Δεν θεωρείται πλέον τρελός να φορούν τζιν στο χώρο εργασίας ή να αρπάξετε ποτά με το αφεντικό σας μετά από ώρες, αλλά όταν πρόκειται να χρησιμοποιήσετε το emojis σε ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, οι γραμμές φαίνονται λίγο πιο θολές.
Μπορεί να είναι δύσκολο να περιηγηθείτε στις ιδέες και τα λάθη της επαγγελματικής εθιμοτυπίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αλλά είναι πιθανότατα ο κύριος τρόπος που συνδέεστε με το αφεντικό σας και τους συναδέλφους σας (εκτός από αυτό, ξέρετε, αυτοπροσώπως). Και αυτό σημαίνει ότι κάθε μήνυμα που στέλνετε είναι μια ευκαιρία να κάνετε μια καλή εντύπωση … ή μια κακή.
Εδώ είναι εννέα κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εργασίας που πρέπει να ακολουθήσετε - αν θέλετε να διατηρήσετε την ηλεκτρονική φήμη σας ανέπαφη.
1. Ξεκινήστε με μια συμπαγή γραμμή θέματος
Εάν στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν από τους ανώτερους σας, λάβετε υπόψη ότι πιθανόν να έχουν εκατοντάδες μηνύματα στα εισερχόμενά τους.
Τι κάνει το αφεντικό σας με τους περισσότερους; Είτε πατήστε τη διαγραφή είτε τα αστέρια για αργότερα (και ποτέ δεν τα διαβάσατε). Αυτό σημαίνει ότι έχετε μόνο μια ευκαιρία να τραβήξετε την προσοχή τους: Μια δελεαστική γραμμή θέματος μπορεί να σας βοηθήσει να εξασφαλίσετε ότι θα την ανοίξουν.
2. Παρακολουθήστε τα λόγια σας
Έχετε λάβει ένα μήνυμα κειμένου που έληξε με μια περίοδο; Αν ναι, πιθανώς σκεφτήκατε ότι ο άνθρωπος που σας το έστειλε ήταν τρελός σε σας (παρόλο που προσπαθούσαν πραγματικά να χρησιμοποιήσουν τη σωστή στίξη).
Αυτό συμβαίνει επειδή τα είδη των λέξεων που χρησιμοποιείτε μπορούν να κατευνάσουν ή να αναστατήσουν κάποιον αμέσως. Αποφύγετε να χρησιμοποιείτε λέξεις όπως "hey" ή "urgent" και χρησιμοποιήστε "εσείς" ή "σήμερα" αντί. (Μπερδεμένη; περισσότερες εξηγήσεις παρακάτω.)
3. Γράψτε σαν Editor
Μπορεί να μην γράφετε ένα πανεπιστημιακό χαρτί, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι δεν παίρνετε βαθμολογία. Η κακή γραμματική, τα ορθογραφικά λάθη και ακόμη και η έλλειψη μιας εισαγωγής, ενός σώματος και ενός συμπεράσματος σας κάνουν να ακούγεται σαν να προσπαθείτε να φτάσετε στο φάκελο εισερχόμενων μηνυμάτων, να μην είστε υπεύθυνος υπάλληλος.
4. Να είστε ευγενικοί για την ώρα του ατόμου
Αν πρόκειται να στείλετε σε κάποιον ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πείτε του το γιατί το στέλνετε.
Εάν, για παράδειγμα, επισυνάπτετε μια παρουσίαση, πείτε τους ακριβώς τι θέλετε να ακολουθήσουν τα επόμενα βήματα (Χρειάζεστε την έγκρισή τους; Θέλετε να προσθέσουν μια διαφάνεια;). Εάν πηγαίνετε στο CC κάποιος, πείτε τους γιατί έχουν συμπεριληφθεί.
5. Χρησιμοποιήστε το Emojis προσεκτικά
Εδώ είναι το θέμα του emojis: Δεν είναι ο καθένας τους οπαδός τους. Ακόμη και αν εργάζεστε σε ένα περιστασιακό περιβάλλον, εξακολουθεί να υπάρχει ένα σημαντικό ποσοστό του ενεργού πληθυσμού που τις βλέπει ως αντιεπαγγελματική. Μην το διακινδυνεύσετε εάν δεν είστε σίγουροι για το πώς θα το λάβετε.
6. Συνδέστε το προσάρτημα
Ακούγεται προφανές, αλλά όλοι έχουμε ενοχληθεί από αυτήν την παραβίαση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περισσότερες από μία φορές.
Ελέγξτε πριν πατήσετε αποστολή: Στερεάσατε το συνημμένο που είπατε ότι θα επισυνάψετε; (Λες 10 φορές γρήγορα.)
7. Νυχιών σας Sign-Off (Χωρίς τη συνήθη "Best")
Πρέπει να τερματίσετε το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο με την υπογραφή, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να λέτε "καλύτερο" ή "ευχαριστώ" στο τέλος κάθε μηνύματος (ειδικά αν δεν έχετε τίποτα να σας ευχαριστήσει).
Αντ 'αυτού, επιλέξτε μια χαιρετισμό που είναι επαγγελματική, αλλά λειτουργική. Δοκιμάστε "με σεβασμό", "με σεβασμό", ή "θα σας μιλήσω σύντομα".
8. Χρησιμοποιήστε μια επαγγελματική υπογραφή (ακόμα και στο τηλέφωνό σας)
Αν έχετε δημιουργήσει ένα επαγγελματικό, καλά γραπτό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, γιατί θα θέλατε να το τερματίσετε με "Αποστέλλονται από το iPhone μου"; Αντ 'αυτού, επιλέξτε μια απλή, αφοσιωμένη υπογραφή που περιλαμβάνει τον τίτλο σας, τα προφίλ των κοινωνικών σας μέσων, τον ιστότοπό σας και ίσως ακόμη και μια εικόνα του προσώπου σας.
9. Να γνωρίζετε πότε δεν θέλετε να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Φυσικά, ανεξάρτητα από το πόσο καλή είναι η εθιμοτυπία σας, είναι όλα άσχημα εάν στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάτι που δεν πρέπει να είστε.
Για παράδειγμα, αν χρειάζεστε μια εξαιρετικά γρήγορη απάντηση από κάποιον, καλέστε τους αντ 'αυτού. Και αν θέλετε να ρωτήσετε τον προϊστάμενό σας για αύξηση, προγραμματίστε μια συνάντηση (δεν θέλετε να έχετε αυτή τη συνομιλία μέσω email).
Εφόσον ακολουθείτε αυτούς τους εννέα κανόνες, θα λάβετε σχεδόν πάντα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που διαβάζετε και απαντάτε. Και hey, μπορείτε να κάνετε μια καλή εντύπωση στο αφεντικό σας ενώ βρίσκεστε σε αυτό!
