Οι πιθανότητες είναι ότι τα εισερχόμενά σας είναι πολύ παρόμοια με εκείνο που εγκαταλείφθηκε το καλάθι των υλικών που κάθονται στο πίσω μέρος της ντουλάπας σας. Ξέρετε ότι πεθαίνει να καθαρίζεται (και στέκεται πολλές κρυφές εκπλήξεις), αλλά η σκέψη να αντιμετωπιστεί ένα τέτοιο έργο είναι συντριπτική. Και ποιος έχει έξι ώρες ελεύθερου χρόνου για να κάνει κάτι για κάτι τέτοιο;
Αλλά η οργάνωση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας δεν χρειάζεται να παίρνει όλη την ημέρα - στην πραγματικότητα, μπορείτε να το κάνετε μόνο σε μία ώρα, αν αφήσετε το χρόνο για αυτό.
Λεπτά 1 έως 10: Διαγραφή του ανεπιθύμητου περιεχομένου
Ρυθμίστε χρόνο για 10 λεπτά και ξεκινήστε τη μαζική διαγραφή (ή αρχειοθέτηση) οποιωνδήποτε μηνυμάτων γνωρίζετε ότι δεν χρειάζεστε, όπως ειδοποιήσεις από λογαριασμούς κοινωνικών μέσων, υπενθυμίσεις για παρελθόντα γεγονότα, επιβεβαιώσεις για παραδόσεις που έχετε ήδη λάβει, ενημερωτικά δελτία που έχετε ήδη διαβάσει (ή δεν θα διαβάσει ποτέ) και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν είναι πλέον σημαντικά.
Μπορείτε να το κάνετε αυτό εύκολα αναζητώντας τα εισερχόμενά σας για κοινούς αποστολείς ή γραμμές θέματος (για παράδειγμα: ειδοποιήσεις LinkedIn) και διαγράφοντας ένα σωρό πράγματα ταυτόχρονα.
Λεπτά 10 έως 30: Δημιουργία φακέλων και ετικετών
Τώρα είναι η ώρα να οργανώσετε τα αριστερά μηνύματα που δεν χρειάζονται καμία ενέργεια αλλά που χρειάζεστε ή θέλετε να κρατήσετε.
Υπάρχουν τόσα συστήματα φακέλων όσο υπάρχουν χρήστες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά ένας εύκολος να δοκιμάσετε είναι να δημιουργήσετε ένα φάκελο για οποιοδήποτε θέμα ή τύπο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχει πολλά μηνύματα που σχετίζονται με αυτό. Έτσι, αυτό θα μπορούσε να σημαίνει φακέλους όπως: Έντυπα, Έργα, Ταξίδια και ούτω καθεξής. Μπορείτε πάντα να προσθέσετε και να προσαρμόσετε φακέλους καθώς μαθαίνετε τι λειτουργεί καλύτερα για εσάς.
Για να επιταχύνετε αυτή τη διαδικασία, μπορείτε ακόμη να δημιουργήσετε ένα φάκελο "Για να μεταφέρετε αργότερα" για οτιδήποτε δεν είστε σίγουροι και ένα φάκελο "Κατάργηση εγγραφής" για οτιδήποτε δεν θέλετε πια. Συμβουλή: Αυτά είναι μεγάλοι φάκελοι για να ταξινομήσετε όταν έχετε πέντε λεπτά μεταξύ συναντήσεων.
Ω! Και αν θέλετε να οργανωθείτε ακόμη περισσότερο, δοκιμάστε μερικές ετικέτες (που ονομάζονται "κατηγορίες" από το Outlook) για να προσθέσετε περισσότερες πληροφορίες στα μηνύματά σας. Μπορείτε να έχετε πολλαπλές ετικέτες σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ακόμα και σε πολλά στρώματα ετικετών. Επομένως, αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον φάκελο "Trip" μπορεί να έχει μια κύρια ετικέτα του "New York 2018" και υπο-ετικέτες "Πτήσεις" και "Δευτέρα".
Λεπτά 30 έως 50: Χρησιμοποιήστε τον κανόνα δύο λεπτών ή κάντε μια λίστα υποχρεώσεων για τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρειάζονται δράση
Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τα οποία έχετε μείνει τώρα πρέπει να είναι μόνο αυτά που χρειάζονται δράση. Αν η ενέργεια μπορεί να ολοκληρωθεί σε λιγότερο από δύο λεπτά, κάντε το τώρα. Εάν χρειάζεστε περισσότερο χρόνο για να φροντίσετε το μήνυμα, προσθέστε τον στη λίστα υποχρεώσεων σας με μια ειδοποίηση για να σας υπενθυμίσω να το κάνετε πραγματικά. Στη συνέχεια, αρχειοθετήστε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να διατηρήσετε τα εισερχόμενά σας σαφή (θα μπορείτε να το αναζητήσετε αργότερα).
Αν δεν είστε κατασκευαστής λιστών, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη νέα λειτουργία αναβολής του Gmail για να εμφανιστεί το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα εισερχόμενά σας όταν είστε έτοιμοι να το χειριστείτε. Εναλλακτικά, αν είστε χρήστης του Outlook, η λειτουργία παρακολούθησης σάς επιτρέπει να κάνετε το ίδιο.
Λεπτά 50 έως 60: Ενημερώστε τις ρυθμίσεις σας για εύκολη συντήρηση
Συγχαρητήρια για τα πιο οργανωμένα inbox του κόσμου! Εντάξει, όχι τα πιο οργανωμένα εισερχόμενα στον κόσμο - αλλά τα καλύτερα εισερχόμενα σας ακόμα.
Αλλά μην αφήσετε το πάρτι να παραμείνει για πολύ καιρό ή θα το βρείτε γεμίζοντας ξανά. Μπορείτε να αποφύγετε αυτό, ρυθμίζοντας φίλτρα που θα ταξινομούν αυτόματα τα εισερχόμενα μηνύματα, ώστε να μην χρειαστεί.
Το αγαπημένο μου φίλτρο είναι για ενημερωτικά δελτία και προσφορά μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πραγματικά θέλω να διαβάσω αλλά δεν έχω πάντα χρόνο για σωστά όταν έρχονται. Αντίθετα, έχω δημιουργήσει ένα φίλτρο στο Gmail που τα στέλνει όλα σε ένα φάκελο "Διαβάστε αργότερα". (Το Outlook έχει τη δική του έκδοση φίλτρων που ονομάζεται "κανόνες" που μπορούν να κάνουν κάποια βαριά ανύψωση για εσάς.)
Ίσως επίσης να σκεφτείτε να ρυθμίσετε μια αυτόματη απάντηση για το Gmail ή το Outlook σας, όταν δεν θα μπορείτε να απαντάτε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τόσο γρήγορα όσο συνήθως (όπως εάν βρίσκεστε σε συνέδριο, εργάζεστε σε ασυνήθιστες ώρες ή σε διακοπές) .
Και, για να πετάξετε πραγματικά μέσω των μηνυμάτων σας, μπορείτε να ενεργοποιήσετε και να μάθετε μερικές συντομεύσεις πληκτρολογίου για το Gmail ή το Outlook.
Μετά από αυτό το καθαρισμό, θα απαλλαγείτε από αυτό το αίσθημα κακό που χάσατε ένα μήνυμα ή ότι η βύθιση συναίσθημα ότι πρέπει να αντιμετωπίσετε ένα πλήρες inbox κάθε πρωί. Στην πραγματικότητα, μπορεί να είστε έτοιμοι να προχωρήσετε σε μια πιο προηγμένη οργάνωση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως να επωφεληθείτε από το νέο Gmail, χρησιμοποιώντας επεκτάσεις Chrome ή να δοκιμάσετε αυτό το εργαλείο AI Inbox.
Εναλλακτικά, αν διαπιστώσετε ότι έχετε ακόμα πολλή δουλειά - ξεκινήστε να πετάτε 20 λεπτά κάθε εβδομάδα για να αντιμετωπίσετε αυτά τα βήματα μία φορά τη φορά. Κάνετε αυτό για μερικές εβδομάδες και θα βρείτε τον εαυτό σας με ένα inbox που πραγματικά κάνει τη ζωή σας πιο εύκολη.
