Έχετε δημιουργήσει αυτό που θεωρείτε ότι είναι το τέλειο email. Είναι φιλικό - αλλά όχι πολύ φιλικό. Είναι καλά οργανωμένο με έντονα τμήματα και κουκκίδες. Μπορείτε ακόμη και πέταξε σε ένα αξιολάτρευτο emoji για καλό μέτρο.
Πατάτε "αποστολή" σε αυτό το αριστούργημά σας και περιμένετε τις αναπόφευκτες απαντήσεις για να ξεκινήσετε να περιστρέφετε. Περιμένετε μια ώρα, έπειτα τέσσερις ώρες και δύο ημέρες. Όσα έχετε ακούσει ως απάντηση σε αυτό το τέλεια γυαλισμένο μήνυμα σας; Κρίκετς - και ο ήχος της δικής σας απογοήτευσης που αντανακλάει στον εγκέφαλό σας.
Τι δίνει; Σκέφτηκες ότι ακολουθήσατε όλους αυτούς τους δοκιμασμένους και πραγματικούς κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εσείς τετραπλασιάσατε - ελέγξατε ότι το στείλατε στους σωστούς παραλήπτες. Μπορείτε ακόμη και να το ξαναδιαβάσετε για την 800η φορά για να εξασφαλίσετε ότι τίποτα δεν θα μπορούσε να θεωρηθεί ως ακατάλληλο ή παθητικό επιθετικό. Λοιπόν, γιατί παίρνετε μόνο τη ραδιοφωνική σιωπή σε αντάλλαγμα;
Σιγουρευτείτε - ίσως να το ξεπεράσετε. Στην πραγματικότητα, θα μπορούσε να είναι ότι το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο είναι απλά πάρα πολύ μεγάλο .
Πολύ μακρύ?
Είστε ενθουσιασμένοι όταν πρέπει να περάσετε από ένα email που είναι τόσο πυκνό που σας δίνει μια κράμπα χεριών από την κύλιση τόσο πολύ; Πιθανώς όχι. Οι πιθανότητες είναι οι παραλήπτες σας να αισθάνονται τον ίδιο τρόπο.
Σύμφωνα με έρευνα που πραγματοποιήθηκε με την επέκταση του email, Boomerang, το ιδανικό μήκος είναι κάπου μεταξύ 50 και 125 λέξεων. Τα μηνύματα σε αυτό το εύρος απέδωσαν ποσοστά απόκρισης άνω του 50%.
Τι ακριβώς μοιάζει με το μήκος; Κοιτάξτε πίσω στο "Too Long" και στη συνέχεια σταματήστε τα μάτια σας εδώ . Αυτό είναι 87 λέξεις, το οποίο είναι κτύπημα dab στη μέση της σειράς που θέλετε να είστε μέσα.
Η Boomerang διαπίστωσε ότι τα ποσοστά απόκρισης μειώθηκαν από 50% για μηνύματα 125 λέξεων, έως 44% για μηνύματα 500 λέξεων. Για μηνύματα που ήταν απίστευτα 2.500 λέξεις ή περισσότερα; Τα ποσοστά ανταπόκρισης έλαβαν πραγματική μείωση - κάτω από το 35%.
Κατάλαβες τι εννοώ? Αυτά τα μακροχρόνια μηνύματα που έχετε βγάλει από το μπροστινό μέρος είναι πιθανόν να φέρουν τους ανθρώπους σε δάκρυα. Είστε καλύτερα να κρατάτε τα πράγματα σύντομα (αλλά όχι πολύ σύντομα - θέλετε να παραμείνετε πάνω από αυτά τα 50 λόγια, τελικά).
Πώς να συρρικνώσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας
"Όμως, όλα όσα λέω είναι εξαιρετικά σημαντικά", μιλάς για τον εαυτό σου τώρα. Πιστέψτε με, το καταλαβαίνω - μπορώ να είμαι ο ίδιος ένας πολύ συνηθισμένος συγγραφέας. Ωστόσο, από τη στιγμή που βάζω το σπέρμα μου με γράμματα, κατάφερα να μάθω μερικά κόλπα και τακτικές που με βοηθούν να κρατώ το μήκος υπό έλεγχο.
1. Ψάξτε για κόμματα
Αυτό είναι ένα από τα αγαπημένα μου τεχνάσματα για να το χρησιμοποιήσω όταν ξέρω ότι πρέπει να χαλαρώσω κάποια γραφή. Σαρώνω πίσω ολόκληρο το κομμάτι, κρατώντας τα μάτια μου ξεφλουδισμένα για κάθε κόμμα. Ενώ συχνά μπορούν να συμπεριληφθούν σε λίστες, θα τα βρείτε και μετά από πολλές σύντομες εισαγωγικές φράσεις (έχω χρησιμοποιήσει αρκετές από αυτές σε αυτό το άρθρο ήδη).
Όταν προσπαθείτε να κρατήσετε τα πράγματα σύντομα, αυτές οι φράσεις μπορούν εύκολα να αφαιρεθούν - χωρίς να θυσιάζεται το γενικό σας μήνυμα. Από φράσεις όπως "Ακριβώς για να είμαστε σαφείς" και "Σε περίπτωση που αναρωτιέστε", σε ένα απλό, "Περιττό να πούμε", είναι περιττοί προκριματικοί που παίρνουν μόνο πολύτιμα ακίνητα.
2. Αφαιρέστε τα επίθετα και τα επιρρήματα
Η διαγραφή των ανθέων με λουλούδια και των άχρηστων επιρρήματα από το απαράδεκτα μακρύ ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας μπορεί να το κάνει πιο σύντομο. Θέλετε ένα παράδειγμα; Καταργήστε τις από αυτή την πρώτη πρόταση και μένετε με το εξής: "Η διαγραφή των επίθετων και των επιρρεπών από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας μπορεί να κάνει μικρότερη."
Ναι, μπορούν να φέρουν μια μικρή φιλικότητα και έναν συνομιλητικό τόνο στα μηνύματά σας. Αλλά, όταν προσπαθείτε να μειώσετε τον αριθμό των λέξεων σας, θα πρέπει να είναι ένα από τα πρώτα πράγματα που πρέπει να ακολουθήσετε. Μετά από όλα, είναι τελείως δυνατό να γράφετε συντομότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς να έρχεστε ως ψυχρός ή αγενής.
3. Περιορίστε την εστίαση σας
Εάν περάσετε και τα δύο αυτά βήματα και εξακολουθείτε να βρίσκεστε πολύ πάνω από αυτό το όριο των 125 λέξεων, θα μπορούσατε να προσπαθήσετε να καλύψετε πάρα πολλά. Θα ήταν καλύτερα να χωρίζετε τα πράγματα σε διαφορετικά, συντομότερα μηνύματα;
Αντί να στέλνετε ολόκληρη την ομάδα σας μια ανασκόπηση που αναλύει τις λεπτομέρειες του πρόσφατου έργου σας, σας ζητάει ιδέες για το πικνίκ της εταιρείας και θυμάται σε όλους ότι τα γενέθλια του αφεντικού σας έρχονται, επιλέξτε ένα θέμα και κολλούν σε αυτό. Όχι μόνο το email σας θα είναι μικρότερο, αλλά και πιο οργανωμένο.
Πάρτε το από μένα, ξέρω ότι η συντόμευση της γραφής σας δεν είναι πάντα εύκολη υπόθεση - υπάρχει ένας λόγος που ο William Faulkner αναφέρθηκε σε αυτό ως "σκοτώνοντας τους αγαπημένους σας".
Εάν εξακολουθείτε να αγωνίζεστε για να αποφύγετε τη συγγραφή του πολέμου και της ειρήνης , ρωτήστε τον εαυτό σας αυτό: Εάν αυτό το θέμα είναι τόσο τεράστιο, είναι καταλληλότερο για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο; Ή, θα πρέπει να σηκώσετε το τηλέφωνο, να προγραμματίσετε μια συνάντηση ή ακόμα και να δημιουργήσετε ένα Έγγραφο Google όπου όλοι θα μπορούσαν να συνεργαστούν - αντί να φράξουν τα εισερχόμενα όλων;
Κάνοντας αυτή την προηγούμενη εξέταση, μαζί με τις παραπάνω τρεις συμβουλές, θα σημάνει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας είναι σύντομα, μέχρι το σημείο και-και το πιο σημαντικό-ανταποκρίθηκαν.
