ομάδα - είτε την αφήνετε να της ενημερώσει για τους συναδέλφους της, είτε αν καλέσετε μια γρήγορη συνεδρίαση της ομάδας ώστε να μπορέσετε να ορίσετε τον τόνο πριν την κάνει. Μπορεί επίσης να οδηγήσει σε μια συζήτηση για το πώς θα χειριστεί τις επόμενες δύο εβδομάδες. Ενώ είναι προφανώς η επιλογή της να συζητήσει την δυσαρέσκειά της (ή τον ενθουσιασμό της για τη νέα της δουλειά) στην ιδιωτική της ζωή, ο χώρος εργασίας δεν είναι το κατάλληλο σημείο πώλησης - και ίσως χρειαστεί να της το πείτε.
Ανάπτυξη σχεδίου μετάβασης
Το επόμενο βήμα είναι να συνεργαστείτε με τον υπάλληλό σας για να αναπτύξετε ένα σχέδιο μετάβασης. Η ιδέα της για το τι πρέπει να ολοκληρωθεί πριν φύγει από την εταιρεία μπορεί να διαφέρει από τη δική σας, οπότε είναι σημαντικό να δημιουργήσετε μια λίστα με όλα τα τακτικά εβδομαδιαία καθήκοντά της, τα έργα στα οποία εργάζεται επί του παρόντος και τους πελάτες με τους οποίους διατηρεί άμεση επαφή. Περάστε άφθονο χρόνο σε αυτόν τον κατάλογο, καθιστώντας τον όσο το δυνατόν πιο ολοκληρωμένο, καθώς σύντομα θα χρειαστεί να αποφασίσετε ποιος μπορεί να αναλάβει βραχυπρόθεσμα αυτά τα έργα και τις ευθύνες. Θα πρέπει επίσης να αποφασίσετε μαζί πώς να επικοινωνήσετε δυναμικά με τους τακτικούς πελάτες, τους πωλητές και τους συναδέλφους του υπαλλήλου, ώστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τα τηλεφωνήματα τους να μην ξαναρχίσουν.
Το σχέδιο μετάβασης θα πρέπει να βράζει μέχρι το τέλος των συγκεκριμένων χαλαρών άκρων που πρέπει να δεσμευτούν πριν από την περικοπή του κέικ που απομακρύνεται το απόγευμα της Παρασκευής (π.χ. να πάρει την τελική υπογραφή στον προϋπολογισμό του περασμένου μήνα ή να οριστικοποιήσει την ημερήσια διάταξη του επόμενου μήνα συνάντηση του τμήματος). Έχοντας έναν συγκεκριμένο και πεπερασμένο κατάλογο των τελικών to-dos θα δώσετε στον εργαζόμενο σας μια αίσθηση σκοπού και δομής για τις τελευταίες δύο εβδομάδες - και θα διασφαλίσει ότι η μετάβασή της θα είναι όσο το δυνατόν πιο απλή.
Σας συνιστώ να το κάνετε αυτό μέσα σε μια εβδομάδα από την οποία έδωσε την ειδοποίησή της, και έπειτα ελέγχει πάλι λίγες μέρες πριν φύγει για να βεβαιωθεί ότι είναι σε καλό δρόμο για να τελειώσει τα πάντα.
Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε τι γνωρίζει
Προτού ο εργαζόμενος σας βγάλει από την πόρτα, βεβαιωθείτε ότι δεν παίρνει σημαντικές πληροφορίες μαζί της. Δεν εννοώ ότι πρέπει να ελέγξετε την τσάντα σας για αντίγραφα της οικονομικής έκθεσης της εταιρείας - αλλά αν ήταν με την εταιρεία για μεγάλο χρονικό διάστημα, υπάρχει μια καλή πιθανότητα να έχει αναπτύξει κάποιες μοναδικές δεξιότητες ή γνώση ότι εσείς και η υπόλοιπη ομάδα να μην το γνωρίζουν. Και, αν δεν μεταβαίνετε αυτή τη γνώση σε άλλο μέλος της ομάδας, θα πάει ακριβώς έξω από την πόρτα μαζί με τον εν λόγω υπάλληλο.
Περίπου ένα χρόνο πριν, ένας από τους υπαλλήλους μου άφησε την εταιρεία πολύ ξαφνικά. Αφού είχε περάσει για μερικές μέρες, συνειδητοποίησα ότι ήταν ο τελευταίος υπάλληλος σε ολόκληρο το τμήμα με την τεχνογνωσία ενός παλιού προγράμματος λογισμικού - ένα που δεν πωλούμε πια, αλλά εξακολουθούμε να προσφέρουμε τεχνική υποστήριξη. Δεδομένου ότι ήταν η μόνη που ήξερε πώς να δουλέψει εκείνο το λογισμικό, ήμασταν σε μεγάλο πρόβλημα.
Λοιπόν, πάρτε το από μένα - είναι σημαντικό να αξιολογήσετε τη γνώση του υποκείμενου υπαλλήλου. Αν ανακαλύψετε ότι ξέρει κάτι που πρέπει να μοιραστεί με την ομάδα, να καθίσει μαζί της και να πραγματοποιήσει μια "μεταφορά γνώσης" -δηλαδή, να της εξηγήσει (ή ακόμα καλύτερα, να τεκμηριώσει) αυτή τη γνώση, έτσι δεν μένετε όταν φεύγει σε δύο εβδομάδες.
Αξιολογήστε την ανάγκη για αντικατάσταση
Αφού έχετε δημιουργήσει ένα σχέδιο μετάβασης και έχετε πραγματοποιήσει μια μεταφορά γνώσης, θα έχετε μια πολύ καλή ιδέα για το τι ακριβώς έκανε ο υπάλληλός σας και πόση εργασία θα μείνει όταν αυτή φύγει. Στη συνέχεια, θα θέλετε να συγκρίνετε αυτές τις πληροφορίες με τις τρέχουσες προτεραιότητες, τις εργασίες και το φόρτο εργασίας της ομάδας σας, ώστε να μπορείτε να προσδιορίσετε εάν και πότε πρέπει να νοικιάσετε έναν αντικαταστάτη.
Για παράδειγμα, μπορεί να συνειδητοποιήσετε ότι ο φόρτος εργασίας της είναι τόσο αποθαρρυντικός που χρειάζεται να πάρετε ένα temp σε ASAP. Σε άλλες περιπτώσεις, μπορεί να είστε σε θέση να διανέμουν όλα τα έργα της στα σημερινά μέλη της ομάδας για μερικές εβδομάδες ενώ περιμένετε να βρείτε τον σωστό υποψήφιο. Ή, μπορεί να συνειδητοποιήσετε ότι τώρα είναι μια καλή στιγμή για την αναδιάρθρωση της θέσης και πώς ταιριάζει στην ομάδα σας. Αν μπορούσατε εύκολα να παραδώσετε το υπόλοιπο έργο του υπαλλήλου σας σε άλλα μέλη της ομάδας, ίσως μπορείτε να απαλλαγείτε από την πρόσληψη ενός άλλου διαχειριστή έργου και να επιλέξετε να προσλάβετε έναν συνεργάτη πωλήσεων ο οποίος μπορεί να ξεκινήσει να παράγει περισσότερους οδηγούς.
Σε κάθε περίπτωση, είναι καλή ιδέα να ξεκινήσετε τις διαδικασίες πρόσληψης νωρίτερα και όχι αργότερα. Έτσι, μέσα σε λίγες ημέρες από την παραίτησή της, γυαλίστε τη συγκεκριμένη περιγραφή εργασίας, ενημερώστε το HR και ετοιμαστείτε να ψάξετε μερικά βιογραφικά.
Επιθυμείτε τον υπάλληλό σας να είναι καλά
Στο τέλος, να θυμάστε ότι η επιχείρηση της απώλειας ενός υπαλλήλου είναι κάτι περισσότερο από απλά, καλά, τις επιχειρήσεις. Ανεξάρτητα από τις περιστάσεις, βεβαιωθείτε ότι και οι δύο αφήνετε με καλούς όρους. Επιθυμείτε να είναι καλά στη νέα της θέση, να προσφέρετε μια αναφορά στο μέλλον και να την ενθαρρύνετε να διατηρεί επαφή. Ακόμη και αν η απόδοσή της δεν ήταν η μεγαλύτερη κατά τη διάρκεια των τελευταίων δύο εβδομάδων, δεν υπάρχει λόγος να κάψετε τη γέφυρα αυτή - ποτέ δεν ξέρεις πότε θα ξαναπάρεις μονοπάτια στο μέλλον.
Η απώλεια ενός υπαλλήλου (ιδιαίτερα ενός μεγάλου) είναι σκληρή - αλλά ως διευθυντής, θα πρέπει να το αντιμετωπίσετε αργά ή γρήγορα. Επομένως, είναι καλύτερο να προετοιμαστείτε με ένα σχέδιο δράσης - και, βεβαίως, μια εγκάρδια κάρτα και αποχαιρετιστήριο κέικ μπορεί πάντα να βοηθήσει να διευκολύνει τον πόνο, επίσης.
