Όταν πρόκειται για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, έχω την τάση να είμαι αρκετά λέξη.
Ζω με έντονο φόβο να έρχομαι σαν πάρα πολύ άμεσο ή κρύο, και υπάρχει κάτι για όλα αυτά τα επιπλέον λόγια, τις λεπτότητες και τα (ξαφνικά) θαυμαστικά σημεία που με κάνουν να ακούω λίγο πιο ζεστό και φιλικότερο.
Αλλά, εδώ είναι το πράγμα: τελικά σπαταλάω το δικό μου χρόνο - μαζί με το χρόνο που ο άνθρωπος διαβάζει το μήνυμά μου.
Κανείς δεν θέλει να ξοδέψει τη πολύτιμη ψυχική τους ενέργεια, βυθίζοντας το χνούδι, για να φτάσει στο σημείο σας. Έτσι, αν έχετε μια μαλακή κηλίδα στην καρδιά σας για μικρή γλώσσα ομιλίας και λουλουδιών όπως εγώ, πώς μπορείτε να καταφέρετε να απογυμνώσετε τα μηνύματά σας για τα πράγματα που πραγματικά έχουν σημασία;
Ακολουθούν τέσσερις συμβουλές που μου βοήθησαν:
1. Αποκοπή λέξεων και φράσεων πλήρωσης
Οι πιθανότητες είναι υψηλές, ότι ψεκάζετε τις φράσεις πλήρωσης στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.
Μη με πιστέψεις; Πληκτρολογήστε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν συνάδελφό σας και δείτε πόσες φορές έχετε συμπεριλάβει τις λέξεις "Νομίζω". Ενώ αυτό βοηθά να μαλακώσετε τη γλώσσα σας, είναι εντελώς περιττό. Θεωρείται ότι αυτό είναι αυτό που νομίζετε, αφού είστε αυτός που γράφει το μήνυμα.
Ο ίδιος κανόνας ισχύει και για μια λέξη όπως "ακριβώς." Όλοι το παίζουμε εδώ και εκεί. Αλλά, στις περισσότερες περιπτώσεις, θα μπορούσε να αποκοπεί εντελώς.
Όταν πρόκειται για το φιλτράρισμα οποιασδήποτε άλλης ακαταστασίας που μπορεί να κρύβεται, υπάρχει μια ακόμη συμβουλή από τον πρώην δάσκαλό μου δημοσιογράφου που εξακολουθεί να κολλάει μαζί μου: Ψάξτε για το που έχετε συμπεριλάβει κόμματα. Πολλές φορές, ακολουθούν ένα προκριματικό που μπορείτε να διαγράψετε. Ξέρετε, πράγματα όπως "Περιττό να πούμε", "Εντούτοις, " "Πράγματι, " ή ακόμη και ότι "Ξέρετε" ότι έχω αρχίσει αυτή τη φράση.
2. Χρησιμοποιήστε τα σημεία Bullet
Συμπεριλαμβανομένου του αναγκαίου πλαισίου είναι ένα πράγμα. Αλλά, ειδικά σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είναι δελεαστικό να ξεπεράσετε και να γεμίσετε το μήνυμά σας γεμάτο με κάθε είδους άσχετες λεπτομέρειες.
Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η χρήση των κουκκίδων μπορεί να είναι τόσο χρήσιμη - σας αναγκάζουν να είστε πολύ πιο συνοπτικοί και άμεσοι με το γράψιμό σας. Προκαλεί τον εαυτό σας να εντοπίσει αν υπάρχουν παραγράφους που θα μπορούσαν να μετατραπούν καλύτερα σε μια συντομευμένη λίστα.
Παρόλο που δεν θέλετε ολόκληρο το email σας να είναι ένα φαινομενικά ατελείωτο κατάλογο με κουκκίδες, το σπάσιμο ορισμένων μεγάλων κομματιών κειμένου μπορεί να σας βοηθήσει να κάνετε τη σημείωση σας πιο σύντομη (και πολύ πιο οργανωμένη).
3. Ανατρέξτε στους ανθρώπους στα σχετικά έγγραφα
Συχνά, οι πληροφορίες που προσπαθείτε απεγνωσμένα να γεμίσουν στο ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο έχουν ήδη εγγραφεί αλλού - είτε αυτό είναι σε ένα έγγραφο, μια παρουσίαση, έναν ιστότοπο ή κάτι άλλο εξ ολοκλήρου.
Δεν χρειάζεται να επανεφεύρετε τον τροχό. Έτσι, αν μπορείτε να σκάψετε έναν πρόσθετο πόρο που ήδη μοιράζεται όλες αυτές τις πληροφορίες που χρειάζεται να γνωρίζετε, παραπέμψτε τον παραλήπτη σε αυτό - αντί να προσπαθήσετε να το συνοψίσετε.
4. Παράλειψη της μικρής ομιλίας
Εάν είστε κάτι σαν εμένα, ρίξατε μια ματιά σε αυτό το άκρη και σκεφτήκατε με kid kidding; Η παραβίαση αυτών των ευγενών θα με γυρίσει σίγουρα στο τέρας του γραφείου!
Παίρνω από όπου έρχεσαι - πριν από κάθε μήνυμα μου με μια φιλική ερώτηση μοιάζει με το ευγενικό πράγμα που πρέπει να κάνεις. Όμως, πιο συχνά, δεν συμβαίνει εντελώς. Είναι αυτό εντελώς περιττό μέρος που οι περισσότεροι άνθρωποι γυαλίζουν ακριβώς πάνω.
Μη διστάσετε να κρατήσετε ένα γρήγορο και ευχάριστο "Ελπίζω να παίζετε καλά!" Εντούτοις, είναι ίσως καλύτερο να χτυπήσετε το κουμπί backspace σε κάτι πέρα από αυτό.
Τα κόλπα αυτά σε δράση
Θέλετε απόδειξη ότι αυτές οι συμβουλές λειτουργούν πραγματικά; Ρίξτε μια ματιά στα παρακάτω παραδείγματα για να δείτε πώς το δεύτερο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παίρνει το ίδιο σημείο με το πρώτο - με πολύ λιγότερες λέξεις.
- Οι αριθμοί πωλήσεων αυτού του τριμήνου έχουν μειωθεί. Πώς μπορούμε να το παρουσιάσουμε αυτό με τρόπο που δεν είναι πολύ αρνητικός;
- Η παρουσίαση μπορεί να είναι ισχυρότερη αν αναστρέψουμε την παραγγελία. Τι νομίζετε;
Αυτό το πρώτο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι 198 λέξεις. Το δεύτερο? Είναι μια συνοπτική και εξορθολογισμένη 93 λέξεις-που σημαίνει ότι το πρώτο μήνυμα ήταν περισσότερο από το διπλάσιο του μήκους του δεύτερου.
Να είστε προειδοποιημένοι ότι κάποιο μήνυμα θα είναι ευκολότερο να εφαρμόσει αυτές τις τακτικές σε σχέση με άλλους. Και, πιθανότατα δεν θα είστε σε θέση να κόψετε κάθε ένα που γράφετε στα μισά.
Αλλά μην το αφήνετε να σας αποθαρρύνει. Αντ 'αυτού, να θυμάστε ότι η τεράστια πράξη προσπαθεί να είναι πιο αποτελεσματική και αποτελεσματική στη γραπτή επικοινωνία σας είναι πραγματικά αυτό που έχει σημασία. Όσο είναι κάτι που εξακολουθείτε να γνωρίζετε συνειδητά, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας θα συνεχίσουν να βελτιώνονται.
