Εδώ είναι μια θλιβερή πραγματικότητα: Οι διευθυντές δαπανούν οπουδήποτε από το 35% έως το 50% του χρόνου τους στις συναντήσεις, και όμως τα στελέχη θεωρούν ότι πάνω από τις μισές από αυτές τις συναντήσεις είναι αποτυχίες.
Αυτό δεν είναι συγκλονιστικό. Πολύ συχνά βρισκόμαστε σε μια συνάντηση brainstorming που είναι λίγο υπερβολικά μακρά, ή όχι αρκετά μακρά, ή μπερδεμένη ή απογοητευτική ή εντελώς αντιπαραγωγική.
Υπάρχουν διάφορες λύσεις, βέβαια. Θα μπορούσαμε να ακυρώσουμε. Θα μπορούσαμε να αναπρογραμματίσουμε. Θα μπορούσαμε να μετατρέψουμε τη συνάντηση σε μια αλυσίδα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μια συζήτηση Slack.
Αυτά είναι όλα τα κατάλληλα βήματα σε ορισμένες περιπτώσεις. Αλλά μερικές φορές πρέπει να κάνουμε μια προσπάθεια να καταλάβουμε πού βρίσκονται οι συνεδριάσεις μας σύντομες και ενεργά προσπαθούμε να τις διορθώσουμε. Διότι, τελικά, δεν μπορούμε απλώς να αρνηθούμε να συναντηθούμε με ανθρώπους ποτέ - τίποτα δεν θα μπορούσε να γίνει.
Αν ψάχνετε για τον ένοχο προσπαθήστε να ρωτήσετε τον εαυτό σας αυτές τις ερωτήσεις και εφαρμόστε αυτές τις συμβουλές για να τρέξετε πιο αποτελεσματικές συναντήσεις στην εργασία:
Ερωτήσεις 1-3 Πριν από τη Συνάντηση
Ναι, η συνάντησή σας μπορεί να αποτύχει ακόμα και πριν ξεκινήσει. Εδώ είναι τι θα πρέπει να σκεφτόμαστε μόλις σας στείλετε ότι καλούν.
1. Αισθάνεστε προετοιμασμένοι;
Είναι όλα τα υλικά που έχετε ορίσει; Υπάρχει κάποιο σχέδιο για το πώς θα γίνει η σύσκεψη; Υπάρχει μια αίθουσα συνεδριάσεων διαθέσιμη και κράτηση;
Ο μεγαλύτερος φίλος σας θα είναι μια ατζέντα - δεν μπορείτε να έχετε μια μεγάλη συνάντηση χωρίς ένα.
Το άλλο σημαντικό πράγμα που πρέπει να προετοιμαστείτε είναι ο στόχος σας για τη συνάντηση. Ρωτήστε τον εαυτό σας (και ίσως να το γράψετε): "Τι είναι ένα πράγμα που θέλω να ολοκληρώσω;" Θα μπορούσε να είναι κάτι μικρό, όπως η ενημέρωση της ομάδας σας, ή μεγάλη, σαν να καταλήξουμε σε μια στρατηγική για να αυξήσουμε την εμπλοκή του χρήστη. Βεβαιωθείτε ότι ο καθένας είναι ευθυγραμμισμένος με αυτόν τον στόχο, ώστε να μην προσπαθείτε να καλύψετε ιδέες που αντιτίθενται σε μια σύντομη περίοδο λειτουργίας.
"Πρέπει να έχετε ένα τμήμα σχετικά με το επιθυμητό αποτέλεσμα, το οποίο είναι διαφορετικό από την ημερήσια διάταξη", λέει ο Devanté Lewis-Jackson, Διευθυντής των πωλήσεων στη μέση αγορά στο The Muse. "Μια ατζέντα συζητά τι θα γίνει κατά τη διάρκεια της συνάντησης, αλλά το επιθυμητό αποτέλεσμα δημιουργεί συναίνεση για το τι πρέπει να γίνει πριν τελειώσει η συνάντηση. Αυτό βοηθάει ιδιαίτερα όταν η συνομιλία εκτροχιάζεται γύρω από τα θέματα της ατζέντας. "
2. Άλλοι άνθρωποι αισθάνονται προετοιμασμένοι;
Όχι κάθε συνάντηση που τρέχετε ή παρακολουθείτε θα απαιτήσει από τους ανθρώπους να αναθεωρήσουν, να συμπληρώσουν ή να αποκτήσουν υλικά εκ των προτέρων. Ωστόσο, αν το κάνουν, συνιστώ ιδιαίτερα να εξασφαλίσουμε ότι όλοι έχουν τον κατάλληλο χρόνο και πόρους για να το κάνουν (και πάλι, χρησιμοποιήστε αυτήν την ατζέντα!).
Αλλά πολλές φορές δημιουργούμε συναντήσεις πριν εξετάσουμε το πλαίσιο και τη διαφάνεια. Ως αποτέλεσμα, οι άνθρωποι έρχονται στη συνομιλία σε λάθος headspace. Πάρτε για παράδειγμα κάποιον που είναι νέος και έχει μηδενικό υπόβαθρο στην ιστορία της εταιρείας σας. Ή κάποιος που παρακολουθεί μια συνάντηση σπριντ και δεν έχει εργαστεί ποτέ με μια ομάδα μηχανικών πριν. Είναι πιθανό ότι δεν πρόκειται να πάρει πολύ έξω από τη συνάντηση ή να συνεισφέρουν τυχόν πολύτιμες ιδέες, ή μπορούν να πάρουν τη συζήτηση από την πορεία με τις παρεμβάσεις τους.
Έτσι, πριν μπείτε, ρωτήστε τον εαυτό σας τα εξής:
- Μήπως όλοι γνωρίζουν γιατί έχουμε αυτή τη συνάντηση;
- Μήπως όλοι γνωρίζουν γιατί προσκλήθηκαν συγκεκριμένα σε αυτή τη συνάντηση;
- Είναι όλοι ενημερωμένοι για το τι θα συζητήσουμε σε αυτή τη συνάντηση;
- Γνωρίζει όλοι όλοι σε αυτή τη συνάντηση; Εάν όχι, τι πρέπει να γνωρίζουν;
- Υπάρχει κάποια ένταση μεταξύ των ανθρώπων που μπορεί να εμποδίσουν την πρόοδο σε αυτή τη συνάντηση;
Εάν η απάντηση είναι όχι, μπορείτε είτε να τραβήξετε το άτομο (ή τα άτομα) στην άκρη, είτε να τους τραβήξετε ένα γρήγορο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να τους δώσετε κάποιο υπόβαθρο.
3. Είναι οι άνθρωποι ενθουσιασμένοι;
Προφανώς, κανείς δεν πρόκειται να πηδά πάνω και κάτω στη σκέψη της συνάντησής σας, εκτός αν το κρατάτε σε κουτάβια κατοικίδιων ζώων (στην περίπτωση αυτή πρέπει να ρωτήσω πού χάθηκε η πρόσκλησή μου).
Αλλά η ομάδα σας θα πρέπει να αισθάνεται κάποιο τρόπο γι 'αυτό, και ελπίζουμε ότι περισσότερο προς το θετικό τέλος των συναισθημάτων. Μπορεί να μην είναι ενθουσιασμένοι για να συνομιλήσουν με τα τριμηνιαία κέρδη, αλλά μπορεί να ανακουφιστούν για να λάβουν τελικά κάποια έκθεση σε σημαντικές πληροφορίες ή να έχουν ένα χώρο για να ρωτήσουν τις καυτές ερωτήσεις τους.
Αν αυτοί στενάζουν - και οι στεναγμοί τους δεν έχουν καμία σχέση με τις μισητφόρες συναντήσεις και τα πάντα για να κάνουν με αυτό το συγκεκριμένο είδος συνάντησης - σκάβουμε λίγο βαθύτερα. Είναι πιθανό αυτό να είναι μια επανάληψη μιας προηγούμενης συζήτησης και συνεπώς χάσιμο χρόνου, ή ορισμένα μέλη αισθάνονται απροετοίμαστοι, ή κάποιος αποκλείεται και όλοι έχουν αναστατωθεί γι 'αυτό. Είναι ακόμη πιθανό ότι η ομάδα σας έχει κατακλυστεί και δεν έχει το εύρος ζώνης και την ενέργεια για να καθίσει μέσα σε μια ολονύκτια παρουσίαση. Ανεξάρτητα από το πού προέρχεται η αρνητική ενέργεια, θα πρέπει να το αντιμετωπίσετε πριν μπείτε στο δωμάτιο.
Ερωτήσεις 4-7 Κατά τη διάρκεια της Συνάντησης
Ακριβώς επειδή έχετε προετοιμαστεί σωστά, δεν σημαίνει ότι είστε ξεκάθαροι. Υπάρχουν πολλά πράγματα που πρέπει να γνωρίζετε αυτή τη στιγμή για να εξασφαλίσετε ότι όλα πάνε ομαλά.
4. Παίζετε όλα τα πιο σημαντικά σημεία;
Ήρθατε με μια δουλειά να κάνετε - να απαντήσετε σε μια ερώτηση, να σκεφτείτε μια ιδέα, να περιγράψετε μια νέα διαδικασία, οτιδήποτε. Το σημάδι μιας καλής συνάντησης είναι αυτό που επιτυγχάνει αυτό μέσα στα όρια του χρονικού ορίου.
Για να γίνει αυτό είναι αρκετά απλή. Ακολουθήστε την ατζέντα σας σε ένα Τ (ή τουλάχιστον όσο το δυνατόν πιο στενά). Κάθε 10-15 λεπτά, κάνετε έναν έλεγχο με τον εαυτό σας για να δείτε αν είστε ακόμα στο θέμα. Εάν όχι, καθοδηγήστε την συζήτηση και συμφωνήστε να τοποθετήσετε μια καρφίτσα σε όποια εφαπτόμενη ήταν για αργότερα. Συμφωνείτε να επανεξετάσετε οτιδήποτε χάσατε είτε offline είτε σε άλλη συνάντηση (και αναθέστε την εργασία σε κάποιον στο δωμάτιο). Μην τρέχετε εκτός αν όλοι οι άλλοι μπορούν να συμφωνήσουν να συναντήσουν περισσότερο. Λαμβάνοντας περισσότερο χρόνο από τους ανθρώπους, δυσκολεύεστε να ανταποκριθούν σε άλλες σημαντικές προθεσμίες που ίσως έχετε θέσει για αυτούς.
"Το όλο θέμα μιας συνάντησης είναι να πάρει μια απόφαση για κάτι και τι / ποιος / πώς η ενέργεια εκτελείται", λέει η Heatherlyn Nelson, Διευθυντής Επιχειρήσεων στο The Muse. "Με απλά λόγια, αν δεν μπορείτε να καταλήξετε σε πράγματα που να μπορούν να υποβληθούν σε ενέργεια ή να λάβετε αποφάσεις, μην πραγματοποιήσετε μια συνάντηση".
5. Είναι ο καθένας (ή τουλάχιστον ο καθένας από όλους) που δίνει προσοχή;
Το να πάρεις το 100% του κοινού για να έχεις όλα τα μάτια σου, τα τηλέφωνα κάτω, στην άκρη των καθισμάτων σου είναι πιθανότατα ένα τέντωμα (είμαστε εύκολα αποσπασμένοι από τα ανθρώπινα όντα μετά από όλα), αλλά σχεδόν όλοι πρέπει να σας ακούν σχεδόν όλες τις χρόνος.
Για να κάνετε τους ανθρώπους να ακούν απαιτεί λίγη προσπάθεια από την πλευρά σας. Κρατήστε τα πράγματα σύντομα και γλυκά. Περιγράψτε τα επόμενα βήματα. Χρησιμοποιήστε ευανάγνωστα και κατανοητά γραφικά. Φορέστε τους φορητούς υπολογιστές (αν μπορείτε).
Αυτό είναι μια μεγάλη διαβάθμιση για το γιατί κανείς δεν ακούει στις συναντήσεις σας και πώς να το διορθώσετε.
6. Οι άνθρωποι θέτουν ερωτήσεις και παίρνουν απαντήσεις;
Θα έλεγα ότι είναι σπάνιο να έχουμε μια συνάντηση όπου κανείς δεν ρωτάει ούτε μία ερώτηση. Αν συμβαίνει αυτό, οι άνθρωποι πιθανότατα δεν δίνουν προσοχή και κατά πάσα πιθανότητα θα σας ρωτήσουν έναν τόνο ερωτήσεων μετά την ολοκλήρωση της συνάντησης (και θα χρειαστεί να διαβάσετε # 5).
Αλλά τόσο σημαντικό όσο το να έχει κανείς αφοσιωμένο κοινό, είναι επίσης σημαντικό να αντιμετωπίσουμε πραγματικά τις ανησυχίες τους. Πολύ συχνά λέμε «φτάνω σε αυτό το σημείο αργότερα» ή «υπόσχομαι ότι θα απαντήσω στο τέλος» και ποτέ δεν θα επανέλθω σε αυτό. Βεβαιωθείτε λοιπόν ότι καλύπτετε όλες τις βάσεις σας, ακόμα κι αν αυτό σημαίνει να γράψετε το ερώτημά σας κάτω ή να τους ζητήσετε να το επαναλάβετε στο τέλος της παρουσίασης.
Λάβετε υπόψη ότι ενδέχεται να υπάρχουν και άλλοι λόγοι για τους οποίους οι άνθρωποι δεν υποβάλλουν ερωτήσεις. Ίσως έχετε δημιουργήσει ένα περιβάλλον, ίσως ακούσια, όπου δεν αισθάνονται άνετα να το κάνουν. Ή, ίσως, οι άνθρωποι είναι τόσο απογοητευμένοι από τη συζήτηση ότι δεν είναι σίγουροι πού να ξεκινήσουν ακόμη και να θέτουν ερωτήσεις, οπότε πιθανότατα έχετε χαλάσει δίνοντάς τους ένα πλαίσιο (βλ. # 2 για συμβουλές γι 'αυτό).
7. Υπάρχει ένα σημαντικό πρότυπο ορισμένων ατόμων που μιλούν (ή δεν μιλάνε καθόλου);
Πιθανότατα κάλεσα όλους τους ανθρώπους στο δωμάτιο επειδή ήθελαν τη γνώμη τους ή την εισήγησή τους σε ένα έργο-και τελικά οι ιδέες και οι ενέργειες που θα προκύψουν από τη συνάντησή σας θα είναι ισχυρότερες και πιο ευθυγραμμισμένες αν όλοι συμμετέχουν. Έτσι θέλετε να βεβαιωθείτε ότι όλοι συνεισφέρουν τουλάχιστον μία φορά κατά τη διάρκεια του χρόνου μαζί.
Αυτό ακούγεται υπέροχα στη θεωρία, αλλά δεν είναι πάντα η πραγματικότητα. Μερικοί άνθρωποι είναι πιο δυνατοί και πιο σίγουροι από άλλους, μερικοί άνθρωποι βρίσκονται σε υψηλότερες θέσεις εξουσίας από άλλους, και κάποιοι άνθρωποι δεν αισθάνονται ότι συμπεριλαμβάνονται ή σεβαστοί ως άλλοι στην αίθουσα. Υπόθεση: Η έρευνα δείχνει ότι οι γυναίκες είναι πιο πιθανό να διακόπτονται στις συνομιλίες από τους άντρες.
Προσπαθήστε να είστε ο σωστός ηγέτης της συζήτησης. Τερματίστε τους συναδέλφους. Μην διακόπτετε. Προσέξτε για άτομα που διακόπτονται. Κλήση σε άτομα που δεν έχουν πει πολλά ή που μπορεί να είναι shyer. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για τους απομακρυσμένους ανθρώπους που δεν είναι φυσικά στο δωμάτιο.
Επίσης, θυμηθείτε ότι εμπίπτουν και σε αυτήν την κατηγορία, ακόμη και ως διοργανωτής της συνάντησης! Σε μερικές περιπτώσεις είναι λογικό να είναι το πρόσωπο που μιλάει περισσότερο, αλλά ακόμα και τότε θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι όλες οι φωνές στην αίθουσα ακούγονται και ενισχύονται. (Εδώ είναι μερικές συμβουλές για να σταματήσετε τον εαυτό σας από την περιπλάνηση και να αναγνωρίσετε πότε μιλάτε πάρα πολύ.)
Ερωτήσεις 8-10 Μετά τη Συνάντηση
Σχεδόν εκεί! Εάν θέλετε οι συναντήσεις σας να είναι ομόλογες κάθε φορά, εξετάστε τα παρακάτω.
8. Είναι ο καθένας που λαμβάνει τα σωστά επόμενα βήματα;
Μπορείτε να πείτε πότε μια συνάντηση δεν πήγε καλά όταν όλοι φεύγουν από το δωμάτιο και πηγαίνουν μακριά για να κάνουν πράγματα ακριβώς όπως εσείς δεν θέλησαν να το κάνουν.
Αποφύγετε αυτό κάνοντας άμεση και σαφή τα επόμενα βήματα. Πριν από τη διακοπή, απευθυνθείτε στα εξής:
- Τι πρέπει να γίνει;
- Πώς πρέπει να γίνει;
- Πότε πρέπει να γίνει;
- Ποιος θα είναι υπεύθυνος για να το κάνει;
- Ποιος θα επιβλέπει / παρακολουθεί την επιτυχία του;
9. Επιτεύχθηκε ο μεγαλύτερος σκοπός της συνάντησης;
Οι άνθρωποι φαίνονται πιο παρακινημένοι να κάνουν πράγματα αργότερα; Φαίνονται να εργάζονται πιο αποτελεσματικά; Υπάρχει λιγότερη σύγχυση ή λιγότερες ερωτήσεις που τίθενται; Επιτύχατε τον αρχικό σας στόχο; Οι πιθανότητες είναι, αν η απάντηση είναι ναι, κάνατε εντάξει (και εάν η απάντηση δεν είναι, διαβάστε τις παραπάνω ενότητες για να καταλάβετε πού πήγατε στραβά).
10. Άλλοι άνθρωποι αισθάνονταν επίσης ότι η συνάντηση ήταν παραγωγική;
Ξεχωρίζω αυτή την ερώτηση από τα παραπάνω, διότι αυτό απαιτεί από εσάς να ρωτήσετε τους ανθρώπους πώς αισθάνονταν σχετικά με τη συνάντηση, αντί να υποθέσετε.
Η άμεση ανατροφοδότηση (ιδιαίτερα ως διαχειριστής) είναι σημαντική. Είναι πιθανό ότι αισθανθήκατε ότι η συνάντηση ξεκίνησε χωρίς κανένα πρόβλημα, αλλά όλοι οι άλλοι διαφωνούν - η ακοή που θα σας βοηθήσει να αντιμετωπίσετε γιατί δεν ήταν επιτυχής και πώς μπορείτε να το κάνετε καλύτερα την επόμενη φορά. Σίγουρα, δεν μπορείτε να ζητήσετε από όλους όσους γνωρίσετε το πώς πήγε, αλλά το κάνετε ανά πάσα στιγμή θα διασφαλίσετε ότι είστε στο σωστό δρόμο.
Κανείς δεν αγαπά τις συναντήσεις, οπότε γιατί να τους προκαλέσει βρωμιά; Αντιμετωπίστε αυτές τις ερωτήσεις επικεντρωμένες και είναι πολύ λιγότερο πιθανό να κάνετε τις συνεδριάσεις σας αποτυχημένες.
