Τα μυστικά για να παραμείνετε παραγωγικοί όταν έχετε ένα μεγάλο έργο

Εάν είστε κάτι σαν κι εμένα, είστε ένας διαρκής multi-tasker. Αυτή η ποιότητα μπορεί να είναι χρήσιμη, αλλά μπορεί επίσης να είναι ένα μειονέκτημα όταν προσπαθείτε να ολοκληρώσετε μια διατριβή, διατριβή, έγγραφο εργασίας ή ένα μακροπρόθεσμο δημιουργικό έργο. Αυτά τα είδη καθηκόντων απαιτούν απλό πνεύμα, εστίαση και επιμέλεια - χωρίς να γεμίζουν από ιδέα σε ιδέα.

Όταν άρχισα να εργάζομαι για τη διατριβή μου, κάθε φορά που κάθισα να γράφω, βρήκα τον εαυτό μου αποσπασμένος από άλλα καθήκοντα στον κατάλογό μου. Η επιχείρηση αισθάνθηκε τόσο μεγάλη που μου φάνηκε ευκολότερο να δουλεύω σε μικρά έργα που ήξερα ότι θα μπορούσα να τελειώσω γρήγορα. Επιπλέον, είχα ακόμα πολλά άλλα πράγματα που έπρεπε να κάνω, γι 'αυτό δικαιολόγησα το χρόνο να μην γράψω ως χρόνο για άλλα επείγοντα θέματα.

Αυτό που έμαθα είναι ότι όταν δομήσαμε το χρόνο μου γύρω από την άμεση ανταπόκριση στο επόμενο έργο που αναδύθηκε, ξεπέρασα την τυραννία του επείγοντος και δεν προχώρησα στην κύρια μου προτεραιότητα: αποφοίτησε! Χρειάστηκε να βρω έναν τρόπο να επικεντρωθώ στη συγγραφή και να μην απομακρυνθώ από την εργασία ή τις κοινωνικές ευθύνες που θα μπορούσαν να περιμένουν μια άλλη μέρα.

Εάν βρίσκεστε στην ίδια θέση, επιτρέψτε μου να σας πω δύο τεχνικές που βρήκα ότι με βοήθησε να βγούμε από αυτόν τον κύκλο.

Η Τεχνική Pomodoro

Όταν είπα σε μια φίλη για τη δυσκολία που βίωσα, μου πρότεινε να ελέγξω το Phinished, μια διατριβή και διατριβή γραπτώς φόρουμ και ομάδα υποστήριξης. Ήταν εδώ που έμαθα για πρώτη φορά τη δύναμη της Τεχνικής Pomodoro για την εστίαση και την ολοκλήρωση μικρών κομματιών γραφής (ή οποιουδήποτε είδους δουλειά, για αυτό το θέμα).

Η Τεχνική Pomodoro είναι μια μέθοδος διαχείρισης χρόνου που χρησιμοποιεί ένα χρονοδιακόπτη για να διασπάσει την εργασία σε διαστήματα εστίασης και ανάπαυσης. Αυτά τα διαστήματα ονομάζονται "Pomodoros" (ή "ντομάτες" στα ιταλικά), μετά από τους χρονομετρητές ντοματών που λειτουργούν τέλεια για τις συνεδρίες συγχρονισμού. Ο Pomodoros χωρίζονται με σύντομα διαλείμματα για περισπασμούς, ονειροπόληση, σνακ-οτιδήποτε. Λειτουργεί κάτι τέτοιο:

Επιλέξτε μια εργασία για να εργαστείτε αποκλειστικά για 25 λεπτά.

Ορίστε ένα χρονόμετρο.

Εργαστείτε στην εργασία μέχρι να χτυπήσει το χρονοδιακόπτη.

Πάρε πέντε λεπτά διάλειμμα.

Επαναλάβετε αυτόν τον κύκλο τέσσερις φορές και στη συνέχεια κάντε ένα διάλειμμα 15 λεπτών.

Αυτή η τεχνική με βοήθησε να μεγιστοποιήσω τη συγκέντρωση και να μειώσω τις αποσπάσεις, ενώ γράφω τη διατριβή μου. Έχω διαπιστώσει ότι γενικά προτιμώ να συμπληρώσω περισσότερο το Pomodoros (30-45 λεπτά) με μεγαλύτερα διαλείμματα, αλλά κάθε μέρα είναι διαφορετικό και προσπαθώ να θέσω στόχους ανάλογα.

Για να διανύσω τα διαστήματα μου και να παρακολουθώ την πρόοδό μου, χρησιμοποιώ την εφαρμογή PomodoroPro στο iPhone μου ($ 2.99 από το App Store). Η ιστοσελίδα του Pomodoro Technique διαθέτει επίσης ελεύθερους πόρους για να σας βοηθήσει να εξομαλύνετε την εργασία σας και να καταπολεμήσετε τις πολυτάλαντες τάσεις σας.

Λήψη μεθόδου πράξεων

Μια άλλη μέθοδος που αντιμετώπισα για να διαχειριστώ το χρόνο μου και να ασχοληθώ με τις περισπασμούς είναι το Getting Things Done (GTD), ένα σύστημα διαχείρισης χρόνου που έχει σχεδιαστεί για να σας βοηθήσει να διαρθρώσετε τα καθήκοντά σας και να διαχειριστείτε τα στοιχεία της ζωής σας χωρίς να καταστήσετε το πρόγραμμά σας πολύ άκαμπτο.

Το GTD έχει να κάνει με τον έλεγχο και την προοπτική για τα πράγματα που θέλετε να πετύχετε ή που πρέπει να κάνετε. Είτε θέλετε να πάρετε ένα βιβλίο από τη βιβλιοθήκη, να προγραμματίσετε μια συνέντευξη, ή να σχεδιάσετε ένα περίγραμμα, παραμένοντας στην εργασία, είναι όλα σχετικά με τη μάθηση για να διαχειριστείτε και να οργανώσετε τα πράγματα σας.

Ακολουθεί μια βασική περιγραφή του τρόπου λειτουργίας:

Συλλέξτε και καταγράψτε όλα τα στοιχεία σας: Οργανώστε όλες τις σημειώσεις σας σε μια κεντρική τοποθεσία. Ξεφορτωθείτε τυχαία το Post-it στην οθόνη σας και εδραιώστε όλα τα καθήκοντα και τις ιδέες σας σε ένα μέρος. Συνιστώμενη εφαρμογή: Evernote

Επεξεργαστείτε τα στοιχεία με ακρίβεια και σκοπό: Μόλις συλλέξετε όλα τα στοιχεία σας, ήρθε η ώρα να τα επεξεργαστείτε. Οποιοσδήποτε χρόνος εκτέλεσης που διαρκεί λιγότερο από δύο λεπτά πρέπει να αντιμετωπιστεί αμέσως. Αν χρειάζεστε περισσότερα από δύο λεπτά για να ολοκληρώσετε μια εργασία, προσθέστε αυτήν την εργασία σε μια λίστα με κατάλληλες κατηγορίες. Μπορείτε να κάνετε λίστες θεματικών εντύπων ανά πλαίσιο (όπως "για το γραφείο" ή "στη βιβλιοθήκη") ή ανά λειτουργία (όπως "επισκόπηση βιβλιογραφίας" ή "συλλογή δεδομένων"). Προτεινόμενη εφαρμογή: Υπενθυμίσεις

Καταρρίψτε τα πράγματα σε ενεργά βήματα: Για ένα έργο πολλαπλών δράσεων όπως μια διατριβή, θα χρειαστεί να το σπάσετε σε κομμάτια. Περιγράψτε τα στοιχεία όσο το δυνατόν σαφέστερα και προσθέστε τα σε λίστες κατηγοριοποίησης. Προτεινόμενη εφαρμογή: Πράγματα

Αυτά τα βήματα θα σας βοηθήσουν να αποκτήσετε τον έλεγχο των επιδόσεών σας και των υποχρεώσεών σας, αλλά πρέπει επίσης να βεβαιωθείτε ότι έχετε προοπτική στις προτεραιότητές σας, έτσι ώστε να μπορείτε να "ξεκινήσετε με το τέλος στο μυαλό".

Για το λόγο αυτό, το GTD καλεί για μια εβδομαδιαία ανασκόπηση όλων των τομέων εστίασής σας, που θα σας βοηθήσουν να επανασυνδεθείτε με τις προτεραιότητές σας και να δείτε πού βρίσκεστε και πού πηγαίνετε. Ακολουθούν ορισμένες συστάσεις για μια εβδομαδιαία ημερήσια διάταξη ελέγχου:

Συγκεντρώστε όλα τα χαλαρά σας χαρτιά: Συλλέξτε τις σημειώσεις που έχετε συσσωρεύσει κατά τη διάρκεια της εβδομάδας σε ένα μέρος.

Σημειώσεις διαδικασίας: Διαβάστε τις σημειώσεις σας και αναζητήστε στοιχεία δράσης. Προσθέστε στοιχεία δράσης στην κατάλληλη λίστα ενεργειών.

Ελέγξτε το ημερολόγιό σας από την προηγούμενη εβδομάδα: Βεβαιωθείτε ότι δεν χάσατε ραντεβού ή εργασίες.

Σχεδιάστε το πρόγραμμά σας για την επόμενη εβδομάδα: Λάβετε υπόψη τις σημαντικές συναντήσεις ή τις προθεσμίες, ώστε να μπορείτε να δώσετε προτεραιότητα σε συναφή καθήκοντα .

Ελέγξτε τις λίστες ενεργειών σας: Δείτε όλες τις διαφορετικές λίστες που έχετε δημιουργήσει και αποφασίστε τι να αντιμετωπίσετε κατά την προσεχή εβδομάδα.

Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με το GTD, επισκεφθείτε τον ιστότοπο του δημιουργού του David Allen, αποκτήστε το βιβλίο ή δείτε αυτές τις εφαρμογές GTD.