Email: Βρίσκεται σε κάθε γωνιά της ζωής μας. Προσωπικό email. Εργασία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Σχολείο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Δεύτερο προσωπικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (για spam). Ο επιχειρηματικός κόσμος είναι ο κύριος οδηγός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δημιουργώντας περισσότερα από 108 δισεκατομμύρια ηλεκτρονικά μηνύματα την ημέρα.
Με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο που κυριαρχεί στις συνομιλίες σας σε όλες τις πτυχές της ζωής σας - ειδικά την επαγγελματική σας ζωή - θα αποστείλετε πολλά αιτήματα κάθε μέρα. Από το να ζητάς από κάποιον στο λογιστήριο να εκτελέσει μια αναφορά για να επικαλείται κάποιον άλλο στο σχεδιασμό γραφικών για να σας βοηθήσει να διαμορφώσετε μια πρόταση, πιθανότατα να στείλετε πολλά emails ζητώντας ευνοϊκές.
Αλλά όταν το αίτημά σας δεν είναι αυτοπροσώπως, γίνεται πολύ εύκολο για τον παραλήπτη να αγνοήσει το μήνυμά σας μέχρι να εξαφανιστεί στη λήθη των εισερχομένων - ή, ακόμα χειρότερα, να το διαγράψει τελείως.
Έτσι, όταν χρειάζεστε μια χάρη, πώς γράφετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα λάβει απάντηση; Η σύντομη απάντηση είναι: προσεκτικά. Ακολουθούν μερικά παραδείγματα για να σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε ένα μήνυμα που θα λάβει πραγματικά την προσοχή του αναγνώστη σας - και την απάντηση που χρειάζεστε.
Χρησιμοποιήστε τη γραμμή θεμάτων προς το πλεονέκτημά σας
Πρώτα πρώτα πράγματα: Η γραμμή θέματος υπάρχει για κάποιο λόγο. Χρησιμοποιήστε το για να αφήσετε τον παραλήπτη σαφώς να γνωρίζει γιατί μόλις προσθέσατε ένα άλλο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα εισερχόμενά του και αμέσως θα αυξήσετε τις πιθανότητες να το ανοίξει.
Μια ασαφής υποκείμενη γραμμή (όπως "Έχετε μια ερώτηση") δεν είναι χρήσιμη και μπορεί να είναι ενοχλητική και δεν θέλετε κάποιος να ανοίγει το email σας σε μια ερεθισμένη κατάσταση όταν χρειάζεται κάτι. Αντ 'αυτού, να σέβεστε το χρόνο του παραλήπτη σας και να τον ενημερώσετε ειδικά για ποιο λόγο στείλατε την επικοινωνία. Για παράδειγμα: "Χρειάζεστε την αναθεώρησή σας: Προσαρμογές στο φυλλάδιο του προγράμματος".
Χρειάζεστε βοήθεια για να γράψετε μια μεγάλη γραμμή θέματος; Δείτε αυτές τις συμβουλές.
Χαιρετήστε τον αναγνώστη σας πριν κάνετε αιτήματα
Παίρνω συχνά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από φοιτητές που αμέσως ξεκινούν σε ένα αίτημα, ζήτηση ή ερώτηση χωρίς να ενοχλούν να λένε πρώτα "Καλημέρα" ή απλά, "Γεια σου." Εσείς (ελπίζουμε) δεν θα μπάρουν στο γραφείο κάποιου και θα ξεκινήσουν να χτυπάνε απαιτεί, οπότε μην το κάνετε αυτό με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
Δεν χρειάζεται να ξεκινήσετε μια μακρά συζήτηση για ευχαρίστηση, αλλά δεν βλάπτει να πέσει κάτι προσωπικό πριν ξεκινήσετε το αίτημά σας: "Γεια Randi! Πώς ήταν το 10K αυτό το Σαββατοκύριακο; Σκέφτηκα για σας το Σάββατο και έστειλα καλές δονήσεις με τον τρόπο σας. "Ή" Καλημέρα, Τζέικομπ. Πώς ήταν το Σαββατοκύριακό σου? Ήταν ένας υπέροχος καιρός για κηπουρική - ελπίζω ότι θα μπορέσετε να αξιοποιήσετε στο έπακρο αυτό! "
Αυτά τα χαιρετισμούς είναι σύντομα και απλά, αλλά δείχνουν ένα καλό επίπεδο γνήσιου ενδιαφέροντος για τους αποδέκτες. Θυμάστε τι είπα νωρίτερα για να μην θέλει ο αναγνώστης σας να ενοχληθεί όταν ανοίγει το email σας; Είναι δύσκολο να αισθάνεσαι ενοχλημένος με κάποιον που κάνει ένα σχόλιο ή θέτει μια ερώτηση για κάτι που είναι σημαντικό για σένα. Ο παραλήπτης σας είναι, τελικά, ένας άνθρωπος με συναισθήματα και ενδιαφέροντα έξω από το γραφείο. Μερικές φορές ο καλύτερος τρόπος για να συνδεθείτε με ένα άτομο και να τον πάρετε μαζί του με κάτι είναι καλό.
Θυμηθείτε τι έχετε μάθει στην αγγλική κλάση
Εάν το αίτημά σας είναι επείγον, μπορεί να είναι δελεαστικό να πυροδοτήσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια βιασύνη με συντομογραφίες που μοιάζουν με κείμενο, βιαστικά γραμμένες προτάσεις και ανατρεπτικές παραγράφους που στερούνται οποιουδήποτε σημαντικού σημείου στίξης. Αν βρεθείτε σε αυτή την κατάσταση, σταματήστε. Πάρε μια βαθιά ανάσα. Όταν ζητάτε βοήθεια, το τελευταίο πράγμα που θέλετε να κάνετε είναι να δυσκολεύεστε κάποιον να καταλάβει το αίτημά σας. Εάν ο παραλήπτης σας δεν μπορεί να έχει νόημα για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας, έχετε μόλις βλάψει τις πιθανότητές σας να λάβετε τη βοήθεια που χρειάζεστε.
Για παράδειγμα, μια παράξενη παράγραφο χωρίς κατάλληλα κόμματα θα αναγκάσει τον αναγνώστη να διαβάσει και να διαβάσει εκ νέου τμήματα για να βεβαιωθεί ότι κατανοεί αυτό που προσπαθείτε να επικοινωνήσετε. Αυτό απαιτεί επιπλέον χρόνο και μπορεί να είναι εξαιρετικά απογοητευτικό - δύο πράγματα που θέλετε να αποφύγετε. Η διόρθωση είναι απλή: Γράψτε τις πλήρεις προτάσεις. Διαχωρίστε μεγάλες παραγράφους σε μικρότερες παραγράφους. Χρησιμοποιήστε κόμματα κατάλληλα.
Και μια τελευταία συμβουλή στίξης: Αν τείνετε να τερματίσετε τις προτάσεις με μια σειρά από θαυμαστικά, παρακαλώ σταματήστε. Αν δεν ανακοινώσετε ότι η ομάδα σας μόλις κέρδισε μια συμφωνία bajillion-dollar, η ποινή σας δεν απαιτεί μια σειρά από θαυμαστικά.
Μην γράφετε ένα μυθιστόρημα
Ναι, όταν στέλνετε ένα αίτημα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα πρέπει να ασκήσετε κάποια φινέτσα συμπεριλαμβάνοντας ένα χαιρετισμό, πλήρεις προτάσεις και κατάλληλη στίξη. Αλλά είναι απολύτως εφικτό να επιτύχετε αυτά τα πράγματα και να κάνετε το αίτημά σας σε λίγες προτάσεις, και όχι σε μερικές παραγράφους.
Ορισμένοι εμπειρογνώμονες σταδιοδρομίας προτείνουν ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να είναι πέντε ή λιγότερα. Υπάρχει ακόμη και ένα εργαλείο που μπορεί να σας βοηθήσει να περιορίσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον αριθμό προτάσεων της επιλογής σας.
Ανάλογα με την πολυπλοκότητα του αιτήματός σας, μπορεί να μην είστε πάντα σε θέση να επιμείνετε στην πρόταση των πέντε προτάσεων, αλλά θα πρέπει να γράψετε το πρώτο σας σχέδιο και στη συνέχεια να εξετάσετε αν μπορείτε να κόψετε οποιοδήποτε υλικό για να το κάνετε πιο εύκολο να το διαβάσετε. Στη συνέχεια, ρίξτε μια ματιά στο τελικό προϊόν και αναρωτηθείτε αν το αίτημα είναι σαφές ή εάν θα αντιμετωπιστεί πιο αποτελεσματικά τηλεφωνικά ή προσωπικά.
Για παράδειγμα:
Βλέπω? Λουστρέ, αλλά μέχρι το σημείο. Αντί να γράφει παραγράφους σχετικά με τους λόγους για τους οποίους η Randi θα ήταν ο ιδανικός υποψήφιος, ο συντάκτης παρείχε μια σαφή και συνοπτική εξήγηση για το τι θέλει, ακολουθούμενη από ένα αίτημα για περαιτέρω συζήτηση.
Μην στείλετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Ξέρω ότι διαβάζετε μόνο μια ολόκληρη στήλη σχετικά με τη δημιουργία ενός αποτελεσματικού ερωτήματος μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τώρα σας λέω να μην χτυπήσετε αποστολή. Ποιο είναι το πρόβλημα?
Το γράψιμο αυτού του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν ήταν απόβλητο. Ορισμένες φορές η πληκτρολόγηση και η επεξεργασία μιας αίτησης μπορεί να σας βοηθήσει να σκεφτείτε μέσω του μηνύματός σας, ώστε να είστε σαφείς σχετικά με το τι θέλετε να ρωτήσετε, πώς θα υποστηρίξετε το αίτημά σας και πώς θα μπορούσατε να απαντήσετε στις ερωτήσεις ή τις ανησυχίες που προκύπτουν από το αίτημα. Αυτό μπορεί να είναι μια πολύτιμη άσκηση για να σας προετοιμάσει για μια προσωπική ερώτηση.
Ορισμένα αιτήματα είναι εξ ολοκλήρου κατάλληλα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ωστόσο, εάν έχετε ένα σημαντικό αίτημα και άμεση πρόσβαση στο άτομο που μπορεί να σας βοηθήσει, αναρωτηθείτε αν μια συνομιλία στο πρόσωπο θα ήταν πιο επωφελής από ένα ηλεκτρονικό αίτημα. Δεν υπάρχει κανένα πλαίσιο, τόνος φωνής, έκφραση προσώπου ή συναίσθημα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μερικές φορές, κάθεται από ένα άτομο και τον αφήνει να δει την γνησιότητά σου, τα συναισθήματά σου, το χαμόγελό σου ή την απογοήτευσή σου - ξέρεις, τα πράγματα που σε κάνουν ανθρώπινα - μπορούν να πουλήσουν το μήνυμά σου πολύ καλύτερα από τα πιο σκεπτόμενα της ανθρωπότητας).
Για την ιστορία, δεν είμαι αντι-τεχνολογία. Γράφω πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ξοδεύω πολύ χρόνο να κυνηγάω κουνέλια μέσω του Twitter. Αλλά αν χρειάζομαι πραγματικά ένα buy-in ή μια βοήθεια ενός ατόμου, πιστεύω ότι μπορώ και πρέπει να καταβάλω προσπάθεια να παραλάβω το τηλέφωνο ή να περπατήσω στο γραφείο του για να εξηγήσω τι θέλω και γιατί νομίζω ότι αυτό μπορεί να με βοηθήσει.
Κρατήστε το αίτημά σας συνοπτικό, μέχρι το σημείο και στιλβωμένο - είτε ηλεκτρονικό είτε πρόσωπο με πρόσωπο - και θα έχετε πολύ περισσότερες πιθανότητες να λάβετε τη βοήθεια που χρειάζεστε.
