25 Βασικοί κανόνες εθιμοτυπίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πρέπει να γνωρίζετε - η μούσα

ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ. Είναι μια μεγάλη άνεση και μια αδιάκοπη απόσπαση της προσοχής. Αλλά, ανεξάρτητα από το πώς το νιώθεις αυτή τη στιγμή, ένα πράγμα είναι σίγουρο - είναι αναπόφευκτη αναγκαιότητα. Οι πιθανότητες είναι ότι δεν μπορείτε να το κάνετε μέσα σε μια εργάσιμη μέρα χωρίς να συνθέσετε ένα email (εντάξει, πιθανόν πολύ περισσότερο από ένα).

Και αν θέλεις να είσαι επαγγελματίας και να καταλάβεις το σημείο σου με τρόπο που είναι ξεκάθαρο, αυτό είναι αποτελεσματικό και αυτό δεν κάνει τους συναδέλφους σου να θέλουν να βάλουν τα κεφάλια τους στα γραφεία τους από καθαρή απογοήτευση; Λοιπόν, υπάρχουν μερικοί διαφορετικοί κανόνες εθιμοτυπίας που θα θελήσετε να είστε σίγουροι ότι θα έχετε το νου σας.

"Ναι ναι ναι. Έχω ακούσει όλα αυτά εκατομμύρια φορές πριν, "πιθανώς σκέφτεστε. Αλλά, παρά το πόσες φορές αυτά τα σημεία έχουν σφυρηλατηθεί στο σπίτι, είμαι πρόθυμος να στοιχηματίσετε ότι έχετε κάνει ακόμη ένα κοινό email faux pas τουλάχιστον μία φορά την περασμένη εβδομάδα - ίσως και μέρα.

Περιττό να πω, πιστεύω ότι όλοι θα μπορούσαμε να χρησιμοποιήσουμε έναν επαναπροσδιορισμό κάθε τόσο. Έτσι, εδώ είναι ένας εύχρηστος κατάλογος για να σας βοηθήσει να βουρτσίζετε όλους τους κανόνες εθιμοτυπίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ορκίζετε ότι γνωρίζετε - αλλά αποτυγχάνουν να υλοποιήσουν.

Τα βασικά

Όταν χτίζετε ένα σπίτι, ξεκινάτε με το υπόγειο. Επομένως, πριν βυθιστούμε στα συγκεκριμένα τμήματα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, ας ρίξουμε μια ματιά στα βασικά στοιχεία.

Ακόμη και αν αγνοήσετε ή ξεχάσετε κάθε άλλο μέρος αυτού του άρθρου, βεβαιωθείτε τουλάχιστον ότι έχετε ελέγξει αυτά τα πλαίσια.

1. Εάν στέλνετε από μια προσωπική διεύθυνση - για μια αίτηση εργασίας ή μια ενημερωτική συνέντευξη, για παράδειγμα - βεβαιωθείτε ότι η διεύθυνσή σας εξακολουθεί να είναι επαγγελματική ήχο. Θέλετε να κάνετε τη σωστή εντύπωση και το "[email protected]" δεν πρόκειται να το κόψει.

2. Εάν έχετε λάβει ένα θυμωμένο μήνυμα ή αισθάνεστε εξοργισμένοι, βγείτε μακριά από τον υπολογιστή για λίγα λεπτά. Η απόσπαση κάτι στη ζέστη της στιγμής θα έχει ως αποτέλεσμα μόνο προβλήματα.

3. Συμπεριλάβετε ένα φιλικό χαιρετισμό και το κλείσιμο. Κάνει ολόκληρο το μήνυμα σας να αισθάνεται πολύ πιο πλήρες, στιλβωμένο και επαγγελματικό.

4. Διορθώνω τυπογραφικά δοκίμια. Αρκετά ειπώθηκαν.

Συγχρονισμός

Ο αποτελεσματικός χρόνος είναι ένα από τα πράγματα που είναι πολύ εύκολο να ξεχάσετε όταν κάνετε το καλύτερο δυνατό για να τροφοδοτήσετε το δρόμο σας μέσα από τα εισερχόμενά σας.

Αλλά εάν έχετε λάβει μια άμεση απάντηση ενός λέξης σε ένα στοχαστικό, χρονοβόρο μήνυμα ή έχετε περιμένει εβδομάδες για να πάρετε μια απάντηση που περιμένετε αγωνία, νομίζω ότι θα συμφωνήσετε ότι ο χρόνος αξίζει λίγο περισσότερη προσοχή.

1. Κατά γενικό κανόνα, απαντήστε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μόλις είστε ρεαλιστικά σε θέση. Δεν θέλετε να αφήσετε τους ανθρώπους να κρέμονται.

2. Εάν το μήνυμα αξίζει λίγο περισσότερο χρόνο και σκέφτηκε, μην πυροβολείτε μια μισή-assed, άμεση απάντηση μόνο για να το πάρει από το πιάτο σας. Αντ 'αυτού, απαντήστε και επιβεβαιώστε ότι το λάβατε - και ενημερώστε τον αποστολέα ότι θα πάρετε λίγο χρόνο για να σκεφτείτε τα πράγματα.

3. Μια μεγάλη συμβουλή που θα σας βοηθήσει να κρατήσετε τις απαντήσεις σας υπό έλεγχο; Ο συνιδρυτής της Muse Alex Cavoulacos συνιστά ότι όσο πιο γρήγορα ανταποκρίνεστε, τόσο πιο σύντομη θα είναι η απάντησή σας.

Παραλήπτες

Φαινομενικά ατελείωτες αλυσίδες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Συναδέλφους που συνεχίζουν να σας CC σε μηνύματα που δεν έχουν απολύτως καμία σχέση με σας. Αυτοί οι συμπαίκτες που φαίνεται ότι δεν έχουν ιδέα τι είναι αυτό το εύχρηστο πεδίο BCC.

Αυτά είναι όλα τα πράγματα που πιθανότατα γκρινιάζετε - τουλάχιστον όταν τους δεσμεύουν άλλοι . Αλλά, ας γυρίσουμε τον προβολέα σε σας για ένα λεπτό. Έχετε απομακρυνθεί από οποιονδήποτε από αυτούς τους κανόνες εθιμοτυπίας όσον αφορά τη λίστα παραληπτών σας;

1. Προχωρήστε με προσοχή όταν χρησιμοποιείτε την επιλογή "Απάντηση σε όλους" και χρησιμοποιήστε την μόνο όταν όλοι οι χρήστες σε αυτό το νήμα πρέπει να ενημερωθούν. Έχετε προειδοποιήσει.

2. Μην φοβάστε να χρησιμοποιήσετε το BCC, ειδικά σε εκείνες τις περιπτώσεις που δεν θέλετε όλες οι διευθύνσεις ή οι παραλήπτες να είναι ορατές σε όλους.

3. Εδώ είναι ένας εύχρηστος κανόνας που πρέπει να θυμάστε: Η καταχώριση κάποιου στο πεδίο "Προς" σημαίνει ότι περιμένετε μια απάντηση. Αντίθετα, αν CC αυτό το άτομο, απλά τον κρατάς στο βρόχο στο μήνυμά σου σε άλλους.

4. Με όλα αυτά είπε, τόσο λιγότεροι άνθρωποι μπορείτε να συμπεριλάβετε σε ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, τόσο το καλύτερο. Πάρα πολλοί μάγειροι στην κουζίνα πιθανότατα θα οδηγήσουν σε σύγχυση και διασχίζουν καλώδια.

Θέμα Γραμμή

Ποιο είναι το πρώτο μέρος του μηνύματός σας ότι οι άνθρωποι θα κοιτάξουν; Αυτό είναι εύκολο: το θέμα σας.

Όπως γνωρίζετε ήδη, μια μεγάλη γραμμή θέματος μπορεί να κάνει θαύματα για το email σας ως σύνολο. Ένα κακό θέμα; Λοιπόν, ας πούμε ότι μπορεί να εμπνεύσει μια μεγάλη επιδείνωση μεταξύ των παραληπτών σας.

1. Κάντε το θέμα σας συγκεκριμένο, αντί να βασίζεστε σε ασαφείς φράσεις όπως το "Έλεγχος". Αυτό επιτρέπει στους παραλήπτες σας να συλλέξουν αμέσως το μήνυμα σας. Επιπλέον, θα είναι πολύ πιο εύκολο να το βρείτε όταν το χρειάζεστε αργότερα.

2. Κρατήστε το σύντομο. Ενώ θέλετε να είναι συγκεκριμένη, αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να είναι η δική της ξεχωριστή παράγραφο. Προσπαθήστε να κολλήσετε με λιγότερες από 10 λέξεις - κάτι περισσότερο από αυτό μπορεί να είναι η δική του φράση.

3. Δεν έχει σημασία πόσο μεγάλη είναι η βιασύνη που είσαι, μην παραλείπετε το πεδίο του θέματος εντελώς. Κανείς δεν θέλει να δει αυτό το δυσοίωνο "χωρίς θέμα" στα εισερχόμενά του.

Σώμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Εδώ είναι - το κρέας και οι πατάτες του μηνύματός σας. Τα άλλα πεδία είναι σημαντικά, αλλά αυτό είναι όπου θα καταστήσετε σαφές γιατί επικοινωνείτε με το άτομο στην πρώτη θέση.

Ναι, οι επικοινωνίες στο χώρο εργασίας γίνονται όλο και περισσότερο περιστασιακές. Αλλά, αυτό δεν σημαίνει ότι θέλετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας να μετατραπούν σε συνολικά ανοργάνωτα χάος. Βεβαιωθείτε ότι ακολουθείτε αυτούς τους κανόνες εθιμοτυπίας και ότι τα μηνύματά σας είναι σίγουρα γυαλισμένα και επαγγελματικά.

1. Αυτό είναι ένα άλλο σημείο όπου θα θέλετε να είστε όσο το δυνατόν σαφέστεροι και πιο σύντομοι - ίσως απλά θεωρείτε ότι ο χρυσός κανόνας της αποστολής μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μετά από όλα, αν κάτι παίρνει σελίδες του κειμένου για να εξηγήσει, ίσως είναι καλύτερα να το κάνεις αυτοπροσώπως ή μέσω τηλεφώνου.

2. Προσέξτε με όλους τους παραδοσιακούς κανόνες γραφής που μάθατε στο σχολείο. Αυτό σημαίνει σωστή δομή φράσης, κεφαλαίο γράψιμο, στίξη και αντέχει στον πειρασμό να γεμίσει το μήνυμά σας με το emojis.

3. Βεβαιωθείτε ότι το μήνυμά σας περιέχει σαφή στοιχεία αιτήματος ή ενέργειας. Είτε ζητάτε τη γνώμη ενός συναδέλφου σχετικά με κάτι είτε ψάχνετε για λεπτομέρειες σχετικά με ένα κομμάτι ενός έργου, πρέπει να έχετε έναν σωστό λόγο για αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - και πρέπει επίσης να κάνετε ρητή αυτή την αιτία.

4. Εάν δεν υπάρχει καμία ενέργεια που απαιτείται από τον παραλήπτη και απλώς στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να παρέχετε μια ενημέρωση, καταστήστε το σαφές επίσης. Οι άνθρωποι πρέπει να απομακρυνθούν από τη σημείωσή σας γνωρίζοντας τι αναμένεται από αυτούς.

5. Χρησιμοποιήστε σημεία σφαιρών ή αριθμημένες λίστες όπου χρειάζεται. Είμαστε όλοι απασχολημένοι και κάποια μορφοποίηση κάνει πολύ πιο εύκολη την απομάκρυνση του μηνύματός σας και τη λήψη των καλύτερων σημείων.

6. Έντονη σημαντική πληροφορία ώστε να ξεχωρίζει, αλλά αποφύγετε να χρησιμοποιείτε όλα τα καπάκια, πράγμα που την κάνει να μοιάζει σαν να φωνάζετε.

7. Χρησιμοποιήστε μια ευανάγνωστη γραμματοσειρά και αποφύγετε πάρα πολλά διαφορετικά χρώματα γραμματοσειράς. Θέλετε το μήνυμά σας να είναι όσο το δυνατόν πιο εύκολο να διαβαστεί.

Συνημμένα

Πρέπει να επισυνάψετε κάτι στο email σας; Είναι συχνά μια σκέψη, και τελειώνετε απλά να κολλάτε σε αυτό που χρειάζεται πριν να χτυπήσετε "στείλετε".

Αλλά, οι συνημμένες δεν είναι η Άγρια Δύση του κόσμου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Όχι, εξακολουθούν να υπάρχουν ορισμένοι κανόνες εθιμοτυπίας που θα θέλετε να βεβαιωθείτε ότι ακολουθείτε.

1. Πριν συνδέσετε κάτι, βεβαιωθείτε ότι είναι πραγματικά απαραίτητο. Δεν έχει νόημα η προσάρτηση ενός εγγράφου Word μιας σελίδας που περιέχει δύο προτάσεις.

2. Σε περίπτωση αμφιβολίας, επισυνάψτε το αρχείο σας ως PDF, ώστε να μην αντιμετωπίζετε προβλήματα συμβατότητας.

3. Εάν πρέπει να στείλετε ένα μεγάλο συνημμένο, βεβαιωθείτε ότι το "zip" ή το συμπιέστε πρώτα.

4. Πάρτε τη συνήθεια να επισυνάψετε το αρχείο σας πριν συντάξετε το σώμα του email σας. Έτσι, μπορείτε να αποφύγετε το φόβο, "Συγνώμη, ξέχασα την προσκόλληση!" Μήνυμα παρακολούθησης.

Εάν κυλάτε τα μάτια σας και ισχυρίζεστε ότι έχετε ακούσει όλα αυτά πριν, δεν σας κατηγορώ. Αλλά, πιθανότατα, εξακολουθείτε να μην τηρείτε αυτούς τους συχνά επαναλαμβανόμενους κανόνες εθιμοτυπίας κάθε φορά.

Έτσι, σκεφτείτε ότι αυτή η φιλική υπενθύμιση σας αποσυνδέεται από το αυτόματο πιλότο και δίνετε μεγαλύτερη προσοχή στα μηνύματά σας. Οι συνεργάτες σας θα σας ευχαριστήσουν.

Έχετε άλλους κανόνες ή κατοικίδια ζώα για να προσθέσετε στη λίστα; Επιτρέψτε μου να ξέρω στο Twitter!