Επομένως, πρέπει να ακυρώσετε μια συνάντηση πελάτη - ίσως επειδή ο φόρτος εργασίας σας είναι πολύ βαρύς για να χειριστείτε μια άλλη συνάντηση, ή γιατί προέκυψε κάτι άλλο. Ή ίσως να τους συναντήσατε αρκετές φορές πριν και έτσι οι αλληλεπιδράσεις σας έχουν γίνει επαναλαμβανόμενες, αν όχι μη παραγωγικές.
Είναι δύσκολο - ειδικά επειδή το κύριο μέρος της δουλειάς σας είναι, καλά, να ασχοληθείς με τους πελάτες, οπότε η ακύρωση από αυτούς δεν σας κάνει ακριβώς να φανείτε υπέροχα.
Το πρώτο πράγμα που πρέπει να εξετάσετε εάν θέλετε ποτέ να επιστρέψετε σε έναν πελάτη είναι η σχέση της εταιρείας σας με αυτούς. Όλοι οι πελάτες είναι σημαντικοί, αλλά μερικοί πελάτες έχουν μεγαλύτερη βαρύτητα από τους άλλους στη λίστα προτεραιότητας. Ρίξτε λοιπόν τον εαυτό σας, πού εμπίπτουν στην ιεραρχία; Συμβάλλουν πολύ στην επιχειρηματική δραστηριότητα της επιχείρησής σας; Αν ναι, πιθανώς δεν υπάρχει μεγάλη δικαιολογία για να μην τα συναντήσετε (εκτός και αν λέτε, τρομερά άρρωστα ή αντιμετωπίζετε έκτακτη ανάγκη). Επίσης, σκεφτείτε τη δικαιολογία σας - απλά μισείτε τις συναντήσεις ή μήπως πρέπει πραγματικά να ανανεώσετε για έναν έγκυρο λόγο;
Σε κάθε περίπτωση, μερικές φορές πρέπει να ελευθερώσετε χρόνο, ώστε να μπορείτε να διαχειριστείτε όλες τις σχέσεις στη λίστα σας. Επομένως, προτείνω τα εξής:
1. Γυρίστε τη συνάντηση σε μια τηλεφωνική κλήση
Θα ήταν πρόθυμοι να φτάσουν στο τηλέφωνο αντί να συναντηθούν αυτοπροσώπως; Αυτό μπορεί να μην σας εξοικονομήσει όλη την ώρα, αλλά σας εξοικονομεί ένα ταξίδι από και προς το γραφείο σας - και εξακολουθεί να δείχνει ότι είστε πρόθυμοι να συνδεθείτε.
2. Γυρίστε τη συνάντηση σε μια συντομότερη συνάντηση
Θέλουν να κάνουν μια συνομιλία 90 λεπτών σχετικά με την απόδοση του λογαριασμού τους, αλλά γνωρίζετε ότι μπορείτε να καλύψετε τα πάντα σε 30 λεπτά. Κρατήστε τη συνομιλία σύντομη (και ενδεχομένως μετακινήστε την στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή στο τηλέφωνο) με αυτό το πρότυπο:
3. Γυρίστε τη συνάντηση σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (για τώρα)
Αν είναι υπερβολικά ευέλικτα και μπορείτε εύκολα να μεταφέρετε τα πάντα γραπτώς, προσπαθήστε να μετατρέψετε σε μια ηλεκτρονική διεύθυνση 10 λεπτών την ώρα της συνάντησης. Φυσικά, καταλάβετε ότι αν είναι σημαντικό ή σοβαρό θέμα για να συζητήσετε, μπορεί να χρειαστεί να χτυπήσετε αργότερα στο τηλέφωνο.
4. Bow out της συνάντησης Ο συνάδελφός σας σας έσυρε
Ας πούμε ότι είστε σχεδιαστής που εργάζεται σε ένα έργο για έναν πελάτη. Δεν είστε η άμεση επαφή - ο συνεργάτης σας, ο διαχειριστής λογαριασμού, είναι. Έτσι, ενώ έχετε προσκληθεί στη συνάντηση, η παρουσία σας δεν είναι υποχρεωτική, εφόσον ο διαχειριστής λογαριασμού μπορεί να μιλήσει εκ μέρους σας.
Αν θέλετε ο συνάδελφός σας να χειριστεί το γήπεδο χωρίς εσάς, είναι σημαντικό να εξοπλίσετε τους με όλα όσα χρειάζονται για να το συζητήσουν και να απαντήσουν στις ερωτήσεις του πελάτη. Αυτό το πρότυπο θα βοηθήσει:
Η πραγματικότητα της συνεργασίας με τους πελάτες είναι ότι πρέπει να αντιμετωπίζετε συναντήσεις. Ωστόσο, είναι πιθανό να θέλουν να καταναλώσουν όλο το ημερολόγιό σας όταν έχετε άλλα πράγματα που πρέπει να κάνετε. Έτσι, αντί να ακυρώσετε τελείως τους (και να διακινδυνεύσετε να βλάψετε τη σχέση σας), προσπαθήστε να περιορίσετε πόσο χρόνο παίρνετε - μπορεί να είναι μόνο προσωρινός, αλλά τουλάχιστον θα σας δώσει λίγο αναπνευστικό χώρο για να κάνετε τα πάντα.
