Πόσες φορές έχετε κουβεντιάσει αυτή τη συζήτηση;
Προφανώς, είναι μια εξαιρετικά απογοητευτική κατάσταση. Πως έπρεπε να χτενίσετε μέσα από τις δεκάδες μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λάβατε τις τελευταίες ώρες μόνο για να βρείτε το κρίσιμο μήνυμα που είχε ένα καθήκον που οφείλεται στο pronto; Και αν χρησιμοποιείτε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για τον έξυπνο τρόπο - ελέγχοντας μόνο τα εισερχόμενά σας μερικές φορές την ημέρα - ίσως να μην έχετε δει ακόμα το μήνυμα ακόμα!
Είναι ένα κοινό δίλημμα, που κάποιος στο εργατικό δυναμικό έχει συναντήσει πιθανώς κάποια στιγμή (ή όχι τακτικά). Παίρνει επίσης ένα σημαντικό ερώτημα: Ποια μορφή επικοινωνίας είναι κατάλληλη για αιτήματα σε πραγματικό χρόνο σε σχέση με τα καθήκοντα που απλά πρέπει να ολοκληρωθούν τις επόμενες ημέρες;
Για να λύσει αυτό το ζήτημα της εθιμοτυπίας επικοινωνίας γραφείου, ο Cyrus Stoller, ένας προγραμματιστής, διαθέτει ένα σύστημα το οποίο θα πρέπει να εξετάσετε την εφαρμογή μεταξύ των συναδέλφων σας. Η κατανομή είναι πολύ απλή:
- Εάν χρειάζεστε κάτι που έχετε κάνει μέσα σε 30 λεπτά, καλέστε το άτομο.
- Εάν χρειάζεστε κάτι που θα γίνει μέσα σε δύο ώρες, θα γράψετε το άτομο.
- Εάν χρειάζεστε κάτι που γίνεται μέσα στην εργάσιμη ημέρα, το άτομο αυτό.
- Εάν χρειάζεστε κάτι που θα γίνει μέσα στις επόμενες δύο ημέρες, στείλτε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο άτομο.
Ενώ η πραγματική κατανομή μπορεί να ποικίλει ανάλογα με το πώς λειτουργεί το γραφείο σας (για παράδειγμα, σε ένα μικρό γραφείο, μπορεί να έχει νόημα μόνο να σταματήσει από το γραφείο κάποιου παρά να καλέσει), αυτό που κάνει το Stoller είναι το κλειδί: Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δεν πρέπει να είναι το προεπιλεγμένο μέσα επικοινωνίας για να περάσετε οτιδήποτε χρειάζεται να γνωρίζετε ή να αντιμετωπίζετε σε πραγματικό χρόνο.
Φυσικά, αυτό το σύστημα είναι πολύ εύκολο για εσάς να το εφαρμόσετε όταν εργάζεστε με στενούς συναδέλφους και πελάτες, αλλά πώς παίρνετε άλλους ανθρώπους στο γραφείο για να παίξετε μαζί; Ακολουθούν μερικά πράγματα που μπορείτε να δοκιμάσετε:
- Ρυθμίστε έναν αυτόματο ανταποκριτή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ενημερώνει τους ανθρώπους για το πώς θα επικοινωνήσουν μαζί σας αν το θέμα πρέπει να αντιμετωπιστεί εντός της επόμενης ώρας ή δύο.
- Εάν συναντήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ζητούν δράση σε πραγματικό χρόνο, υπενθυμίστε ευγενικά στους συναδέλφους σας ότι θα προτιμούσατε αυτό το μήνυμα να έχει μεταδοθεί μέσω τηλεφωνικής κλήσης ή κειμένου, καθώς δεν μπορείτε να φτάσετε στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο εγκαίρως σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης.
- Εάν είστε σε κάποιο ρόλο διαχείρισης, ορίστε πρότυπα σε όλο το γραφείο. Έχετε τους υπαλλήλους σας να μιλούν ανοιχτά για το πώς θα ήθελαν οι άλλοι να επικοινωνούν μαζί τους αν κάτι πρέπει να γίνει αντί να υποθέσουμε ότι όλοι οι ηλεκτρονικοί υπολογιστές είναι εντάξει.
Τέλος, θυμηθείτε σε όλους ότι ένα σύστημα όπως αυτό είναι πραγματικά ένα win-win. Κανείς δεν είναι συνδεδεμένος με τα εισερχόμενά τους και μια επείγουσα εργασία δεν θα ξεπεραστεί ποτέ ξανά.
