Οι λιγότερο αγαπημένες μου μέρες στη δουλειά μου είναι αυτό που ονομάζω "purple stacks". Η εταιρεία μου χρησιμοποιεί το Ημερολόγιο Google και το χρώμα για το προσωπικό μου πρόγραμμα είναι μοβ, έτσι στις τρομακτικές αυτές μέρες δεν βλέπω τίποτα, αλλά τα κομμάτια του χρόνου αποκλείονται από τις 9:30 πμ έως τις 6:30 μ.μ. Πάντα με κάνει να αναρωτιέμαι: "Πώς συνέβη αυτό;"
Εκτός από την αίσθηση ότι δεν έχω κανένα περιθώριο να αναπνέω ή να κάνω πραγματική δουλειά εκείνες τις μέρες, φοβάμαι ότι είμαι "αυτός ο τύπος" που πρέπει να ξαφνιάσει από μια συνάντηση νωρίς, τότε ξοδεύω περισσότερο χρόνο αργότερα για να μάθω τι έλειψα ή που δείχνει μέχρι αργά την επόμενη συνάντησή μου, επειδή η προηγούμενη έτρεξε πάρα πολύ. (Δεδομένου ότι έγραψα ότι ποτέ δεν ήμασταν αργά ή απροετοίμαστη για συναντήσεις, οι συνάδελφοί μου με κρατούν υπό έλεγχο!)
"Απασχολησιμότητα" είναι ένα τέχνασμα. Μας κάνει να αισθανόμαστε ότι όσο περισσότερο οι λίστες μας είναι πιο επιτυχείς, τόσο πιο επιτυχημένοι είμαστε. Μας κάνει να νιώθουμε ότι όσο περισσότερο έχουμε στα πιάτα μας, τόσο πιο επιτυχημένοι είμαστε. Αλλά από πότε όταν έχει μια υπερβολική πιάτο δείπνο σας δώσει τίποτα, αλλά κράμπες ή ένα κώμα τροφίμων; Δεν χρειάζεται να είναι αυτός ο τρόπος, και κάνω μια ανοιχτή απόφαση για να την καταπολεμήσω.
Οι συναντήσεις καταλήγουν στα ημερολόγιά μας με δύο τρόπους: επειδή τα δεχόμαστε και επειδή τα δημιουργούμε. Σε αυτά τα σημεία αποφάσεων μπορούμε να κάνουμε τα πράγματα λίγο διαφορετικά για να πάρουμε πίσω τα ημερολόγιά μας και να δώσουμε στον εαυτό μας (και τους συναδέλφους μας) χρόνο για να είμαστε έτοιμοι και παραγωγικοί. Εδώ είναι τρεις τρόποι για να το κάνετε:
1. Μιλήστε επάνω
Πριν αποστείλετε ή δεχτείτε μια πρόσκληση σε σύσκεψη, βεβαιωθείτε ότι καταλαβαίνετε τι πρέπει να ολοκληρώσει και πώς θα πρέπει να προετοιμαστείτε. Εάν δεν το κάνετε, μιλήστε με τον διοργανωτή και ακούστε το εάν υπάρχει συγκεκριμένη ατζέντα. Εάν δεν υπάρχει κανένας, ζητήστε τον / την να δημιουργήσει ένα (ή ακόμα καλύτερα, εθελοντής για βοήθεια). Οι καλύτερες ημερήσιες διατάξεις είναι συγκεκριμένες με τις χρονικές κατανομές για να διασφαλιστεί ότι καλύπτονται όλα τα σχετικά αντικείμενα. Εάν δεν υπάρχει αρκετός χρόνος για να δημιουργήσετε μια ατζέντα, εθελονθείτε να βοηθήσετε τον διοργανωτή να παρακολουθεί το ρολόι.
Εάν διοργανώνετε τη σύσκεψη, χρησιμοποιήστε μια ημερήσια διάταξη για να προγραμματίσετε πόσο χρόνο θα πρέπει να είναι η σύσκεψη. Οι προσκλήσεις ημερολογίου της Google είναι προεπιλεγμένες σε μία ώρα και είναι εύκολο να κάνετε κλικ στο "αποστολή" χωρίς να σκεφτείτε να τις συντομεύσετε, αλλά αυτή η ρύθμιση μπορεί να αλλάξει! Θα εκπλαγείτε πόσο μπορείτε να καλύψετε σε 15, 30 ή 22 λεπτά. Ανάλογα με τη σχέση σας με τον διοργανωτή, εάν βλέπετε ότι μια συνάντηση έχει προγραμματιστεί να είναι μια ώρα και δεν πιστεύετε ότι πρέπει να είναι (γιατί καταλαβαίνετε το σκοπό και τα αναμενόμενα αποτελέσματα), ζητήστε να μειωθεί ο χρόνος.
Τέλος, αν έχετε αποδεχτεί μια πρόσκληση για μια συνάντηση που τελειώνει ταυτόχρονα, μια άλλη συνάντηση έχει προγραμματιστεί να ξεκινήσει (σοβαρά, πώς μπορούμε να πείσουμε τον εαυτό μας ότι μπορούμε να είμαστε δύο μέρη ταυτόχρονα;), δώστε στον διοργανωτή εκ των προτέρων ενημέρωση ότι θα χρειαστεί να φύγετε από τη συνεδρίαση νωρίτερα. Στην ιδανική περίπτωση, αυτό θα ενθαρρύνει τον διοργανωτή να ολοκληρώσει τη συνάντηση μέχρι να αναχωρήσει. Τουλάχιστον, θα αισθανθείτε άνετα να βγαίνετε χωρίς να διακόψετε και ο διοργανωτής δεν θα εκπλαγεί όταν το κάνετε. Για επιπλέον ασφάλεια, προχωρήστε και αφήστε τον διοργανωτή της επόμενης συνάντησης σας να γνωρίζει ότι μπορεί να φτάσετε αργά.
2. Πιάστε το χρόνο σας
Μόλις επιβεβαιωθεί ένας χρόνος συνάντησης και εάν το ημερολόγιό σας έχει χώρο γύρω του, προστατεύστε το! Προσθέστε 15-30 λεπτά πριν και μετά τη συνάντηση που ονομάζεται "Χρόνος μετάβασης". Πριν από τη συνάντηση, χρησιμοποιήστε το χρόνο για να αναθεωρήσετε οποιοδήποτε υλικό, κάντε ένα διάλειμμα στο μπάνιο και φτάσετε στη θέση πριν ξεκινήσει. Μετά τη συνάντηση, είναι μια καλή περίοδος για να αναλογιστείτε το υλικό ενώ είναι ακόμα φρέσκο. Είναι λογικό να περιμένουμε από τους συναδέλφους να σεβαστούν ό, τι υπάρχει στο ημερολόγιό σας. απλά προγραμματίζουν όποτε υπάρχει κοινός ελεύθερος χρόνος. Έτσι, εάν μια συνάντηση αναδιπλώνεται στις 3 μ.μ. και μπλοκάρετε χρόνο για να ανακεφαλαιώσετε αργότερα, πιθανότατα (ελπίζουμε ότι;) δεν θα χτυπήσει στην έναρξη μιας νέας συνάντησης στις 3:15 ή στις 3:30.
3. Αποκλεισμός του χρόνου σας
Αυτός είναι ο ιερός αγαθός της παραγωγικότητας: έχοντας κομμάτια του χρόνου - ακόμη και ημέρες! - χωρίς συναντήσεις. Το BuzzFeed ανακοίνωσε την Τρίτη και την Πέμπτη χωρίς συνάντηση. Μπορείς? Παρόλο που μπορεί να χρειαστεί μια σκόπιμη προσπάθεια μεταξύ των ανώτερων στελεχών της εταιρείας σας για να καθαρίσετε μια ολόκληρη μέρα, αξίζει να ρίξετε μια ματιά στις δικές σας συνήθειες εργασίας για να δείτε πότε θα φτιάξετε την καλύτερη δουλειά σας. Είσαι ένα πρόσωπο το πρωί, ή παίρνετε πραγματικά cranking μετά από 2 μ.μ.; Εξετάστε το πρόγραμμά σας και δείτε πού μπορείτε να μπλοκάρετε δύο έως τέσσερις ώρες μόνο μία φορά την εβδομάδα για να εστιάσετε στη δουλειά ή να κάνετε. Μπορείτε απλά να θέσετε μια τάση στην εταιρεία σας από το έδαφος!
Έτσι, αυτή είναι η δέσμευσή μου να πάρω πίσω το ημερολόγιο! Ποιος είναι μαζί μου?
