Δεν είναι ενοχλητικό όταν αφιερώνετε χρόνο για να στείλετε ένα καλά μελετημένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν συνάδελφο σχετικά με τα διάφορα προβλήματα ενός έργου και τις πιθανές λύσεις και να λάβετε απάντηση "Ακούγεται καλά" ή "Έργα για μένα".
Πιθανότατα αντιδράτε με φωνές. Ή θέλοντας να φωνάξει, αλλά αντίθετα κοιτάζοντας τον υπολογιστή σας με απογοήτευση. Αλλά γνωρίζοντας αυτό, πόσο συχνά απαλύνετε τις γρήγορες απαντήσεις σε μια προσπάθεια να περάσετε από όλα τα μη αναγνωσμένα μηνύματα;
Εμπιστευθείτε όταν λέω ότι καταλαβαίνω το σκασμό που είναι τα εισερχόμενά σας. Ακριβώς όταν νομίζετε ότι είστε κάτω από μηδενικά νέα μηνύματα, άλλα τρία φαίνονται σαν με μαγεία. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είστε τόσο γρήγοροι να απαντήσετε - τυπογραφικά λάθη, μικτά μηνύματα, αναπάντητες ερωτήσεις να είναι καταδικασμένοι.
Αλλά αν νιώσετε τόσο ενοχλημένος όταν κάποιος σας το κάνει αυτό, γιατί το κάνετε άλλοι;
Όταν παίρνετε συντομεύσεις και απλά περιηγείστε σε ένα μήνυμα προτού αποσταθεροποιήσετε μια βιαστική απάντηση, διατρέχετε τον κίνδυνο να ενοχλήσετε σοβαρά τους συναδέλφους σας (ή χειρότερα, τους πελάτες). Αντί να στέλνετε απαντήσεις που απειλούν να σας κάνουν να φαίνεστε τεμπέλης ή ξέφρενη - ούτε είναι ένα χαρακτηριστικό που κερδίζει - προσπαθήστε να δείξετε ότι προσέχετε.
Είναι πραγματικά τόσο εύκολο όσο:
- αφιερώνοντας χρόνο για να διαβάσετε όλα τα μηνύματα στο σύνολό τους
- Διπλός έλεγχος ότι απαντάτε σε οποιεσδήποτε ερωτήσεις
- διόρθωση πριν πατήσετε την αποστολή
Και αν προχωρήσετε πέρα από αυτό και κάνετε κάτι σαν να βάζετε τα επόμενα βήματα ή εθελοντικά να ακολουθήσετε, θα μπορούσατε να κάνετε την ημέρα του συνάδελφού σας.
Αυτό είναι το πραγματικό μυστικό για την καταγραφή καλύτερων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Λαμβάνοντας το χρόνο για να διαβάσετε πλήρως τα εισερχόμενά σας πριν να τραβήξετε μια απάντηση, όχι μόνο θα βελτιώσετε τη φήμη σας, αλλά και θα εξοικονομήσετε πρόσωπο με τους συναδέλφους, τους πελάτες και τον προϊστάμενό σας.
