Όλοι έχουν πάει εκεί: Έχετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σας κάνει να κάνετε διπλή λήψη. Σίγουρα, το άλλο πρόσωπο είναι σαφώς απογοητευμένο ή θυμωμένος, αλλά εξακολουθείτε να αναμένετε να απαντήσετε. Τι πρέπει να κάνεις? Πώς απαντάτε;
Παρόλο που οι εσωτερικές υπηρεσίες γραπτών μηνυμάτων και οι υπηρεσίες γραπτών μηνυμάτων σίγουρα αυξάνονται στη δημοτικότητα, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο εξακολουθεί να είναι το πιο σημαντικό και ευρέως χρησιμοποιούμενο εργαλείο επικοινωνίας στην εργασία - επομένως η ικανότητά σας να το χρησιμοποιείτε με τον πιο επαγγελματικό τρόπο είναι ζωτικής σημασίας. Αυτό σημαίνει ότι ο τρόπος με τον οποίο ανταποκρίνεστε στην κατάσταση που περιγράφεται παραπάνω έχει τη δυνατότητα να επηρεάσει θετικά ή αρνητικά την καριέρα σας. Ακόμα κι αν νομίζετε ότι απαντάτε με παρόμοιο τόνο.
Ναι, ξέρω ότι η διαμονή σε επαγγελματίες ανά πάσα στιγμή είναι πιο εύκολη από ό, τι γίνεται. Η απάντηση στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην εργασία είναι μια τέχνη και από μόνη της και η ανταπόκριση στα συναισθηματικά μηνύματα οδηγεί σε ένα άλλο επίπεδο.
Αυτός ο οδηγός θα σας καθοδηγήσει στην απάντησή σας, ώστε να αποφύγετε τις συγκρούσεις και να ολοκληρώσετε τη δουλειά σας.
Βήμα 1: Πάρτε ένα διάλειμμα
Ίσως θελήσετε να ξαναδιαβάσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λάβατε, για να βεβαιωθείτε ότι το πήρατε σωστά - μπορείτε να το κάνετε αυτό - αλλά μην ξεκινήσετε να πληκτρολογείτε την απάντηση αυτή τη στιγμή. Ο συνάδελφός σας, ο προϊστάμενος ή ο πελάτης σας αφήνουν τα συναισθήματά του να υπαγορεύουν αυτό που έγραψε. Μην επαναλάβετε αυτό το λάθος. Κάντε ένα διάλειμμα και αφήστε την ψυχραιμία σας να κρυώσει.
Ένα από τα πλεονεκτήματα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ότι δεν χρειάζεται να απαντήσετε αμέσως. Μερικές φορές είναι σκόπιμο να πάρουμε ώρες για να συνθέσουμε μια απάντηση! Χρησιμοποιήστε το. Ακόμα κι αν νιώθετε ένταση, και η άλλη πλευρά περιμένει την απάντησή σας - σίγουρα έχετε τουλάχιστον δυο λεπτά. Σηκώστε από το γραφείο σας, δροσερό το μυαλό σας, και να έχετε ένα σνακ ή ένα ποτήρι νερό. Αυτό θα σας βοηθήσει να αποφύγετε μια αντίδραση στο γόνατο.
Βήμα 2: Μην μεταβείτε στα συμπεράσματα
Να είστε ειλικρινείς: Αντιδίζετε τον τρόπο που είστε επειδή διαβάζετε μεταξύ των γραμμών; Όταν ασχολείστε με υπερβολικά συναισθηματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ίσως να νομίζετε ότι αισθάνεστε την οργή ή την απογοήτευση ενός ατόμου που ακτινοβολεί στην οθόνη. Και θα αισθανθείτε αναγκασμένοι να υποθέσετε ότι υπάρχουν περισσότερα γι 'αυτό ακριβώς τι υπάρχει.
Ωστόσο, δεν πρέπει να μαντέψετε τι σημαίνει πραγματικά η άλλη πλευρά. Κρίνοντας τις προθέσεις των άλλων με βάση λίγες προτάσεις (και μέσα από το φίλτρο του ίδιου του εγκεφάλου σας και τον τρόπο που επικοινωνείτε) είναι μια κακή ιδέα.
Αντισταθείτε στον πειρασμό να μεταβείτε σε οποιαδήποτε συμπεράσματα. Απλώς διαβάστε τις λέξεις, λάβετε τις πληροφορίες και προετοιμαστείτε για την παροχή επαγγελματικής ανταπόκρισης.
Βήμα 3: Κρατήστε το Σύντομο
Λαμβάνοντας υπόψη τη δυνατότητα παρερμηνείας, θυμηθείτε ότι το καθήκον σας είναι να δώσετε όσο το δυνατόν ακριβέστερη απάντηση - και τίποτα περισσότερο. Παραλείψτε τις αποκαλυφθείσες απαντήσεις σε αυτό που ίσως σήμαινε το άλλο άτομο.
Δομήστε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας για να έχετε μόνο ένα κύριο μήνυμα. Αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να αποτελείται από μία μόνο πρόταση, αλλά σημαίνει ότι εάν κάποιος επικρίνει την παρουσίασή σας και ζητά ένα αντίγραφο των στατιστικών που επικαλέσατε, στηρίζετε την απάντησή σας γύρω από την παροχή των στατιστικών στοιχείων (και όχι υπερασπίζοντας τα διαπιστευτήρια σας ).
Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να είστε βέβαιοι ότι η άλλη πλευρά θα διαβάσει την απάντησή σας και θα την καταλάβει ακριβώς όπως τον εννοείτε. Το τελευταίο πράγμα που θέλετε είναι να υπερασπιστείτε τον εαυτό σας μόνο για να μάθετε ότι ο συνάδελφός σας, στην πραγματικότητα, δεν σας επικρίνει. αλλά ότι απλώς διατύπωσε την ανατροφοδότησή της αμήχανα.
Βήμα 4: Να είστε ευθεία
Είναι γενικά μια καλή ιδέα να αποφύγετε σαρκασμό και ειρωνεία στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εργασίας σας - ειδικά εάν η κατάσταση ήδη αισθάνεται θερμαίνεται. Μερικές φορές μπορείτε να εξετάσετε αστεία για να ανακουφίσετε την ένταση, αλλά αυτό το σχέδιο θα μπορούσε εύκολα να αντιστραφεί.
Λάβετε υπόψη ότι ο αναγνώστης δεν θα μπορέσει να δει τις εκφράσεις του προσώπου σας ή τις χειρονομίες σας και μπορεί πολύ καλά να σας παρερμηνεύσει. Έτσι, αποθηκεύστε το πνεύμα του εμπορικού σας σήματος για συνομιλίες πρόσωπο με πρόσωπο - και για μια λιγότερο επικίνδυνη ανταλλαγή.
Βήμα 5: Ζητήστε βοήθεια
Εάν το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο δεν είναι εμπιστευτικό τότε είναι σκόπιμο να ζητήσετε βοήθεια. Ίσως ο συνάδελφός σας να γνωρίζει καλύτερα πώς να αντιμετωπίσει τον εξοργισμένο προϊστάμενό σας ή ο διευθυντής σας μπορεί να σας βοηθήσει να βρείτε τη σωστή προσέγγιση για τον συγκεχυμένο πελάτη σας.
Κάποτε, ο προϊστάμενός μου μπόρεσε να ερμηνεύσει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έλαβα από έναν από τους πελάτες μας, επειδή την γνώριζε πολύ καλά. Με διαβεβαίωσε ότι δεν πρέπει να απαντήσω προσωπικά, επειδή υπήρχαν και άλλοι παράγοντες. Μετά από αυτό, ήμουν σε θέση να ηρεμήσω και να γράψω μια απόλυτα κατάλληλη απάντηση.
Όταν λάβετε ένα θυμωμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μην προσβάλλετε. Οι άνθρωποι στέλνουν συναισθηματικά μηνύματα όταν δεν είναι ικανοποιημένοι με κάτι, ή αισθάνονται απογοητευμένοι ή ακόμα και συγκεχυμένοι. Θα πρέπει να λειτουργείτε υπό την προϋπόθεση ότι δεν έχει καμία σχέση με εσάς προσωπικά - αυτό σημαίνει ότι δεν πρέπει να αφήσετε τον τόνο να σας αποσπάσει από το να κάνετε τη δουλειά σας και να ανταποκριθείτε επαγγελματικά.
