Ας είμαστε πραγματικοί. Το γεγονός ότι το Gmail σάς επιτρέπει να διαιρέσετε τα εισερχόμενά σας σε πέντε υποφακέλους μπορεί να σημαίνει μόνο ένα πράγμα: Τα περισσότερα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία που λαμβάνουμε είναι ολικές αλήθειες. Και όταν στέλνετε μια σημείωση σε έναν συνάδελφό σας, τον προϊστάμενό σας ή έναν διαχειριστή μίσθωσης, είναι πιθανό να προσγειωθείτε κάπου ανάμεσα σε κάτι κρίσιμο και το spam ή το BuzzFeed GIF.
Λοιπόν, πώς μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι το μήνυμά σας γίνεται αντιληπτό και - το πιο σημαντικό - διαβάζεται; Βάλτε τον εαυτό σας στα παπούτσια του παραλήπτη σας και βεβαιωθείτε ότι κάθε email που γράφετε απαντά σε αυτές τις πέντε ερωτήσεις.
1. Γιατί πρέπει να ανοίξω αυτό;
Η γραμμή θέματος σας είναι το αναγνωριστικό καλούντος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας - θα καθορίσει εάν απαντάται ή αγνοείται. Κάντε το συγκεκριμένο και άμεσο, έτσι ώστε ο παραλήπτης σας να γνωρίζει ακριβώς τι να περιμένει από το μήνυμα. Εάν θα χρειαστείτε τον συνάδελφό σας να σας δώσει σχόλια μέχρι την Τρίτη, μην θάβετε μια σημείωση στην τελευταία γραμμή. Τίτλος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας "Απάντηση μέχρι την Τρίτη: σημειώσεις από τη σημερινή συνάντηση" αντί για "Hey" (που είναι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο που ισοδυναμεί με ακρόαση "πρέπει να μιλήσουμε").
Εάν κάνετε αίτηση για μια εργασία, χρησιμοποιήστε λέξεις-κλειδιά όπως το όνομα της θέσης ή την εμπειρία σας για να ξεχωρίσετε. Η γραφή του "Community Manager με 4 χρόνια εμπειρίας" είναι ένας σύντομος και γλυκός τρόπος να προσφέρετε τα διαπιστευτήριά σας μπροστά.
2. Ποιος είσαι;
Εάν γράφετε σε κάποιον για πρώτη φορά - για παράδειγμα, ένας διαχειριστής μίσθωσης ή κάποιος που ακούσατε μιλάει σε μια εκδήλωση αλλά δεν συναντήθηκε - θα θελήσετε να δημιουργήσετε αναφορά όσο το δυνατόν γρηγορότερα. Για παράδειγμα, προτού γράψω ένα κρύο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια εταιρεία σχετικά με ανοικτές θέσεις ελεύθερων επαγγελματιών, έμαθα ότι και ο ίδιος ο ιδρυτής και εγώ συμμετείχαμε στο ίδιο κολέγιο. Έβαλα το "Yale alum" τόσο στο θέμα μου όσο και στην πρώτη φράση του email μου. Πήρα μια απάντηση και προγραμματισμένη μια συνέντευξη μέσα σε 48 ώρες.
Χρησιμοποιήστε το κοινό έδαφος που μπορείτε να βρείτε - σχολεία, αμοιβαία φίλους ή συμφέροντα, επαγγελματικές ενώσεις - για να ενημερώσετε τους παραλήπτες ότι γνωρίζετε ότι αξίζει να συνδεθείτε. Ή αν εργάζεστε σε μια μεγάλη επιχείρηση και επικοινωνείτε με έναν εκτελεστικό τον οποίο συναντήσατε πριν, μια γρήγορη υπενθύμιση του πότε και πού συνδέσατε τελευταία θα σας βοηθήσει να σκοντάψετε τη μνήμη της.
3. Τι χρειάζεστε;
Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο γράφετε στην πρώτη θέση! Τώρα είναι η ώρα για τη μεγάλη εξήγηση, σωστά; Οχι ακόμα. Στόχος να είναι σαφής και επιβλητικός σε μία ή δύο προτάσεις. Στη δουλειά, σκεφτείτε το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο ως μια σύντομη αρχική επαφή που μπορεί να δημιουργήσει μια ζωντανή συνομιλία μέσω τηλεφώνου ή προσωπικά, εάν χρειάζονται περισσότερες εξηγήσεις.
Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για τα κρύα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν ο παραλήπτης δεν αναμένει το μήνυμά σας. Εάν γράφετε για να ζητήσετε μια συνάντηση καφέ, να είστε συγκεκριμένοι, αλλά αφήνετε χώρο για ίντριγκα. Για παράδειγμα, γράψτε "Θα ήθελα πολύ να μοιραστώ αυτό που έμαθα σχετικά με το μάρκετινγκ περιεχομένου καθώς και να μάθω πώς μπορώ να συνεισφέρω στα τρέχοντα έργα σας." Να θυμάστε: Οι πολυάσχολες άνθρωποι δεν θέλουν να "πάρει" τον εγκέφαλο τους "θέλουν για να γίνει πιο έξυπνος ανταλλάσσοντας ιδέες.
4. Τι είναι αυτό για μένα;
Σκεφτείτε το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο ως συναλλαγή: Αυτό που θέλετε από τον παραλήπτη σας θα πρέπει να ωφελήσει την ίδια σας όσο σας ωφελεί. Στη δουλειά, όλοι επιδιώκουμε την έγκριση των συναδέλφων, των διευθυντών και των πελατών μας. Πώς μπορεί αυτό που ζητάτε να βοηθήσει τον παραλήπτη σας να το επιτύχει αυτό; Να είναι σαφής με φράσεις όπως "Μπορώ να είμαι ένα πλεονέκτημα για την ομάδα σας", "αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να παρουσιάσετε τις ιδέες σας πιο ξεκάθαρα", ή ακόμα και "ανατροφοδότηση πελατών δείχνει ότι αναζητούν λύσεις όπως αυτές".
5. Θα το εκτιμήσετε;
Με τόσα πολλά απρόσωπα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που φτάνουν κάθε μέρα στα εισερχόμενά μας, να ξεχωρίζουν τα δικά σας, δείχνοντας μια μικρή ανθρωπότητα. Είτε απευθυνθείτε σε έναν συνάδελφο είτε σε μια ψυχρή επαφή, ζητάτε τον χρόνο του ατόμου να παρακολουθήσει προσεκτικά το μήνυμά σας. Δείξτε ότι εκτιμάτε την προσπάθεια αποχωρώντας με "ευχαριστώ" ή "ειλικρινά" (σοβαρά, "το καλύτερο" είναι υπερβολικά συγκεχυμένο). Μια μικρή εθιμοτυπία θα προχωρήσει πολύ για να πάρει την απάντηση που θέλετε.
Κρατήστε αυτές τις ερωτήσεις σε μια σημείωση Post-it και ελέγξτε τα μηνύματά σας εναντίον τους πριν στείλετε. Όχι μόνο θα κυριαρχήσετε το σκάφος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα είστε ένας καταραμένος καλός επικοινωνίας σε οποιοδήποτε επαγγελματικό περιβάλλον.
