Εδώ είναι μια όχι εξ ολοκλήρου-ρεαλιστική κατάσταση: Φανταστείτε ότι η διαχείριση των εισερχομένων σας πρόσφατα έχει πάρει τόσο πολύ χρόνο και ενέργεια που αρχίζετε να αισθάνεστε σαν να υποτίθεται ότι είναι έτσι. Αυτά τα κόλπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που βλέπετε στο διαδίκτυο δεν ισχύουν ποτέ πραγματικά στην περίπτωσή σας, αφού οι συγγραφείς δεν μπορούν να καταλάβουν τις περίπλοκες λεπτομέρειες της συγκεκριμένης δουλειάς σας ή τις ευθύνες που συνοδεύουν.
Αν αυτό ακούγεται οικείο, υπάρχει μια πιθανότητα να υποτιμάτε πόσο εκτός ελέγχου ο ηλεκτρονικός σας σύνδεσμος έχει αποκτήσει. Στην πραγματικότητα, είναι πιθανό ότι τα εισερχόμενά σας είναι σε κατάσταση πλήρους ενοχλήσεως και εσείς κατηγορείτε τον εαυτό σας για την απροθυμία του όταν θα μπορούσατε να αποφύγετε το πρόβλημα εντελώς. Διαβάστε παρακάτω για μερικά σημάδια ότι δεν είστε μόνοι στους αγώνες σας, καθώς και τρόποι για να τις διορθώσετε!
Θυμηθείτε: Μπορείτε να πάρετε πίσω τον έλεγχο.
1. Παίρνετε περισσότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από όσα μπορείτε να απαντήσετε
Γιατί κάθε φορά που απαντάτε σε ένα μήνυμα, εμφανίζονται 10 ακόμα; Στο παρελθόν, έχετε περάσει ώρες σε μια στιγμή που διέρχεται και απαντά, μόνο για να πέσει πίσω από τα πραγματικά στοιχεία της δράσης στη λίστα των εργασιών σας περιμένουν την προσοχή σας. Δεν υπάρχει υγιής ισορροπία μεταξύ διαμονής μέχρι την ημερομηνία και, καλά, τείνουν σε οτιδήποτε άλλο στη ζωή σας. Ίσως η σχέση σας με τα εισερχόμενά σας δεν είναι ακριβώς αυτό που υπήρχε.
Γιατί συμβαίνει αυτό
Αντιμετωπίζετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σαν να έχουν όλοι το ίδιο βάρος. Ίσως να έχετε μια πολιτική πρώτης προτεραιότητας, όπου θα ανταποκρίνεστε σε ό, τι έχει περιμένει περισσότερο για την απάντησή σας και θα συνεχίσετε μέχρι σήμερα. Ή ίσως έχετε μια πολιτική last-in, first-out, όπου ξεκινάτε από την κορυφή και δουλεύετε προς τα κάτω.
Πώς να το διορθώσετε
Ήρθε η ώρα να αρχίσετε να δώσετε προτεραιότητα στα μηνύματα επειγόντως. Ρωτήστε τον εαυτό σας αυτά τα ερωτήματα κάθε φορά που θα λάβετε ένα νέο:
- Είναι επείγον αυτό;
- Υπάρχουν άλλοι άνθρωποι που είναι καλύτερα εξοπλισμένοι για να το χειριστούν;
- Απαιτεί απάντηση;
- Είναι μια απάντηση που δίνετε συχνά;
Εάν δεν είναι επείγον, αποθηκεύστε το για αργότερα. Δεν είναι αργότερα ένα TBD, αλλά ένας πραγματικός χρόνος που ορίζετε κάθε μέρα για να περάσετε από τα εισερχόμενά σας. Αν είναι επείγον, αλλά υπάρχουν πολλοί άνθρωποι που είναι καλύτερα εξοπλισμένοι για να απαντήσουν - δώστε τους λίγα λεπτά και δείτε αν κάποιος από αυτούς κάνει. Εάν δεν απαιτείται απάντηση: Μην απαντήσετε. Και, τέλος, αν είναι μια απάντηση που δίνετε συχνά, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε ένα χαρακτηριστικό όπως το Canned Responses στο Gmail ή δημιουργώντας ένα έγγραφο που έχει όλα τα πρότυπά σας σε ένα μέρος.
2. Βρίσκεστε στο δρόμο για πάρα πολλά ενημερωτικά δελτία
Ξυπνάτε κάθε πρωί με τους τόνους των μη αναγνωσμένων μηνυμάτων, συμπεριλαμβανομένων τουλάχιστον 30 διαφορετικών ενημερωτικών δελτίων (σπάνιες επικεφαλίδες, πωλήσεις, καλύτερα εστιατόρια στην περιοχή! Βρίσκεστε στο κρεβάτι, τα μάτια μόλις ανοιχτά και σπρώξτε το καθένα απευθείας μέσα στο δοχείο απορριμμάτων. Αυτό είναι ένα απαραίτητο μέρος της εμπειρίας, λέτε στον εαυτό σας. Εγώ υπέγραψα για αυτά και τώρα αυτή είναι η τιμή που πρέπει να πληρώσω.
Γιατί συμβαίνει αυτό
Το έχω: Τα ενημερωτικά δελτία είναι ελκυστικά. Με τόσα πολλά μεγάλα εκεί έξω, αγωνίζεστε να επιλέξετε τι είναι πραγματικά πολύτιμο από αυτό που είναι απλά ενδιαφέρον . Κάθε φορά που βρίσκετε μια νέα ημερήσια επιστολή ή εβδομαδιαία επιστολή που φαίνεται πραγματικά χρήσιμη, αναρωτιέστε αν είστε πραγματικά σίγουροι πριν παραδώσετε τα χρυσά κλειδιά στα εισερχόμενά σας - και εσείς. Έτσι εγγραφείτε. Αλλά πριν το ξέρεις και ακόμα και χωρίς να το νοιάσεις, η συνδρομή σύντομα γίνεται μια άλλη σε μια μακρά σειρά διαγραφών νωρίς το πρωί.
Πώς να το διορθώσετε
Αποφύγετε να συμβεί κάτι τέτοιο αποστέλλοντας πιο εκ προθέσεως. Κάθε φορά που εγγραφείτε σε ένα νέο ενημερωτικό δελτίο, δώστε στον εαυτό σας μια δοκιμαστική εβδομάδα. Αν στο τέλος μιας εβδομάδας δεν είστε ενθουσιασμένοι να το ανοίξετε (ή ακόμα δεν το έχετε κάνει ακόμα), τότε αποσυνδεθείτε. Χωρίς ερωτήσεις. Ξέρω τι σκέφτεστε: Ποιος έχει το χρόνο να κάνει όλα αυτά; Κάνετε, με εφαρμογές όπως Unroll.Me (για ενημερωτικά δελτία) και BoxBe (για ανθρώπους).
3. Συχνά χάσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τα ξεχάστε εντελώς
Εργάζεστε με πέντε άλλους συναδέλφους σε ένα επερχόμενο έργο και κάποιος ξεκίνησε ένα νήμα για να υπολογίσει τους χρόνους συνάντησης για την επόμενη εβδομάδα. Λαμβάνοντας υπόψη όλα τα άλλα καθήκοντα που έχετε στο πιάτο σας, θεωρείτε ότι είναι καλό να προωθήσετε αυτή τη μικρή λεπτομέρεια προγραμματισμού μέχρι αργότερα - ακόμα καλύτερα, όταν η συνομιλία είναι πιο ανεπτυγμένη και έχετε περισσότερη δουλειά. Λίγες ώρες αργότερα, εσείς πηγαίνετε να αναζητήσετε τα μηνύματα και έχουν φύγει. Ανεξάρτητα από τους όρους αναζήτησης που δοκιμάζετε.
Γιατί συμβαίνει αυτό
Δύο δυνατότητες: Τα εισερχόμενά σας είναι υπερβολικά γεμάτα ή πολύ οργανωμένα. Μιλώ για τους ανθρώπους που είτε να απαλλαγούν από τα πάντα κάτω από τον ήλιο είτε να χτίσουν χιλιάδες χιλιάδες μη αναγνωσμένα μηνύματα. Κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνετε - από το αφεντικό, το γείτονά σας, το σύντροφό σας και τη γιαγιά σας - είναι όλοι εξορισμένοι στα αρχεία ή κάθονται στα εισερχόμενά σας για πάντα.
Πώς να το διορθώσετε
Ήρθε η ώρα να καθαρίσετε τα εισερχόμενά σας. Αφήστε μια μέρα μια μέρα και αφιερώστε το για να μην κάνετε τίποτα παρά να ταξινομήσετε μηνύματα. Μπορείτε να μετακινήσετε τα νήματα σε φακέλους, να χρησιμοποιήσετε ετικέτες, να προσθέσετε όσα χρειάζεστε για να επιστρέψετε αργότερα, να ελέγξετε το Boomerang ή να δοκιμάσετε κάποιο από αυτά τα φοβερά εργαλεία. Μην επιλέξετε μια μέθοδο μόνο για χάρη της επιλογής ενός, αντί να επιλέξετε ένα που ξέρετε ότι έχει νόημα για εσάς. Μπορεί να χρειαστεί να δοκιμάσετε μερικά συστήματα πριν βρείτε την τέλεια επιλογή, αλλά με εμπιστευθείτε, λίγες ώρες που πέρασε αυτό θα σας εξοικονομήσουν έναν τόνο μακροπρόθεσμα.
Αν κάποιο από αυτά τα σενάρια είναι γνωστό σε σας, αυτό είναι εντάξει. Είναι φυσιολογικό να αισθάνεστε ότι τα εισερχόμενά σας ρυθμίζουν τη ζωή σας. Αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να εγκαταλείψετε. Αντ 'αυτού, ξεκινήστε να αντιμετωπίζετε το πρόβλημα, στείλτε email μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μέχρι να επανέλθετε στον έλεγχο.
Έχετε κάποια κόλπα διαχείρισης email που θα έπρεπε να προσπαθήσω να μην συμπεριληφθούν; Δώστε μου το σχόλιο @caroqliu και ενημερώστε μου!
