Είτε προσπαθείτε να εντυπωσιάσετε το νέο σας αφεντικό είτε να προχωρήσετε σε προώθηση, μπορεί να είναι δύσκολο να πείτε όχι σε περισσότερη δουλειά. Μετά από όλα, θέλετε όλοι να δουν τη σκληρή δουλειά σας, την πρόκληση-αποδοχή, up-for-τίποτα στάση. Δυστυχώς, κάθε νέο έργο που συμφωνείτε να αναλάβετε έρχεται με μια επικείμενη προθεσμία - και προτού να το ξέρετε, μπορείτε να κρατήσετε μόλις το κεφάλι σας πάνω από το νερό.
Όταν αισθάνεστε ότι τα έργα αρχίζουν να γλιστρούν μέσα από τις ρωγμές ή απλώς δεν μπορείτε να δώσετε το καλύτερο δυνατό αποτέλεσμα επειδή είστε εκτεταμένα πάρα πολύ λεπτές, αφιερώστε λίγο χρόνο για να αντιμετωπίσετε την κατάσταση πριν από την λίστα των εργασιών σας παίρνει ο καλύτερος από σας. Ακολουθούν μερικοί τρόποι αντιμετώπισης ενός συντριπτικού φόρτου εργασίας και επανέλθουμε στην πορεία.
1. Δημιουργήστε ένα Πρόγραμμα
Διατηρήστε ένα βασικό πρόγραμμα όλων των τελικών προθεσμιών σας, ρυθμίζοντας ένα ημερολόγιο στο iCal ή στο Ημερολόγιο Google ή χρησιμοποιώντας έναν ωραίο προγραμματιστή (μου αρέσει η οργάνωση των εβδομαδιαίων φορητών υπολογιστών της Moleskine). Βλέποντας τα πάντα σε ένα μέρος μπορεί να σας βοηθήσει να δώσετε προτεραιότητα στον χρόνο σας, επειδή θα ξέρετε ακριβώς τι έρχεται, ημέρες και εβδομάδες εκ των προτέρων.
Αλλά μην σταματήσετε εκεί - το τέχνασμα για να οργανώσετε το χρόνο σας είναι να σπάσετε τα έργα σας σε μίνι στόχους που θα είναι πιο εύκολο να επιτευχθούν. Μικροί, εφικτοί στόχοι θα σας βοηθήσουν να προχωρήσετε σε σκληρά έργα και να μείνετε σε καλό δρόμο.
Για παράδειγμα, ο προγραμματισμός ενός μεγάλου γεγονότος εργασίας απαιτεί συντονισμό μερικών ομάδων, τόσο εντός όσο και εκτός του γραφείου. Αντί να ορίσετε μια μεγάλη προθεσμία για την ημερομηνία της εκδήλωσης, προγραμματίστε τις σε μικρότερες αποστολές κατά τις εβδομάδες που οδηγούν στην εκδήλωση, όπως να βεβαιωθείτε ότι ο προμηθευτής σας έχει το μενού σας, οριστικοποιώντας τον σωστό αριθμό επισκεπτών και αποτυπώνοντας και εκτυπώνοντας τα φυλλάδια. Η συνάντηση αυτών των μίνι γκολ κατά μήκος του δρόμου θα διασφαλίσει ότι τίποτα δεν θα μείνει στην τελευταία στιγμή.
2. Μείστε Ειδοποίηση
Ο καθορισμός του κύριου χρονοδιαγράμματος είναι μόνο το ήμισυ της μάχης - το άλλο μισό την χρησιμοποιεί. Αν δεν έχετε τη συνήθεια να ελέγχετε καθημερινά το ημερολόγιό σας, μπορεί να χρειαστεί λίγο ώθηση προς τη σωστή κατεύθυνση, οπότε αφού ορίσετε προθεσμίες για τον εαυτό σας, ορίστε επίσης ορισμένες ειδοποιήσεις. Ένα αναδυόμενο παράθυρο στον υπολογιστή ή το τηλέφωνό σας μπορεί να είναι μια γρήγορη υπενθύμιση του τι έρχεται (ελέγξτε εφαρμογές όπως 2Do, Wunderlist και Todoist) ή αν χρησιμοποιείτε χαρτί σχεδιασμού, ορίστε οπτικές ειδοποιήσεις με το Post-Its να σας υπενθυμίζει του τι συμβαίνει κατά τη διάρκεια της επόμενης εβδομάδας.
Αυτές οι ειδοποιήσεις θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν σημεία ελέγχου για μεγάλα χρονικά διαστήματα (π.χ. στο μισό σημείο μέχρι την ημερομηνία λήξης του έργου σας, θα μπορούσατε να ρυθμίσετε ένα συναγερμό για να βεβαιωθείτε ότι ζητήσατε από τον προϊστάμενό σας να εξετάσει ένα σχέδιο της έκθεσής σας) ή απλώς γενικές υπενθυμίσεις ημέρας (για παράδειγμα, καθορίζοντας ειδοποιήσεις για Δευτέρες και Τετάρτες, ώστε να μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι βρίσκεστε σε καλό δρόμο προτού χάσετε χρόνο στο τέλος της εργάσιμης εβδομάδας).
3. Οργανώστε το
Όταν εργάζεστε σε πολλά έργα ταυτόχρονα, τα εισερχόμενά σας μπορούν γρήγορα να εκραγούν σε μια συντριπτική μάζα πληροφοριών. Και ενώ δεν μπορείτε να σταματήσετε τη ροή των ηλεκτρονικών μηνυμάτων που εισέρχονται, μπορείτε τουλάχιστον να κρατήσετε τις εργασίες σας οργανωμένες και χωρισμένες.
Προσπαθήστε να προσθέσετε φακέλους και κωδικοποίηση χρωμάτων στα εισερχόμενά σας για να σας βοηθήσουν να βρείτε σημαντικές πληροφορίες όταν τις χρειάζεστε. Για παράδειγμα, δημιουργήστε έναν ξεχωριστό φάκελο για κάθε συγκεκριμένη εργασία στην οποία εργάζεστε, η οποία θα σας επιτρέψει να σαρώσετε εύκολα τις συνομιλίες ή τα αρχεία που χρειάζεστε.
Για να προχωρήσετε ένα βήμα παραπέρα, μπορείτε ακόμη και να ρυθμίσετε έναν κανόνα στο Outlook για να στείλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από συγκεκριμένες διευθύνσεις ή με συγκεκριμένες φράσεις στη γραμμή θέματος στους συγκεκριμένους φακέλους που έχετε δημιουργήσει. Το Gmail κάνει το ίδιο πράγμα αν ρυθμίσετε ένα φίλτρο. Οποιαδήποτε από τις μεθόδους σας επιτρέπει να ταξινομήσετε τα εισερχόμενά σας, ώστε να μην χρειαστεί να ξοδεύετε πολύτιμο χρόνο για να κοσκινίζετε το χάος!
4. Πάρτε Little Stuff έξω από το δρόμο
Είστε υπεύθυνοι για επαναλαμβανόμενες αναφορές ή υπολογιστικά φύλλα που πρέπει να βγαίνουν εβδομαδιαία ή μηνιαία; Για να εξοικονομήσετε χρόνο και ενέργεια (και να απελευθερώσετε πολύτιμο χώρο στην ήδη γεμάτη λίστα σας), δημιουργήστε ένα πρότυπο για κάθε αναφορά, αντί να ξεκινάτε από το μηδέν κάθε φορά.
Παίρνετε συνεχώς μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που υποβάλλουν παρόμοιες ερωτήσεις; Δημιουργήστε απαντήσεις σε κονσέρβα στο Gmail ή φυλάξτε ένα έγγραφο Word στην επιφάνεια εργασίας σας με απαντήσεις σε συνηθισμένα θέματα (π.χ. πώς να χρησιμοποιήσετε τον ιστότοπό σας FTP, ποιος θα επικοινωνήσει για την εξυπηρέτηση πελατών ή τις ημερομηνίες για επερχόμενες συναντήσεις). Έχοντας κάτι που μπορείτε εύκολα να κόψετε και να επικολλήσετε θα κάνει την απάντηση rutine email λιγότερο χρονοβόρα.
Κάνοντας τα μικρά πράγματα νωρίς και κάνοντάς τα όσο το δυνατόν πιο εξορθολογισμένα, σας δίνεται περισσότερος χώρος για να εργαστείτε σε σύνθετα έργα.
5. Φροντίστε να ενημερωθείτε
Αφήστε το κατά μέρος λίγα λεπτά πριν φύγετε το βράδυ για να κοιτάξετε πίσω στο πρόγραμμα σας και να το ενημερώσετε με την καθημερινή σας πρόοδο (ακόμα και να κάνετε αυτό το εβδομαδιαίο είναι μια μεγάλη βοήθεια!). Δεν τελείωσε μια δουλειά; Μετακινήστε την την επόμενη ημέρα ή την επόμενη χρονική περίοδο που έχετε προγραμματίσει για το συγκεκριμένο έργο. Βοηθά επίσης να έχετε προγραμματιστεί κάποια ελεύθερη ώρα κάθε μέρα (ή ακόμη και μόνο μία φορά την εβδομάδα), που θα σας επιτρέψει να είστε πιο ευέλικτοι αν δεν έχετε ένα μίνι γκολ και πρέπει να αναδιατάξετε το πρόγραμμά σας.
Η παρακολούθηση των καθημερινών εργασιών σας δεν μπορεί μόνο να σας βοηθήσει να αισθανθείτε συντριπτική, μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να μετρήσετε πόσο χρόνο χρειάζεστε πραγματικά για ένα συγκεκριμένο έργο ή έργο. Και γνωρίζοντας αυτό, θα προσδιορίσετε ακριβώς πόσο μπορείτε να αναλάβετε στο μέλλον!
6. Συζήτηση σχετικά με την κοινή χρήση
Εάν αρχίσετε να συνειδητοποιείτε ότι μερικοί από τους μικρούς στόχους σας δεν γίνονται επειδή δεν υπάρχει αρκετός χρόνος, επειδή άλλα προγράμματα έχουν προτεραιότητα ή επειδή νέες ευθύνες κρατούν την προσγείωση στο γραφείο σας, ίσως είναι καιρός να μιλήσετε υπεύθυνη για την αναδιανομή μέρους της δουλειάς σας.
Αυτός είναι ένας άλλος λόγος για τον οποίο ένα λεπτομερές πρόγραμμα των σχεδίων σας που προγραμματίζεται έξω από την ημέρα και την εβδομάδα είναι ζωτικής σημασίας: Εάν έχετε μια σαφή ιδέα για το τι πρέπει να γίνει και σε ποιο χρονοδιάγραμμα, ο προϊστάμενος σας μπορεί να δει εύκολα τι είναι στο πιάτο σας. Τότε, μαζί, μπορείτε να προσδιορίσετε τι είναι πιο σημαντικό να παραμείνετε στον άμεσο κατάλογό σας και τι μπορεί να ωθηθεί πίσω ή να μεταβιβαστεί σε κάποιον άλλο.
Ναι, μπορεί να είναι δύσκολο να το αφήσετε, αλλά είναι πάντα πιο σημαντικό να μοιραστείτε το φόρτο εργασίας με την υπόλοιπη ομάδα σας και να κάνετε τις προθεσμίες σας παρά να προσπαθήσετε να αποδείξετε ότι μπορείτε να τα χειριστείτε όλα και να μην φτάσετε εκεί.
Τέλος, όταν αρχίζετε να αισθάνεστε σαν να το χάνετε, πάρτε μια μεγάλη ανάσα. Θυμηθείτε, ο έλεγχος είναι να κρατάτε τον εαυτό σας οργανωμένο και να είστε τίμιοι για το τι μπορείτε να χειριστείτε.
