Ο Leslie, ο εκτελεστικός διευθυντής ενός μη κερδοσκοπικού οργανισμού, ήθελε να ξανακάνει το φυλλάδιο για το πρόγραμμα του οργανισμού, βοηθώντας τον νεαρό να παραμείνει στο σχολείο και έβαλε την υπεύθυνη διευθυντή γραφείου Emma.
Η Emma πέρασε ώρες ενημερώνοντας εικόνες, χρώματα και γραμματοσειρές. Ήταν υπερήφανος για την πιο τολμηρή, φωτεινότερη επανεφεύρεση της, που ήταν ενθουσιασμένη να το δείξει στο αφεντικό της.
Όταν το έκανε, ωστόσο, υπήρξε σαφές πρόβλημα. "Ω, " Leslie παρατήρησε το νέο φυλλάδιο, "Φαίνεται μεγάλη. Αλλά γιατί το αντίγραφο παραμένει το ίδιο; "
Με έκπληξη, η Emma δεν μπορούσε να πιστέψει στα αυτιά της. Ποτέ δεν σκέφτηκε να αναθεωρήσει το αντίγραφο. Και η Leslie δεν την πρότεινε ποτέ. Πώς θα μπορούσαν δύο άνθρωποι να μιλούν για ένα απλό πράγμα έχουν τόσο διαφορετικές ερμηνείες;
Η Leslie και η Emma γνώρισαν το κλασικό ζήτημα που αποθάρρυνε ο George Bernard Shaw, "Το μοναδικό μεγαλύτερο πρόβλημα στην επικοινωνία είναι η ψευδαίσθηση ότι έχει γίνει".
Θα υπάρξουν άνθρωποι στον εργασιακό χώρο που, όπως και ο Leslie, δεν είναι πολύ καλοί για να πάρουν τις ιδέες τους σε σας. Και όταν δεν το κάνουν, μπορεί να δημιουργήσει εμπόδια. Μπορεί να σας στείλει να στρέψετε σε ένα κενό άσχημα επικοινωνίας. Ο χρόνος που χάνεται, ο φόβος για επανεξέταση και ο πλήρης σφάλμαστος μπορεί να αυξηθεί όταν ο συνάδελφός σας, ή ο προϊστάμενος, δεν επικοινωνεί αυτό που θέλει αποτελεσματικά ή αποτελεσματικά.
Μπορείτε να επιθυμήσετε όλη την ημέρα για αυτούς τους ανθρώπους να επικοινωνούν με μεγαλύτερη σαφήνεια. Αλλά αυτό πιθανότατα δεν πρέπει να είναι η στρατηγική σας. Αντί να επιθυμείτε, δοκιμάστε τις ακόλουθες τρεις τεχνικές για να αποκτήσετε σαφέστερη, πιο αποτελεσματική επικοινωνία από άλλους.
1. Όταν παίρνετε μια εκχώρηση
Η Emma σκέφτηκε ότι άκουγε τι ήθελε το αφεντικό της. Μετά από όλα, στέκονταν στο ίδιο δωμάτιο μιλούσαν ο ένας στον άλλο. Αλλά στην πραγματικότητα, οι οδηγίες του Leslie για "επανασχεδιασμό του φυλλαδίου" ήταν ασαφείς και ελλιπείς.
Μια σπουδαία στρατηγική για να είναι πιο συνοπτικοί και συγκεκριμένοι οι άλλοι είναι να θέτουν ερωτήματα που παρέχουν σαφήνεια.
Ας δούμε πώς θα ακουγόταν από την Emma: "Leslie, όταν λέτε" επανασχεδιάζετε το φυλλάδιο "μπορείτε να πείτε περισσότερα για μένα τι εννοείτε με αυτό και ποιες είναι οι προσδοκίες σας;"
Η Emma θα βρεθεί αρκετά γρήγορα ότι αυτή και το αφεντικό της είχαν μοναδικές ιδέες για το τελικό προϊόν. Στη συνέχεια, θα μπορούσε να προχωρήσει περαιτέρω με περισσότερες ερωτήσεις, ζητώντας τα πάντα, από το γραφικό και το χρωματικό σχέδιο έως την προθεσμία για ένα πρώτο σχέδιο.
Οι ερωτήσεις είναι το μυστικό σας όπλο στο χώρο εργασίας. Σε περίπτωση αμφιβολίας, ζητήστε από τους άλλους να διευκρινίσουν τις προσδοκίες τους. Ζητήστε μέχρι να είστε βέβαιοι ότι καταλαβαίνετε. Θα εκπλαγείτε με το πώς εξομαλύνει τα περισσότερα.
2. Όταν βρίσκεστε σε μια συνάντηση
Έχετε πάει ποτέ σε μια συνάντηση που έδωσε στις συναντήσεις ένα κακό όνομα; Έχω δει διευθυντικά στελέχη τα οποία μετακινούνται φαινομενικά χωρίς σαφή σκοπό ή επιθυμητό αποτέλεσμα. Εκτός αυτού, ο ηγέτης ακούγεται σαν να επεξεργάζεται τις σκέψεις του φωναχτά, περισσότερο από ό, τι διευκολύνει μια ομαδική συζήτηση. Κανείς δεν είναι σίγουρος τι να πάρει σοβαρά ως ιδέα και τι να αγνοήσει. Και όλοι σκέφτονται για το σωρό των εργασιών στα γραφεία τους. Μετά από λίγο, η ομάδα ξεχνάει ποιο ήταν το σημείο που μιλούσε ακόμη και πνευματικά εγκατέλειψε τις εγκαταστάσεις, παραιτήθηκε από τον έλεγχο του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα τηλέφωνά τους.
Όντας στο παχύ μιας συνάντησης αποτυχία μπορεί να είναι ένα δύσκολο μέρος για να ζητήσει από ένα αφεντικό ή συνάδελφο να είναι πιο αποτελεσματική στην ομιλία του. Αλλά μπορείτε, και δεν χρειάζεται να είστε εννοιοί γι 'αυτό. Απλά διακόψτε όταν υπάρχει μια παύση και ζητήστε διευκρινίσεις.
"Bob, παρατήρησα κάποια ανοιχτά φρύδια στο δωμάτιο. Φαίνεται ότι μερικοί από εμάς δεν σας ακολουθούν σε αυτό το θέμα. Μπορείτε να μας περάσετε μερικά βήματα πίσω και να αναθεωρήσετε τα βασικά σημεία σε υψηλό επίπεδο; Θέλω να είμαι βέβαιος ότι γνωρίζουμε τι χρειάζεστε από εμάς. "
Είναι πιθανό ότι θα έχετε νεύμα συμφωνίας και άλλοι άλματα για να εκφράσουν σύγχυση. Θα λάβετε τις πληροφορίες που χρειάζεστε και έτσι θα σας βοηθήσουν και οι συνάδελφοί σας, οι οποίοι θα σας ευχαριστήσουν αργότερα για να μιλήσετε.
3. Όταν εργάζεστε με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο
Η περισσότερη επικοινωνία στο χώρο εργασίας, δεν αποτελεί έκπληξη, συμβαίνει μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Έτσι, όταν παίρνετε ένα μακρύ, ανατρεπόμενο, αδιάφορο τόμο από την Angela, φίλε του έργου σας, θέλετε να κλάψετε.
Θα σας πάρει 30 λεπτά μόνο για να περάσετε τις παραγράφους, να καταλάβετε τι λέει, να καθορίσετε αν πρέπει να κάνετε κάτι και στη συνέχεια να καταλάβετε πώς να ανταποκριθείτε. Μια ματιά και θυμάσαι γιατί μισείς το άνοιγμα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αυτής της γυναίκας. Θα μπορούσατε να χτυπήσετε το κεφάλι σας ενάντια στον τοίχο με απογοήτευση.
Αντ 'αυτού, πρακτικά ζητώντας αυτό που χρειάζεστε, σε ένα καλό, μη αντιπαραβαλλόμενο τρόπο. Ρωτήστε την Άντζελα αν θα ήταν ανοικτή για να αναδιαμορφώσει τα μηνύματά της έτσι ώστε να μπορείτε να ανταποκριθείτε πιο γρήγορα. Και θυμηθείτε, αν θέλετε να ζητήσετε από κάποιον να κάνει κάτι διαφορετικό, πείτε της γιατί είναι καλό και για αυτήν.
"Hey Angela, παρατηρώ ότι συχνά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας είναι μακρά και λεπτομερής. Είναι υπέροχο ότι παρέχετε τόσα πολλά στοιχεία, αλλά όταν ψάχνω γρήγορα, δεν μπορώ πάντα να αποκρυπτογραφήσω ακριβώς τι χρειάζεστε από μένα και πότε-και μισώ λείπουν προθεσμίες ή παρερμηνεύουν τις οδηγίες. Θα μπορούσατε να θέσετε το κύριο σημείο στην κορυφή, ώστε να μπορώ να σας απαντήσω πιο γρήγορα ή ακόμα και να κάνω το θέμα πιο λεπτομερές; Για παράδειγμα, "Δράση που απαιτείται μέχρι την Παρασκευή στις 9 π.μ." Το έργο ACME "θα μου θυμίσει να το θέσω στο πρόγραμμα μου αμέσως."
Είναι πιθανό να αρχίσετε αμέσως να λαμβάνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου υψηλότερης ποιότητας από την Angela και θα έχετε κάνει τη συνάδελφό σας μια χάρη, βοηθώντας την να επικοινωνήσει πιο επαγγελματικά. Πιάστε τον εαυτό σας στην πλάτη γι 'αυτό.
Θα ήταν υπέροχο να επικοινωνούν όλοι με τρόπο που δεν άφηνε τίποτα στη φαντασία. Η πραγματικότητα είναι ότι επικοινωνούμε σε σύνθετους, θορυβώδεις χώρους εργασίας γεμάτοι αποσπάσεις και στρες. Όταν συμβαίνουν σημαντικές συνομιλίες, είναι καλή πρακτική να βοηθήσετε τους γύρω σας να επικοινωνούν με συντομία, ώστε να εξαγάγετε τις πληροφορίες που χρειάζεστε από αυτούς. Μπορεί να είναι λίγο άβολο όταν το δοκιμάζετε για πρώτη φορά, αλλά μακροπρόθεσμα, θα έχετε καλύτερα και πιο άνετα με αυτόν τον τρόπο. Μπόνους, θα σας εξοικονομήσει ώρες στρες και κακή διεύθυνση ενέργειας στη διαδικασία.
