Λίγα χρόνια πριν, μπήκα σε μια θέση διαχείρισης όπου, για πρώτη φορά, είχα την ευθύνη για την εποπτεία μιας ομάδας έξι. Με το MBA μου στο χέρι και λεπτομερή ανάλυση του τύπου Myers-Briggs μου, σκέφτηκα ότι θα ήταν ένα αεράκι να διαχειριστεί και να παρακινήσει τους ανθρώπους με τους οποίους συνεργαζόμουν.
Όμως, ενώ τα εργαλεία αυτά αποδείχθηκαν χρήσιμα, δεν με προετοίμασαν εντελώς για ένα από τα πιο δύσκολα μέρη του να είναι διευθυντής: δίνοντας ετήσιες αναθεωρήσεις απόδοσης. Αποδεικνύεται ότι οι διευθυντές τους φοβούνται όσο κάνουν οι εργαζόμενοι! Ωστόσο, παρά τη φυσική μας αποστροφή, οι αναθεωρήσεις είναι ένα αναπόφευκτο (και σημαντικό) μέρος της δουλειάς και ένα κρίσιμο κομμάτι της ανάπτυξης της ομάδας σας. Έτσι, εάν σκοπεύετε να είστε διαχειριστής σούπερ σταρ, ήρθε η ώρα να γίνετε τόσο καλοί σε κριτικές όσο μπορείτε.
Με αυτό το πνεύμα, εδώ είναι πώς να ξεκινήσετε.
Τα βασικά
Ίσως μπείτε στον πειρασμό να πετάξετε μαζί σας τα σχόλιά σας για τους υπαλλήλους σας την εβδομάδα πριν από την αναθεώρηση, αλλά ίσως ήδη γνωρίζετε ότι δεν πρέπει. Θα πρέπει να αντιμετωπίζετε τη διαδικασία ως μια δραστηριότητα που διαρκεί ένα χρόνο και να την σκεφτείτε καλά μπροστά από το χρόνο. Ο προγραμματισμός θα σας βοηθήσει να παρέχετε πιο ολοκληρωμένη ανατροφοδότηση και, όταν η εποχή ανασκόπησης κυλά γύρω, δεν θα υπάρξουν εκπλήξεις για εσάς ή τους υπαλλήλους σας - και γι 'αυτό θα πρέπει να προσπαθείτε.
Ξεκινήστε εντοπίζοντας την καλύτερη εποχή του χρόνου για να πραγματοποιήσετε τις αναθεωρήσεις σας. Ανακαλύψτε αν ο οργανισμός σας έχει ένα προτιμώμενο πρόγραμμα ή διαδικασία (οι περισσότερες μεγάλες εταιρείες κάνουν) και εξετάστε πότε λαμβάνει χώρα η διαδικασία του προϋπολογισμού σας ή όταν έχετε την επιλογή να δώσετε μπόνους. Αν έχετε ευελιξία, θέλετε να αποφύγετε μεγάλες εργασιακές εποχές, επειδή η διαδικασία προετοιμασίας και ανάδρασης μπορεί να είναι απαιτητική και έντονη και κανείς δεν θέλει να κάνει κριτικές κατά τη διάρκεια της πολυάσχολης περιόδου.
Στη συνέχεια, αναπτύξτε το ετήσιο χρονοδιάγραμμά σας ανάλογα και επικοινωνήστε με τους υπαλλήλους σας. Τίποτα για μια ανασκόπηση - από το περιεχόμενο μέχρι το χρονοδιάγραμμα - θα πρέπει πάντα να αποτελεί έκπληξη.
Τώρα, για λόγους ευκολίας, ας υποθέσουμε ότι η εποχή αναθεώρησης θα είναι στο τέλος του έτους, τον Δεκέμβριο. Εδώ θα πρέπει να φαίνεται το ετήσιο πρόγραμμά σας:
Ιανουάριος (Έναρξη Έτους)
Ορίστε στόχους και προσδοκίες
Στην αρχή του έτους, έχετε μια συνάντηση με τους υπαλλήλους σας για να μοιράζεστε τους ετήσιους στόχους και τις προσδοκίες σας για την ομάδα. Στη συνέχεια, συναντήστε μαζί τους μεμονωμένα για να ορίσετε τους δικούς τους στόχους απόδοσης. Αυτό όχι μόνο εξασφαλίζει ότι όλοι είναι σαφείς στις προσδοκίες τους για το έτος, αλλά και σας δίνει ένα σαφές περίγραμμα που θα ακολουθήσετε κάθε φορά που θα συζητήσετε την απόδοση τους επόμενους μήνες.
Ο καλύτερος τρόπος για να θέσετε στόχους είναι να χρησιμοποιήσετε το πλαίσιο SMART ( S pecific, M easurable, A chievable, R esults-oriented, T ime-bound) πλαίσιο. (Χρειάζεστε ένα πρότυπο για να ενημερωθείτε σχετικά με τα βασικά στοιχεία εδώ). Να θυμάστε ότι ενώ οι στόχοι πρέπει να είναι συγκεκριμένοι για τον ρόλο κάθε ατόμου, θα πρέπει επίσης να ευθυγραμμίζονται σαφώς με τους οργανωτικούς στόχους, έτσι ώστε οι εργαζόμενοι να μπορούν να δουν πώς επηρεάζουν την απόδοσή τους ολόκληρη την ομάδα.
Μετά τις συναντήσεις, συμπληρώστε τους στόχους και τους στόχους του κάθε υπαλλήλου και τις τοποθετήστε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Οι υπάλληλοί σας θα εκτιμήσουν ότι γνωρίζουν ότι εργάζονται από το ίδιο αντίγραφο και ότι θα έχουν έναν σαφή χάρτη πορείας που θα ακολουθήσει καθ 'όλη τη διάρκεια του έτους.
Μάρτιος, Ιούνιος και Σεπτέμβριος (Κάθε 3 μήνες ή Μηνιαία)
Κρατήστε επαφές βάσης Touch-Base
Οι διευθυντές συχνά πανικοβάλλονται για να συνοψίζουν και να σχολιάζουν την απόδοση των ανθρώπων κατά τη διάρκεια των αναθεωρήσεων, αλλά η αλήθεια είναι ότι τίποτε που καλύπτει σε αυτή την ετήσια συνάντηση δεν θα πρέπει να είναι νέα πληροφορία. Αντίθετα, θα πρέπει να παρακολουθείτε τους στόχους των υπαλλήλων σας και να τους παρέχετε ανατροφοδότηση όλο το χρόνο. Είτε προτιμάτε να έχετε μηνιαία ή τριμηνιαία check-in, προ-προγραμματίζετε αυτές τις συναντήσεις στην αρχή του έτους, έτσι ώστε να μην πιέζονται στον πίσω καυστήρα.
Πριν από κάθε συνεδρίαση, ετοιμάστε μια σύντομη ημερήσια διάταξη. Θα πρέπει να αναθεωρήσετε τους ετήσιους στόχους του υπαλλήλου, να συζητήσετε τις προσδοκίες που έχετε περιγράψει και να απαντήσετε σε τυχόν ερωτήσεις ή επιπλέον αποστολές που έχετε. Εάν υπάρχουν τριμηνιαίες μετρήσεις ή μακροπρόθεσμες ενημερώσεις έργων για έλεγχο, τώρα είναι η κατάλληλη στιγμή.
Θα θελήσετε επίσης να αφιερώσετε χρόνο δίνοντας σε κάθε άτομο ανεπίσημη ανατροφοδότηση σχετικά με την απόδοσή του / της, συμπεριλαμβανομένης της προσφοράς επαίνεσης όταν αυτό οφείλεται και την αντιμετώπιση τυχόν συνεχιζόμενων ή πιθανών ζητημάτων. (Ναι, αυτό είναι το δύσκολο κομμάτι.) Ένα πράγμα που έχω βρει χρήσιμο είναι να πλαισιώνει τα σχόλια όσον αφορά τις συμπεριφορές που κάποιος πρέπει να ξεκινήσει , να σταματήσει ή να συνεχίσει : Ίσως θα θέλατε έναν υπάλληλο να ξεκινήσει να σας cc'ing σε emails άλλα διευθυντικά στελέχη, να σταματήσετε να περάσετε μακρά μεσημεριανά διαλείμματα ή να συνεχίσετε να πραγματοποιείτε έργα πριν την προθεσμία. Κάνετε επίσης μια συζήτηση και ζητήστε από κάθε υπάλληλο να μοιραστεί τις σκέψεις και τις ερωτήσεις του.
Μετά από κάθε μία από αυτές τις συναντήσεις, σημειώστε μόνοι σας τι έχετε συζητήσει. Εμπιστευθείτε - όταν τελειώσει το τέλος του χρόνου, θα χαρείτε να έχετε αυτές τις σημειώσεις για να σας βοηθήσουμε να συνοψίσουμε το έτος και να θυμηθείτε τι συζητήσατε με τους ανθρώπους στα πρώτα σαββατοκύριακα.
Οκτώβριος / Νοέμβριος (δύο μήνες πριν την αναθεώρηση)
Ζητήστε από τους υπαλλήλους σας να προετοιμαστούν
Λίγους μήνες πριν από τις πραγματικές αναθεωρήσεις, προγραμματίστε ημερομηνίες για επίσημες συναντήσεις με κάθε μέλος της ομάδας. Σε αυτό το σημείο, θα πρέπει επίσης να τους ζητήσετε να αρχίσουν να συγκεντρώνουν μια συλλογή των ετήσιων αποτελεσμάτων τους. Ξεκινήστε με οποιεσδήποτε επίσημες μορφές που η εταιρεία σας θέλει να χρησιμοποιήσετε ή δημιουργήστε τη δική σας, ζητώντας από κάθε υπάλληλο να επεξεργαστεί μια περίληψη των βασικών καθηκόντων του, τις τρέχουσες εργασίες του έργου και μια ανακεφαλαίωση των στόχων και των επιτευγμάτων.
Μπορεί επίσης να είναι χρήσιμο να έχετε κάθε εργαζόμενο να ολοκληρώσει μια γραπτή αυτοαξιολόγηση. Αυτό όχι μόνο βοηθά τους υπαλλήλους να αισθάνονται σαν να έχουν λόγο στη διαδικασία, αλλά τους προκαλεί να πάρουν μια ειλικρινή ματιά στη δική τους συμπεριφορά εργασίας, η οποία είναι χρήσιμη όταν μιλάμε για την απόδοσή τους. Οι καλύτερες αυτοαξιολογήσεις περιλαμβάνουν 6-10 ανοικτές ερωτήσεις, όπως: Ποια είναι τα επιτεύγματα που είστε πιο υπερήφανοι για το τρέχον έτος; Πού έχετε υπολείψει των προσδοκιών και των στόχων της ομάδας ή του εαυτού σας; Ποιες είναι οι περιοχές σας για ανάπτυξη και πώς τους αντιμετωπίζετε; Υπάρχουν πράγματα που μπορεί να κάνει ο διαχειριστής σας για να υποστηρίξει περαιτέρω την πρόοδό σας και την επιτυχία σας;
Νοέμβριος (έξι εβδομάδες πριν την αναθεώρηση)
Προετοιμάστε τον εαυτό σας ως διαχειριστή
Εν τω μεταξύ, θα πρέπει να περάσετε τους μήνες πριν από τις αναθεωρήσεις που συνθέτουν τις δικές σας σημειώσεις και τα αποτελέσματα για κάθε εργαζόμενο. Ξεκινήστε να συγκεντρώνετε τόσο ποσοτικά μέτρα για την απόδοση των εργαζομένων, όπως εκθέσεις πωλήσεων, εγγραφές κλήσεων και αναφορές προθεσμιών, καθώς και ποιοτικά μέτρα, τα οποία θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν ανατροφοδότηση πελατών και πελατών ή προσωπική σας παρατήρηση. Τραβήξτε έξω εκείνες τις σημειώσεις που κάνατε κατά τη διάρκεια του έτους και στις συναντήσεις της βάσης αφής.
Ένα κοινό εργαλείο είναι η αναθεώρηση 360 μοιρών, η οποία βασίζεται στην αυτοαξιολόγηση των εργαζομένων και τις αξιολογήσεις από ομοτίμους, καθώς και σε ανατροφοδότηση ανώτερου και δευτερεύοντος. Μπορείτε να βρείτε μια πολύ απλή έκδοση στο HowsMyWork.com ή μια πιο εκτεταμένη έκδοση στο Inc.com. Μην διστάσετε να προσαρμόσετε αυτά τα πρότυπα για να ικανοποιήσετε τις δικές σας ανάγκες.
Καθώς εξετάζετε τα αποτελέσματα, ρωτήστε τον εαυτό σας τα εξής: Είναι αυτό το πρόσωπο που ικανοποιεί τους στόχους του, τις προσδοκίες σας και τους δείκτες επιτυχίας της εταιρείας; Εάν όχι, γιατί-και μπορείτε να το αλλάξετε αυτό; Εάν ναι, υπάρχουν ανταμοιβές, αναγνωρίσεις ή μεγαλύτερα έργα που μπορείτε να αναθέσετε για να ενισχύσετε τους αστέρι σας; Εδώ μπαίνουν τα μπόνους!
Δεκέμβριος (1 μήνας πριν την αναθεώρηση)
Προετοιμασία της τεκμηρίωσής σας
Αφού ολοκληρώσετε όλες τις έρευνές σας, ήρθε η ώρα να συντάξετε την αυτοαξιολόγηση κάθε υπαλλήλου, όλες τις εξωτερικές ανατροφοδοτήσεις και κάθε σχετική πληροφορία - χρησιμοποιήστε αυτές τις πληροφορίες για να προετοιμάσετε τα έντυπα αξιολόγησης, γραπτές επιστολές που εξηγούν τα σχόλιά σας, σε απευθείας σύνδεση συζήτηση.
Καταρχάς, υπολογίστε τη μορφή ή τη δομή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Έχετε κάποια ευελιξία εδώ, αλλά επιλέξτε μια δομή που τόσο αισθάνεται ολοκληρωμένη και θα βοηθήσει τον υπάλληλό σας να ακολουθήσει. Θα μπορούσατε, για παράδειγμα, να διαρθρώσετε την ανασκόπηση γύρω από τους στόχους που ορίσατε μαζί, μιλώντας μέσω αυτών μία φορά, ή γύρω από τα μεγάλα έργα του εργαζομένου, πηγαίνοντας ανά έργο και συζητώντας τους σχετικούς στόχους καθώς πηγαίνετε.
Στη συνέχεια, ανεξάρτητα από τον τύπο που αποφασίζετε, θα θελήσετε να προσδιορίσετε και τους δύο τομείς για επιβεβαίωση και ενθάρρυνση, καθώς και για κάθε τομέα ενδιαφέροντος (ή τομείς στους οποίους ο εργαζόμενος μπορεί να συνεχίσει να αναπτύσσεται). Για κάθε κατηγορία, επιλέξτε 2-3 μεγάλες περιοχές για να εστιάσετε, ώστε η συνομιλία σας να αισθάνεται ουσιαστική, αλλά εστιασμένη. Ανάπτυξη σημείων ομιλίας που υποστηρίζονται από τα δεδομένα που συλλέξατε και στη συνέχεια, για κάθε σημείο, μια σύνοψη των μελλοντικών προσδοκιών σας και των στοιχείων της ενέργειας που σχετίζονται με αυτόν τον στόχο. (Οι εργαζόμενοι - ιδιαίτερα καλοί εργαζόμενοι - το μίσος που έρχεται από μια ανασκόπηση που αισθάνεται ότι δεν έχουν απολύτως τίποτα από αυτό, ή σαν να μην είναι σίγουροι για το τι πρέπει να κάνει στη συνέχεια. Έτσι, ακόμη και σε περιοχές όπου κάποιος κάνει καλά, θα πρέπει να σκεφτείτε για τα επόμενα βήματα και τους μελλοντικούς ή "τεντωμένους" στόχους.)
Με όλους αυτούς τους πόρους στο χέρι, θα είστε έτοιμοι να έχετε μια ουσιαστική συζήτηση με κάθε μέλος της ομάδας σας.
Τέλος Δεκεμβρίου
Κρατήστε τη Συνάντηση Ελέγχου Εσωτ
Τώρα, ήρθε η ώρα να καθίσετε με τους υπαλλήλους σας για την επίσημη αναθεώρηση. Αυτό είναι το πιο δύσκολο κομμάτι της διαδικασίας, αλλά είναι και το πιο σημαντικό. Επομένως, μείνετε συντονισμένοι για το επόμενο μέρος της σειράς μας, όπου θα μάθετε πώς να διεξάγετε μια ανασκόπηση - συμπεριλαμβανομένης της διορατικότητας σχετικά με την αντιμετώπιση διαφορετικών τύπων προσωπικότητας και την αποτελεσματική αναζήτηση σχολίων.
