Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο έχει αντικαταστήσει το ταχυδρομείο σαλιγκαριών για πολλές επιχειρηματικές και προσωπικές επικοινωνίες. Για να στείλετε τα καλύτερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πρέπει να γνωρίζετε μερικούς κανόνες. Η αστυνομία εθιμοτυπίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν θα έρχεται μετά από σας αν δεν τα ακολουθήσετε, αλλά είναι κατευθυντήριες γραμμές που σας βοηθούν να αποφύγετε λάθη, όπως να προσβάλλετε κάποιον όταν δεν εννοείτε και παρεξηγήσεις σαν να προσβάλλετε όταν δεν θέλετε να .
Αυτοί οι βασικοί κανόνες της εθιμοτυπίας του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μας βοηθούν όλους να επικοινωνήσουμε καλύτερα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, και αξίζει να τα γνωρίζουμε.
01 από 25Πάρτε μια δεύτερη ματιά πριν στείλετε ένα μήνυμα
Πληκτρολογήστε μια φορά, κοιτάξτε δύο φορές και αποφύγετε τα ενοχλητικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουν λάθος κείμενο να πηγαίνουν σε λάθος παραλήπτη ή παραλήπτες. Ετσι:
- Παύση μιας στιγμής αφού συμπληρώσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Κοιτάξτε τα ονόματα των παραληπτών.
- Διαβάστε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Μόνο τότε θα πρέπει να επιλέξετεΣτείλετε. Μια ουγγιά πρόληψης αξίζει μια λίβρα θεραπείας.
Στο Gmail και μερικές άλλες υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να ενεργοποιήσετε μια λειτουργία μη αποδοχής που σας δίνει μερικά δευτερόλεπτα για να αναιρέσετε πιθανή ζημιά ακόμα και μετά την αποστολή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Όπου αυτό δεν είναι διαθέσιμο, δοκιμάστε να αφήσετε το πεδίο Προς κενό ή να εισαγάγετε τη δική σας διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, έτσι ώστε να σας υπενθυμίσω να λάβετε μια τελική ματιά πριν από την αποστολή.
02 από 25Μην προεπιλογή για να απαντήσετε σε όλους
Εάν η "Απάντηση" είναι καλή, τότε η "Απάντηση σε όλους" πρέπει να είναι καλύτερη. Είναι σωστό, όμως;
Προσέξτε τα εισερχόμενα των παραληπτών και μην στείλετε την απάντησή σας σε άτομα που δεν την χρειάζονται.
03 από 25Κρατήστε σύντομα τα ηλεκτρονικά μηνύματα
Μην εκφοβίζετε τους παραλήπτες με υπερβολικό κείμενο. Σύντομα συνθέστε ένα σύντομο και εύκολο να κατανοήσετε το μήνυμα.
04 από 25Χρησιμοποιήστε το χαρακτηριστικό απόσπασμα Δικαστικά
Πιστεύετε ότι παραθέτοντας το πρωτότυπο κείμενο στις απαντήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας είναι πολύ δουλειά; Δεν είναι. Μερικές φορές, είναι σημαντικό για τη συνέχεια. Ο παραλήπτης σας μπορεί να μην γνωρίζει σε τι απαντάτε, αλλά αν παραθέσετε το τμήμα του μηνύματος του αποστολέα στην απάντησή σας, η πρόθεσή σας είναι σαφής.
Στις περισσότερες περιπτώσεις, μπορείτε να αντιγράψετε το τμήμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του αποστολέα και στη συνέχεια να επιλέξετε "Επικόλληση ως προσφορά" (ή παρόμοια λέξη) στην απάντησή σας. Εάν το μήνυμα του αποστολέα ήταν μεγάλο, συνήθως δεν χρειάζεται να αναφέρετε ολόκληρο το πράγμα.
05 από 25Γράψτε αποτελεσματικές γραμμές μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Κάνετε λάθος λάθη στα θέματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας; Το κλειδί για την ανάγνωση των μηνυμάτων σας, αποδεικνύεται, δεν είναι να είσαι έξυπνος. Αντ 'αυτού, επικεντρωθείτε στο να δώσετε την κατώτατη γραμμή του μηνύματος ή να συνοψίσετε το μήνυμα. Μην είστε φανταστικοί και αφήστε περιττά λόγια. Αν θέλετε ο παραλήπτης να κάνει κάποια ενέργεια, πείτε το στη γραμμή θέματος.
06 από 25Καθαρίστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πριν τα προωθήσετε
Προώθηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να μοιραστείτε ιδέες, αλλά βεβαιωθείτε ότι η αρχική ιδέα δεν χάθηκε με την παραμικρή εμπλοκή. Είναι πολύ ωραίο να χρησιμοποιήσετε ένα βαρύ χέρι για την επεξεργασία μέρους των αλυσίδων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν ισχύουν για τον παραλήπτη προώθησης - αρκεί τα διαγραμμένα μέρη να μην αλλάξουν την πρόθεση του μηνύματος.
07 από 25Όταν είναι σε αμφιβολία, Αποστολή απλού κειμένου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όχι εμπλουτισμένο HTML
Όλοι δεν μπορούν να λάβουν τα μορφοποιημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Κάποιοι μπορεί ακόμη και να ενοχλούνται. Για να είστε ασφαλείς και όχι συγγνώμη, στείλτε ηλεκτρονικά μηνύματα απλού κειμένου όταν έχετε αμφιβολίες. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό σε επιχειρηματικό περιβάλλον, όπου ο χρόνος μπορεί να είναι περιορισμένος.
08 από 25Μην παραβιάζετε φήμες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Πιθανότατα είστε ύποπτοι όταν βλέπετε μια υπερβολικά εκπληκτική φραγή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα εισερχόμενά σας. Μην κάνετε το λάθος να προωθήσετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου οποιαδήποτε ιστορία δεν ερευνήσατε και βεβαιώσατε ότι είναι αλήθεια.
09 από 25Μην εξαπλώνετε τους ιούς
Βεβαιωθείτε ότι δεν χρησιμοποιείτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την εξάπλωση των σκουληκιών και των ιών ή ότι ενεργείτε ως μέσο για τη διάδοση ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Όλα αυτά μπορούν να προκληθούν από κακόβουλα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ευτυχώς, υπάρχει προστασία: Χρησιμοποιήστε λογισμικό προστασίας από ιούς, ενημερώστε τον και ενημερώστε δωρεάν τα ατομικά αρχεία.
- Το καλύτερο λογισμικό προστασίας από ιούς των Windows
- Κορυφαίο Λογισμικό Anti-Virus Mac
- VirusTotal για σάρωση αρχείων και διευθύνσεων URL στο διαδίκτυο
Εξηγήστε γιατί προωθείτε
Η καλύτερη επικοινωνία κάνει καλύτερες σχέσεις. Για να προωθήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τους συνδέσμους κατά τρόπο που να μοιράζεται σχετικές πληροφορίες και να ενθαρρύνει τους δεσμούς, να διευκρινίσετε στην κορυφή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, γιατί νομίζετε ότι ο παραλήπτης θα βρει τις πληροφορίες που μοιράζεστε ενδιαφέρουσες.
11 από 25Επιτρέψτε στους ανθρώπους να γνωρίζουν το ηλεκτρονικό τους ταχυδρομείο που τους έχει παραληφθεί
Τα φίλτρα Span είναι ευπρόσδεκτες προσθήκες στις υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά δεν είναι τέλειες. Περιστασιακά, θα βρουν ένα σημαντικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ανταλλαγή άλλων αυτό το γκρίνια ανησυχία και να τους ενημερώσετε ότι πήρατε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο τους.
12 από 25Ρωτήστε πριν στείλετε τεράστια συνημμένα
Μην φράξετε τα συστήματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στέλνοντας τεράστια συνημμένα ή το κάνετε μόνο με άδεια.
13 από 25Μιλήστε για ένα θέμα ανά μήνυμα μόνο
Κάνετε τον κόσμο λιγότερο συγκεχυμένο. Προσπαθήστε να μιλήσετε μόνο για ένα θέμα ανά μήνυμα. Για άλλο θέμα, ξεκινήστε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
14 από 25Σημεία στίξης
Τα κόμματα, το παχύ έντερο, το παύλα και το ερωτηματικό - όλα υπάρχουν για έναν λόγο: διευκολύνουν την κατανόηση της προτεινόμενης σημασίας μιας φράσης. Μην κάνετε τη ζωή πιο δύσκολη και ίσως λιγότερο ενδιαφέρουσα για τους παραλήπτες των email σας. Δώστε προσοχή στη στίξη.
15 από 25Χρησιμοποιήστε τα ακρωνύμια με φειδώ
DYK; Δεν όλοι γνωρίζουν κάθε αρκτικόλεξο, και αυτές οι συντμήσεις δεν σώζουν τόσο πολύ χρόνο ούτως ή άλλως. Γι 'αυτό, χρησιμοποιήστε λίγα αν ακρωνύμια, και μόνο εάν είστε βέβαιοι ότι ο παραλήπτης γνωρίζει το νόημά τους. Είναι ακατανόητο να κάνετε κάποιον να εκτελέσει αναζήτηση σε κάτι στο email σας.
16 από 25Αλλαγή μεγέθους εικόνων σε εύχρηστες αναλογίες για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Όταν οι φωτογραφίες σας φαίνονται καλές στο email σας, φαίνεστε καλά. Διατηρήστε τις συνημμένες εικόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν είναι μεγαλύτερες από την οθόνη, αλλάζοντας τους με στυλ - online και δωρεάν.
17 από 25Γράφοντας σε όλα τα κεφαλαία φωνάζει
Μην φωνάζετε στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας αν δεν το εννοείτε. Το κείμενο που έχει οριστεί με όλα τα κεφαλαία γράμματα ερμηνεύεται ως φωνάζοντας και είναι επίσης δύσκολο να το διαβάσετε.
18 από 25Να είστε προσεκτικοί με την ειρωνεία στα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία
Οχι πραγματικά! Το εννοώ. Τίμια!
Ένα μέσο που προσφέρει ένα μικρό περιβάλλον, όπως το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, δεν ταιριάζει καλά στην ειρωνεία και το σαρκασμό, ακόμα κι αν γνωρίζετε τον παραλήπτη.
19 από 25Catch Typos εκτυπώνοντας τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας
Για σημαντικά, επίσημα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή επιστολές αγάπης, εκτυπώστε το σχέδιο πριν κάνετε κλικΣτείλετε.
Σε ένα τυπωμένο αντίγραφο και με ένα μολύβι στο χέρι, μπορείτε συχνά να βρείτε τυπογραφικά λάθη ή λανθασμένα κόμματα ούτε εσείς ούτε ο ορθογραφικός έλεγχος που έχετε τραβήξει. Η εργασία / σχέση που αποθηκεύετε μπορεί να είναι δική σας.
20 από 25Ρυθμίστε το ρολόι συστήματος
Βεβαιωθείτε ότι δεν στέλνετε μηνύματα από το 1981 ή το 3078.
21 από 25Όταν βρίσκεστε σε αμφιβολία, Τερματίστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με "Ευχαριστίες"
Εάν δεν ξέρετε πώς να πω αντίο στο τέλος ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, υπάρχει ένα πράγμα που σχεδόν πάντα θα είναι κατάλληλο. Ευχαριστώ.
22 από 25Πού να βάλετε την υπογραφή σας
Χωρίς μια γραμμή που λέει "υπογράψτε εδώ", πώς αποφασίζετε πού να τοποθετήσετε την υπογραφή του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου; Τοποθετήστε το ακριβώς κάτω από το τέλος του κειμένου σας.
23 από 25Αναρωτιέστε "Πώς να το βάλετε αυτό στο γράψιμο;" Χρησιμοποιήστε "Αυτό"
Έχετε παρατηρήσει πώς οι άνθρωποι που καταλαβαίνετε πολύ καλά όταν τους ακούτε γίνονται κρυπτικοί και λεπτομερείς όταν αρχίζουν να γράφουν;
Μην είσαι σαν τους. Πείτε το όπως είναι και το πείτε με τον ίδιο τρόπο που θα κάνατε σε μια συνομιλία πρόσωπο με πρόσωπο. Τώρα δεν είναι η στιγμή να τους εντυπωσιάσετε με την κυριαρχία της αγγλικής γλώσσας. Πηγαίνετε για σύντομη και γλυκιά.
24 από 25Συμπίεση αρχείων
Το μικρό είναι όμορφο, τουλάχιστον όταν πρόκειται για συνημμένα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Έτσι, κάνετε τα αρχεία μικρότερα πριν τα στείλετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
25 από 25Αποφύγετε τα μηνύματα "Me Too"
"Εγώ επίσης" δεν είναι αρκετό περιεχόμενο για να εγγυηθεί ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Είναι ενοχλητικό. Περιμένετε μέχρι να προσθέσετε κάτι στη συζήτηση για να απαντήσετε.
