Εάν θα ζητούσατε από τους καριερίστες τι σκέφτονται για τα εισερχόμενά τους, οι περισσότεροι θα έλεγαν ότι πρόκειται για μια μαύρη τρύπα που απορροφά την ψυχή των μηνυμάτων παρακολούθησης, ενοχλητικές αλληλογραφίες προσωπικού και ενημερωτικά δελτία ή δελτία τύπου μέχρι το wazoo. Και αν ζητούσατε επίσης από τους ανθρώπους αυτούς να βλέπουν τον εαυτό τους όλο το φάκελο των εισερχομένων τους κάθε μέρα, οι περισσότεροι θα κολακεύουν την ιδέα ενός τόσο αδύνατου κατόχου.
Αυτή την περασμένη εβδομάδα, όμως, αποφάσισα να αναλάβω μια πρόκληση που θα έκανε τους περισσότερους επαγγελματίες να χτυπήσουν: Έκανα σύμφωνο για να φτάσω στο inbox μηδέν κάθε βράδυ πριν κοιμηθώ.
Έτσι, το έκανα; Η απάντηση είναι ναι. Ήταν εύκολο; Δεν υπάρχει περίπτωση.
Ενώ δεν νομίζω ότι θα μπορώ ποτέ να πάω κάτω από τα εισερχόμενα μηνύματα κάθε μέρα της ζωής μου, έμαθα κάποια σημαντικά μαθήματα κατά μήκος του τρόπου που θα με βοηθήσει να διαχειριστώ καλύτερα τα inbox μου προχωρώντας προς τα εμπρός.
Το μεγαλύτερο; Κανένα από τα πράγματα που με βοήθησε περισσότερο δεν ήταν πρωτοποριακό. Ήταν οι στρατηγικές που ακούω ξανά και ξανά από τους ειδικούς της παραγωγικότητας και τους moguls των ηλεκτρονικών μηνυμάτων - ήταν απλώς ένα θέμα της πραγματικής εφαρμογής τους και της παρακολούθησης.
Σε αυτή τη σημείωση, επιτρέψτε μου να μοιραστώ μερικά πράγματα που πραγματικά πρέπει να κάνετε για να κάνετε τα εισερχόμενά σας λιγότερο φρικτό.
1. Βάλτε την "Απάντηση Email" στο Πρόγραμμά σας
Έχω γράψει γι 'αυτό πριν, αλλά ένα από τα πράγματα που βρήκα πιο αποτελεσματικό όταν προσπαθώ να φτάσω στο inbox μηδέν κάθε βράδυ δεν έλεγχε τα εισερχόμενά μου συνεχώς. Αντ 'αυτού, θα μπλοκάρει κάθε μέρα το χρόνο για να αφιερώσω στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο: για μένα, για 30-60 λεπτά το πρωί, για μεσημεριανό γεύμα, και αργά το απόγευμα ήταν αρκετός χρόνος για να βγάλω τα πράγματα μακριά.
Φαίνεται αντιφατικό (ήμουν σκεπτικός με βεβαιότητα), αλλά εστιάζοντας σε αυτό το έργο και τίποτα άλλο, ήμουν σε θέση να περάσω από τα εισερχόμενά μου πολύ πιο γρήγορα από ό, τι συνήθως. Έχοντας το χρονοδιάγραμμα επίσης με ενθάρρυνε να εξουσιοδοτώ μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με ταχύτερο ρυθμό, αντί να τρελαίνομαι σε ένα που δεν αισθάνθηκα να απαντώ ή να αποσπούν την προσοχή από ένα ασήμαντο μήνυμα και όχι μόνο να το διαγράψω.
Επιπλέον, η απάντηση των ηλεκτρονικών μηνυμάτων μου σε συγκεκριμένα κομμάτια του χρόνου έμοιαζε να μοιάζει λιγότερο με μια ατέρμονη δουλειά και μάλλον σαν ένα άλλο πράγμα στη λίστα μου εργασιών, η οποία ήταν πολύ πιο εύκολη να περάσω. Πριν από αυτή την εβδομάδα, δεν συνειδητοποίησα ότι τα εισερχόμενά μου ήταν πάντα στο πίσω μέρος του μυαλού μου, και βρισκόμουν σε μια διαρκή κατάσταση φόβου έλεγχο του λογαριασμού μου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όλη την ημέρα. Επειδή έγινε μέρος του χρονοδιαγράμματος μου όπως και όλα τα άλλα, δεν αμφισβήτησα πότε έπρεπε να στείλω το επόμενο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μου. Απλώς έκανα χρόνο για αυτό.
Ήταν επίσης πολύ ωραίο να "υπογράψετε" στο τέλος μιας συνόδου και να μην ανησυχείτε για το τι συνέβαινε στον κόσμο του κυβερνοχώρου.
2. Απαντήστε στα περισσότερα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία αμέσως
Προσωπικά, περίπου το 65-70% των ηλεκτρονικών μηνυμάτων στα εισερχόμενά μου απαιτούν γρήγορες απαντήσεις που μου παίρνουν λιγότερο από ένα λεπτό ή δύο για να γράψω. Πολύ συχνά, έχω μια κακή συνήθεια να τα αφήσω στα εισερχόμενά μου και να πω: "Ε, αυτά είναι εύκολα. Θα φτάσω σε αυτά αργότερα. »Αλλά, όπως συνειδητοποίησα, μου έριξε περισσότερο χρόνο και ενέργεια για να τα διαβάσω, να τα επεξεργάσω αρκετά ώστε να αποφασίσουν ότι ήταν αρκετά εύκολο να αναβληθούν αργότερα και στη συνέχεια να επιστρέψουν αργότερα και να επεξεργαστούν να απαντήσουν ξανά.
Πραγματικά αναγκάζοντας τον εαυτό μου να απαντήσω σε εκείνες τις αντιστοιχίες αμέσως και εκεί κατά τη διάρκεια του πολύτιμου "ηλεκτρονικού μου" χρόνου απάντησής μου, ήμουν σε θέση να βγάλω περισσότερα πράγματα από τα εισερχόμενά μου και από το μυαλό μου - και να προχωρήσω πιο κοντά σε αυτό το αόριστο inbox μηδέν.
3. Τοποθετήστε άλλα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε στρατηγικούς καιρούς
Τέλος, εγκατέστησα την εφαρμογή Boomerang στο Gmail την περασμένη εβδομάδα μετά από έναν πολύ απασχολημένο φίλο μου που συνέχισε να τον επιμένω ("Είναι ένας lifesaver!" Είπε συνεχώς). Και πρέπει να παραδεχτώ: Έχει δίκιο.
Πολύ απλά, το Boomerang σάς επιτρέπει να επανακαθορίσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που εμφανίζονται στα εισερχόμενά σας. Ενώ μπορεί να ακούγεται σαν εξαπάτηση για να προγραμματίσετε τα πάντα για αργότερα ("Πήρα στην ηλεκτρονική θυρίδα απόψε από προγραμματισμό 45 μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να εμφανιστούν στο inbox μου αύριο το πρωί!"), Το θέμα είναι να είναι στρατηγικό με το πώς το χρησιμοποιείτε.
Για παράδειγμα, ως συνιδρυτής μιας δημοφιλούς ιστοσελίδας εισδοχής κολλεγίων, οι υψηλόβαθμοι στελέχη του σχολείου μου στέλνουν συνεχώς σχέδια για να επεξεργαστούν το σχολείο, κάτι που μου αρέσει να κάνω. Ωστόσο, δεν είναι διασκεδαστικό να έχουμε το σχέδιο που κάθεται στα εισερχόμενά μου για μέρες κάθε φορά και δεν έχω χρόνο να τα επεξεργαστώ το δεύτερο που εμφανίζονται. Αντ 'αυτού, χρησιμοποίησα το Boomerang για να προγραμματίσω την επιστροφή τους όταν είχα περισσότερο χρόνο να τα επεξεργαστώ (στην περίπτωσή μου, αυτό είναι τα απογεύματα της Παρασκευής).
Να είναι σε θέση να προγραμματίσει ό, τι ήρθε στα εισερχόμενά μου, όταν έκανε μια τεράστια διαφορά στην παραγωγικότητα μου και πόσα μπορώ να γίνω.
Για άλλη μια φορά, το genius inbox Alex Cavoulacos έγραψε εδώ για ένα σύστημα για στρατηγικά διαχείριση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που απαιτούν διαφορετικά επίπεδα προσπάθειας χρησιμοποιώντας ετικέτες και φακέλους. Μιλώντας εκ των οποίων:
4. Χρησιμοποιήστε ετικέτες ή φακέλους
Σημειώστε τα λόγια μου: Μη χρησιμοποιείτε τα εισερχόμενά σας ως κάποιο είδος χώρου υγειονομικής ταφής για να απορρίψετε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. χρησιμοποιήστε ετικέτες, καρτέλες ή φακέλους (ό, τι καλεί ο πάροχος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους) για να οργανώσετε και να αρχειοθετήσετε σωστά όλα όσα λαμβάνετε.
Έχω πάνω από 30 διαφορετικές ετικέτες στο λογαριασμό μου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ενώ αυτό μπορεί να ακούγεται ιδεώδες ή συγκεκριμένο, με βοηθά να ανακτήσω γρήγορα τα μηνύματα που χρειάζομαι και να αρχειοθετώ τα πράγματα μόλις τελειώσω μαζί τους, καθιστώντας τα εισερχόμενά μου να φαίνονται πολύ λιγότερο τρομακτικά.
Για παράδειγμα, αυτή τη στιγμή έχω δύο προηγούμενες και επόμενες αντιστοιχίες που συμβαίνουν με μερικούς από τους υπαλλήλους μου από το The Prospect . Αντί να αφήνω συνεχώς τα τρέχοντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα εισερχόμενά μου, τα έβαλα κάτω από τους αντίστοιχους φακέλους που σχετίζονται με το Prospect, έτσι ώστε να εμφανίζονται μόνο αν υπάρχει ένα νέο μήνυμα. Αυτό φυσικά καθαρίζει τα εισερχόμενά μου από τα πράγματα που έχω ήδη ασχοληθεί, γεγονός που καθιστά άλλα πράγματα από τη σειρά τους αισθάνονται πολύ πιο διαχειρίσιμο.
5. Κατάργηση εγγραφής από τις λίστες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Αυτή η συμβουλή είναι αρκετά αυτονόητη: Ξεφορτωθείτε όλο το χνούδι. Πηγαίνετε κατευθείαν στο εικονίδιο του κάδου απορριμμάτων στα εισερχόμενά σας όταν φτάσουν ορισμένα ενημερωτικά δελτία; Απλά καταργήστε την εγγραφή. Και μην τραβήξτε ακόμη και το "Αλλά θα μπορούσα να διαβάσετε αυτό αργότερα!" Δικαιολογία. Ο βασικός μου κανόνας είναι ότι εάν διαγράψω ένα ενημερωτικό δελτίο τρεις φορές στη σειρά, θα αποσυνδεθώ επί τόπου.
Έχω προσωπικά διαβάσει πολλά ενημερωτικά δελτία για διάφορες συναυλίες, έτσι ώστε να περάσω από το slog, χρησιμοποίησα το Boomerang για να βρω πιο βολικούς χρόνους για τα ενημερωτικά δελτία που μου άρεσε να εμφανίζονται στα εισερχόμενά μου, και εγώ ανέκαμψα από οτιδήποτε άλλο.
Με τον εαυτό μου μακριά από αυτές τις λίστες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ήμουν ουσιαστικά κρατά τον εαυτό μου από τη λήψη αρκετές δεκάδες περισσότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε μέρα. Πριν, ένιωσα ότι πέρασα το μισό του χρόνου των εισερχομένων μου απλά διαγράφοντας ενημερωτικά δελτία και άλλες μαζικές λίστες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τις οποίες δεν χρειάζεται πλέον να ανησυχώ. Αισθάνομαι ότι τα εισερχόμενά μου αφορούν προσωπικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που απευθύνονται ειδικά σε εμένα και τα ενημερωτικά δελτία που διατηρώ είναι πράγματα που ανυπομονώ να διαβάσω.
Κοιτάζοντας πίσω το πείραμά μου, αξίζει τον κόπο να προσπαθήσουμε να φτάσουμε στα inbox μηδέν κάθε μέρα;
Νομίζω ότι η σύντομη απάντηση είναι όχι, δεν πρέπει να μετακινήσετε τον ουρανό και τη Γη για να δείτε αυτό το ωραίο "No new mail!" Banner στο Gmail κάθε βράδυ πριν από το κρεβάτι. Ωστόσο, αυτό το πείραμα απέδειξε ότι δεν χρειάστηκα να έχω ανά πάσα στιγμή δεκάδες (αν όχι εκατοντάδες) μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που να στέκονται στα εισερχόμενά μου. υπήρχαν τρόποι για να μειώσετε τα μηνύματα και συνεπώς να μειώσετε τα επίπεδα στρες που προκαλούνται από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Γνωρίζω τώρα ότι η απάντηση στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν πρέπει να είναι μια διαρκή μικροσκοπική δουλειά - είναι μόνο μια άλλη εγκοπή στην καθημερινή λίστα των καθηκόντων μου, η οποία με τη σειρά της με κάνει να νιώθω λιγότερο ανήσυχος γι 'αυτό.
Αλλάζοντας τις συνήθειες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μου, έκανα όλη τη διαδικασία λήψης και αποστολής μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πολύ ευκολότερο για τον εαυτό μου - και έχω αποθηκεύσει τσούλες του χρόνου που το κάνουν. Τώρα που δεν αγαπά αυτό;
