Η κυβέρνηση είναι διαβόητη για τη στασιμότητα. Όταν λέγονται λόγια όπως η λέξη "αιχμή", συνήθως αναφέρονται στον ιδιωτικό τομέα (ή σε μια πρώιμη δεκαετία του '90). Σε μια βιομηχανία όπως αυτή, συχνά πρέπει να παίξετε το catch-up για να μπορέσετε να καινοτομήσετε. (Έζησα αυτό το πρώτο μάθημα όταν δούλευα για να βοηθήσω τα τμήματα της Νέας Υόρκης να αρχίσουν να λαμβάνουν ηλεκτρονικές πληρωμές - και στην εποχή του Αμαζονίου.)
Αλλά αν έχετε επιλέξει μια σταδιοδρομία στην κυβέρνηση - ή σε οποιαδήποτε άλλη βραδεία-μεταβαλλόμενη βιομηχανία - οι πιθανότητες είναι ότι είστε εκεί στο όνομα της προόδου. Εργάζοντας σε κυβερνητικές επιχειρήσεις, η δουλειά μου ήταν να αντικαταστήσω τις απαρχαιωμένες, αναποτελεσματικές διαδικασίες με αυτές που λειτουργούσαν καλύτερα, γρηγορότερα και φθηνότερα. Μερικές φορές κατάφερα, και μερικές φορές αποτύχασα, χωρίς αμφιβολία. Αλλά η αποτυχία δεν είναι τίποτα αν δεν είναι ένας αποτελεσματικός δάσκαλος. Εδώ είναι μερικά από τα μαθήματα που έμαθα για την επιδίωξη μιας πιο αποτελεσματικής κυβέρνησης που θα μπορούσε να βοηθήσει οποιονδήποτε προσπαθεί να επηρεάσει την αλλαγή ενόψει της μεγάλης γραφειοκρατίας.
1. Επιδιώξτε καλύτερες πρακτικές, όχι βέλτιστες πρακτικές
Ομιλία της διοίκησης έχει διεισδύσει ακόμη και στις τάξεις της κυβέρνησης: "Ας αξιοποιήσουμε μια συνεργιστική προσέγγιση για να καινοτομήσουμε προς μια δυνατή λύση!"
Ίσως το αγαπημένο μεταξύ μιας μακράς λίστας αυτών των κουρασμένων εκφράσεων είναι η ιδέα των βέλτιστων πρακτικών, μια φράση που παίρνει ρίχνει γύρω σαν ένας καουμπόι στο rodeo. Ως διευθυντής έργου στην κυβέρνηση της Νέας Υόρκης, μέρος της δουλειάς μου ήταν να διερευνήσω πώς άλλες κυβερνήσεις και ιδιωτικές εταιρείες διαχειρίζονταν κάποια πτυχή των λειτουργιών τους και να καθορίσουν αν θα έχουμε κάτι να κερδίσουμε αντιγράφοντας τις επιτυχίες τους. Διαβιβάσαμε φόρουμ και συντάξαμε τις παρουσιάσεις του PowerPoint εν αφθονία, όλοι στο όνομα του εντοπισμού μιας πρακτικής, καλώντας το καλύτερο και υποσχόμενος να το υιοθετήσουμε για τον εαυτό μας.
Αλλά, όπως συνειδητοποίησα, η ιδέα ότι κάτι είναι το καλύτερο υπονοεί ότι δεν μπορεί να ολοκληρωθεί. Προτείνει ότι έχετε αναζητήσει εξαντλητικά. Υποθέτει ότι η εφαρμογή μιας αρχής σε ένα περιβάλλον θα λειτουργήσει εξίσου καλά σε μια άλλη. Η έννοια των βέλτιστων πρακτικών είναι στο σωστό δρόμο, αλλά εάν θέλετε πραγματικά να επηρεάσετε την αλλαγή, θα πρέπει να προσαρμόσετε τον στόχο σας στις καλύτερες πρακτικές. Δεν είναι μόνο σημασιολογία. είναι μια πλήρης αναμόρφωση του στόχου.
Οι καλύτερες πρακτικές σημαίνουν ότι μόλις εντοπιστεί ή εφαρμοστεί η βέλτιστη πρακτική, η δουλειά σας απέχει πολύ από το να γίνει. Οι καλύτερες πρακτικές λαμβάνουν υπόψη ότι για να παραμείνετε στην κορυφή του παιχνιδιού σας - είτε αυτό το παιχνίδι είναι συντήρηση πάρκου, μείωση του εγκλήματος, ή κάτι λίγο πιο ιδιωτικό τομέα - οι πρακτικές σας δεν πρέπει ποτέ να σταματούν να εξελίσσονται.
2. Κοιτάξτε πέρα από τα δεδομένα
Ο πρώην δήμαρχος της Νέας Υόρκης Μάικλ Μπλούμπεργκ κάποτε έστειλε tweeted: "Στο Θεό εμπιστευόμαστε. Όλοι οι άλλοι φέρνουν δεδομένα. "Ζούμε στην εποχή λήψης αποφάσεων που βασίζονται σε δεδομένα. Και αυτό είναι σε μεγάλο βαθμό μια θετική εξέλιξη - οτιδήποτε δεν υποστηρίζεται από αριθμούς είναι απλώς μια γνώμη, μια θεωρία που περιμένει να αποδειχθεί. Το πρόβλημα είναι ότι συχνά αντιμετωπίζουμε δεδομένα ως γεγονότα και αριθμούς, όπως ο George Washington, ως ανίκανοι να ψεύδονται.
Αυτό απέχει πολύ από την αλήθεια. Πρώτα απ 'όλα, οι ίδιοι αριθμοί μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να πούμε διαφορετικές - αντίθετες - ιστορίες. Πώς υποστήριξαν όσοι υποστήριζαν την απαγόρευση της πώλησης αναψυκτικών άνω των 16 ουγκιών; Αριθμοί. Και πώς έκαναν οι αντίπαλοί τους τη δική τους; Χρησιμοποιώντας τους ίδιους αριθμούς σε διαφορετικό πλαίσιο. Όπως σημείωσε κάποτε ο Mark Twain, "Τα γεγονότα είναι επίμονα, αλλά τα στατιστικά στοιχεία είναι πιο εύκαμπτα". Επιπλέον, δεν είναι κάθε κανονικός υπάλληλος της κυβέρνησης να συλλέγει δεδομένα, είναι ένα κανονικό Nate Silver. Οι αδυναμίες στη συλλογή και την ανάλυση δεδομένων συχνά μας οδηγούν να παρερμηνεύσουμε ποιοι αριθμοί ίσως προσπαθούν να μας πουν.
Το μάθημα: Ναι, οι αποφάσεις θα πρέπει να καθοδηγούνται από τα δεδομένα, αλλά η εστίαση αποκλειστικά σε αυτό θα συγκαλύπτει ένα μέρος της εικόνας και είναι σημαντικό να συμπληρώσουμε τους ψυχρούς, σκληρούς αριθμούς με την ποιοτική έρευνα. Εάν, για παράδειγμα, θέλετε να μάθετε πώς οι μικρές επιχειρήσεις θα επηρεαστούν από έναν νέο κανονισμό, ρωτήστε τους. Με εργαλεία όπως το SurveyMonkey, αυτό το είδος έρευνας μπορεί να γίνει χρησιμοποιώντας περιορισμένους πόρους. Προσφέρει την απόχρωση ότι τα δεδομένα δεν μπορούν, και υποδεικνύει σε αποχρώσεις του γκρι μεταξύ του μαύρου και του λευκού.
3. Το buy-in είναι κλειδί
Έχετε μια ιδέα, ορίζετε ένα σχέδιο εφαρμογής και αναπτύσσετε έναν προϋπολογισμό. Αυτό είναι το εύκολο κομμάτι. Τώρα πρέπει να πείσετε τις δυνάμεις - που είναι να προάγετε την αλλαγή. Μπορεί να καλέσετε αυτή την εκτελεστική χορηγία, αλλά αυτό που πραγματικά σημαίνει είναι να διασφαλίσετε ότι οι άνθρωποι με την εξουσία να επιβάλουν την αλλαγή είναι πλήρως ενταγμένοι. Ο καλύτερος τρόπος για να αποκτήσετε αυτό το είδος εξαγοράς είναι να παρουσιάσετε σημαντικά προβαλλόμενα αποτελέσματα: να εξοικονομηθούν δολάρια, να εξαλειφθεί χαρτί, να φθάσουν οι πελάτες με τη νέα πρωτοβουλία. Μπορεί να έχετε καταλήξει στην Porsche ιδεών, αλλά ακόμη και μια Porsche χρειάζεται αέριο για να μετακινήσετε μια ίντσα.
Αλλά το buy-in από την κορυφή προς τα κάτω δεν είναι το μόνο είδος που θα ανοίξει το δρόμο για ουσιαστική αλλαγή. Σκέψου για όλους τους ανθρώπους που μπορεί να αγγίξει αυτή η αλλαγή και προσπαθήστε να αποφύγετε να τις τυφλώνετε με αυτό. Ας υποθέσουμε ότι εφαρμόζετε νέα τεχνολογία για να επισπεύσετε τη διαδικασία με την οποία τα μέλη των γραφείων συμπληρώνουν την καθημερινή τήρηση αρχείων. Απευθυνθείτε στο προσωπικό αυτό από την αρχή, αντλήστε τις απογοητεύσεις και τις ιδέες τους και ενσωματώστε τις σε ένα εύλογο σημείο στο τελικό προϊόν. Μια ομάδα ανθρώπων που έχουν ακούσει και συμπεριληφθεί στη διαδικασία αλλαγής, αντί να τους επιβάλει, είναι πολύ πιο πιθανό να πάρουν την αλλαγή στο βήμα (και μάλιστα και να την υποδεχτούν).
4. Επιδιώξτε τις αλλαγές που εξυπηρετούν τα περισσότερα, αλλά όχι όλα
Εδώ είναι το μέρος όπου παίρνω πίσω μερικά από όσα είπα παραπάνω. Παρόλο που είναι σημαντικό να συγκεντρωθεί η ανατροφοδότηση από διάφορους ενδιαφερόμενους, καθώς διαμορφώνετε την αλλαγή που ελπίζετε να εφαρμόσετε, προσπαθώντας να ευχαριστήσω όλους μπορεί να είναι μια συνταγή για τον αργό και οδυνηρό θάνατο μιας κατά τα άλλα σταθερής ιδέας. Η υπερβολική προσαρμογή ήταν μια ιδιαίτερα συχνή παύση των τεχνολογικών έργων στα οποία εργάστηκα ως διευθυντής έργου. Με μόνο τις καλύτερες προθέσεις για την ανάπτυξη του καλύτερου δυνατού προϊόντος, η ομάδα συχνά έπεσε σε απαιτήσεις που θα χρειαστούν μια ολόκληρη εβδομάδα για να χτιστούν, αλλά θα εξυπηρετούν μόνο τις ανάγκες του 2% των χρηστών.
Μερικές φορές πρέπει να τραβήξετε έξω το μαγικό κόκκινο στυλό και να απλοποιήσετε. Σκεφτείτε το κοινό που υπηρετείτε και τις κορυφαίες προτεραιότητες που θέλετε να ολοκληρώσετε. Οτιδήποτε σας χτυπά ως πολυτέλεια, ή ως το αίτημα μιας μικρής ομάδας ιδιαίτερα δυνατών ανθρώπων, θα πρέπει να ληφθεί υπόψη για το τεμαχισμό. Θα σας εξοικονομήσει χρόνο και χρήμα. Και τελικά, είναι καλύτερο να ευχαριστήσετε την πλειοψηφία παρέχοντας αποτελέσματα γρήγορα και αποτελεσματικά από το να απογοητεύσετε όλους επειδή έχετε πνιγεί στις λεπτομέρειες.
5. Να είστε ασθενής
Τέλος, θυμηθείτε ότι η αλλαγή στην κυβέρνηση ή σε οποιαδήποτε άλλη γραφειοκρατική βιομηχανία είναι δυνατή, αλλά είναι αργή. Μερικές φορές πρέπει να περιμένετε να αλλάξουν κατεύθυνση οι πολιτικοί άνεμοι. Μερικές φορές πρόκειται για τη νομοθετική διαδικασία ή για μια σύμβαση που παραμένει κολλημένη στο γραφείο προμηθειών.
Μία από τις πιο ευχάριστες αλλαγές που πήρα να πάρω ένα χέρι ήταν ότι το online πληρωμές σχέδιο, φέρνοντας τα τμήματα της Νέας Υόρκης από την εποχή των παγετώνων των χαρτιών επιταγές και βιβλία βιβλία και στη νέα χιλιετία με τα ηλεκτρονικά συστήματα πληρωμών και λογιστικής. Δεν είναι σέξι, αλλά σώζει την πόλη εκατομμύρια δολάρια. Και χρειάστηκαν τέσσερα ολόκληρα χρόνια από τότε που το ενημερωτικό έγγραφο έπεσε πάνω από το γραφείο μου μέχρι να ξεκινήσει ένα πλήρες πρόγραμμα.
Αν είστε όλοι για γρήγορες διορθώσεις, θα είστε σκληρά πιεσμένοι για να τις βρείτε οπουδήποτε στο τοπίο μιας κυβέρνησης (ή άλλως γραφειοκρατικού γραφείου). Αλλά πιστέψτε με: Η μεγάλη αλλαγή αξίζει την αναμονή. Στην πραγματικότητα, είναι πιθανώς γιατί να κάνουμε την εργασία στην πρώτη θέση.
