Οι περισσότεροι εταιρικοί υπάλληλοι διαμαρτύρονται για τις ατελείωτες συναντήσεις και τα πρωτόκολλα εργασίας που παρεμποδίζουν την παραγωγικότητά τους. Αλλά όποιος δουλεύει για τον εαυτό της, θα σας πει ότι, ακόμη και όταν όλο το εταιρικό θόρυβο απογυμνώνεται, είναι ακόμα δύσκολο να γίνουν τα πράγματα. Ίσως ακόμα πιο δύσκολο.
Οι ελεύθεροι επαγγελματίες και οι επιχειρηματίες συχνά περάσουν χρόνια προσπαθώντας να δημιουργήσουν συστήματα οργάνωσης για να παραμείνουν στο σωστό δρόμο και στο καθήκον. Και ενώ κανείς δεν προσεγγίζει την εργασία για όλους, έμαθα ότι υπάρχουν κάποιες καθολικές τακτικές και κανόνες που δεν μπορείτε να πάτε στραβά.
Εδώ είναι οκτώ που σίγουρα θα σας εξοικονομήσουν χρόνο και θα έχετε αποτελέσματα.
1.
Πιθανότατα έχετε φίλους και οικογένειες που δεν μπορούν να περιμένουν να κάνουν μετρητά για το ευέλικτο πρόγραμμά σας. Αν δεν έχετε αφεντικό, θα πρέπει να έχετε χρόνο για μεσημεριανό γεύμα, στιγμιαίο αεροπλάνο ή γρήγορο καταιγισμό, σωστά; Πολλοί επιχειρηματίες βρίσκονται σύντομα αρκετά δημοφιλείς και αρκετά αντιπαραγωγικοί. Παρόλο που δεν χρειάζεται να πείτε όχι σε όλα, δεσμευτείτε να κάνετε ευνοϊκές υπηρεσίες εκτός των ωρών εργασίας μόνο. Σας εγγυώμαι, όταν είναι πολύτιμο μετά από ώρες στην γραμμή, θα είστε πολύ πιο συνετό για την υπερβολική έκθεσή σας.
2. Δώστε στον εαυτό σας μια σκληρή στάση
Δοκιμάστε να δώσετε στον εαυτό σας ένα επίσημο τέλος στην εργάσιμη ημέρα. Αν μπείτε στον πειρασμό να κάψετε το πετρέλαιο των μεσάνυχτων, δοκιμάστε να εργαστείτε με τον υπολογιστή σας αποσυνδεδεμένο - όταν η μπαταρία σας είναι νεκρή, τελειώσατε. Γνωρίζετε ότι υπάρχει μια πραγματική "προθεσμία" θα σας βοηθήσει να σας κρατήσουμε σε καλό δρόμο και να σας εμποδίσουμε να κάνετε "μόνο ένα ακόμα πράγμα" μέχρι τις μικρές ώρες του πρωινού.
3. Βάλτε τα πάντα στο Ημερολόγιό σας
Κάντε συναντήσεις με τον εαυτό σας για τα στοιχεία στη λίστα υποχρεώσεων. Όχι μόνο θα σας αναγκάσει να υπολογίσετε τον χρόνο που θα πρέπει να λάβει κάθε έργο, αλλά θα σας βοηθήσει επίσης να σχεδιάσετε μια πιο ρεαλιστική μέρα για τον εαυτό σας. Δεν υπάρχει τίποτα πιο αποθαρρυντικό από την υπερεκτίμηση του τι είναι δυνατό, μόνο για να τελειώσετε τη μέρα με μια ακόμα μεγαλύτερη λίστα των πραγμάτων που χρειάζονται την προσοχή σας.
4. Προσέξτε στο χρονοδιάγραμμά σας
Όταν δεν έχετε αληθινές συναντήσεις - απλώς τηλεφωνήματα - μπορεί να είναι δελεαστικό να θέλετε να τα αναπροσαρμόσετε αν εμφανιστεί κάτι πιό πιεστικό. Αλλά το κάνετε μόνο ως μια αληθινή τελευταία λύση! Πάντα παίρνει περισσότερο χρόνο για να πάει μπροστά και πίσω στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο από ό, τι κάνει για να έχει μόνο αυτή την κλήση στην πρώτη θέση-συν, δεν είναι ιδιαίτερα ευγενικό για τη θεραπεία κλήσεων, όπως μια προαιρετική δέσμευση. Νιώστε ελεύθεροι να μετατοπίσετε τυχόν ραντεβού που έχετε με τον εαυτό σας, αλλά μην χάνετε με εκείνους που αφορούν άλλους.
5. Ξεκινήστε κοντά στο χρήμα
Είναι εύκολο να χαθείτε στη λίστα των εργασιών σας - από πού ξεκινάτε όταν όλα φαίνονται σημαντικά και κανείς δεν σας λέει τι πρέπει να δώσετε κατά προτεραιότητα; Εδώ είναι: Ξεκινήστε με τα στοιχεία που είναι πιο κοντά στα τιμολόγια όπως τα χρήματα, οι λογαριασμοί και οι επακόλουθες πωλήσεις. Πολλά πράγματα μπορούν να περιμένουν, αλλά η ταμειακή ροή δεν μπορεί.
6. Δώστε στον εαυτό σας μια οπτική λίστα ελέγχου
Δημοσιεύστε μια λίστα με τις ευρείες ευθύνες σας πάνω από το γραφείο σας (π.χ. Μάρκετινγκ, Πωλήσεις, Κοινωνικά Μέσα, Γραφή, Διαβουλεύσεις, Παραγγελία, Σχεδιασμός). Κάντε μια συνήθεια να παίρνετε 20 λεπτά στην αρχή της εβδομάδας για να συναντήσετε κατάσταση με τον εαυτό σας. Κοιτάζοντας κάθε κατηγορία, αναρωτηθείτε τι χρειάζεται να κάνετε. Τι είναι εξαιρετικό; Τι είναι το πιο σημαντικό; Κατασκευάστε το πρόγραμμά σας εκείνη την εβδομάδα ανάλογα.
7. Πάρτε μια προσέγγιση μιας ημέρας
Εκτός από τις καθημερινές σας εργασίες συντήρησης (email, Twitter, λογαριασμούς), ορίστε μόνο μία εργασία έργου σε κάθε ημέρα των επόμενων εβδομάδων. Με αυτόν τον τρόπο, αντί να αισθάνεστε σαν να αγωνίζεστε σε μια συνεχώς διευρυνόμενη λίστα, μπορείτε να προσεγγίζετε καθημερινά με σαφήνεια εστίασης και να τελειώνετε κάθε μέρα με μια αίσθηση ολοκλήρωσης και προόδου. Σε μια δεδομένη ημέρα, είναι καλύτερο να προχωρήσετε βαθύτερα με ένα έργο παρά να μετακινήσετε πολλά πράγματα μόνο σταδιακά προς τα εμπρός.
8. Γνωρίστε τα προειδοποιητικά σημάδια σας
Οι περισσότεροι από εμάς τείνουν να μεταβούν σε μια μη παραγωγική ζώνη μάλλον προβλέψιμα. Ίσως η σκανδάλη σας να είναι online-Facebook ή ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο πώλησης από τον J.Crew -ή ίσως είναι το ξεδιπλωμένο καλάθι πλυντηρίων. Είτε έτσι είτε αλλιώς, βγαίνουμε από το δρόμο και γοητεύουμε, μόνο για να «ξυπνήσουμε» 40 λεπτά αργότερα, έχοντας καταφέρει τίποτα. Ανακεφαλαιώστε τους κοινούς ενόχους που σας οδηγούν και κάνετε ό, τι χρειάζεται για να επιβάλλετε τα όρια. Αν χρειαστεί, χρησιμοποιήστε ένα χρονόμετρο για να κρατήσετε τον εαυτό σας υπό έλεγχο!
Όπως τα περισσότερα πράγματα, η βελτιωμένη παραγωγικότητα προέρχεται από την αυξημένη συνειδητοποίηση. Δίνοντας προσοχή στα δικά σας σχέδια και απασχολώντας ακόμη και μερικά από αυτά τα κόλπα είναι αναπόφευκτο να έχει σημαντικό αντίκτυπο και να κάνει τις μέρες σας πιο παραγωγικές.
