Είτε εργάζεστε για μια μικρή εκκίνηση, μια τεράστια εταιρεία, ή οτιδήποτε στο μεταξύ, η καλή επικοινωνία και η τακτική ανταλλαγή πληροφοριών είναι ζωτικής σημασίας για την επιτυχία. Ακριβώς όπως και η ίδια η επιχείρηση, οι συναντήσεις πρέπει να είναι ένας πολύτιμος τρόπος για να βεβαιωθείτε ότι όλοι εργάζονται σκληρά προς το ίδιο βόρειο αστέρι.
Και όμως, οι περισσότεροι από εμάς τους μισούμε. Όπως γνωρίζετε πολύ καλά, οι συναντήσεις είναι συχνά αντιπαραγωγικές και καταλαμβάνουν περισσότερο χρόνο από ό, τι αξίζουν. Δεν υπάρχει τίποτα χειρότερο από το να αποχωρήσετε από το δωμάτιο αναρωτιούνται τι ξοδεύετε ακριβώς μια ώρα, ειδικά σε μια ημέρα γεμάτη μαρμελάδες.
Αλλά πρέπει να είναι έτσι; Οχι. Για να αξιοποιήσετε στο έπακρο κάθε συνεδρίαση που προγραμματίζετε ή παρακολουθείτε, απλά πρέπει να αποφύγετε συνειδητά τον πιο ενοχλητικό χρόνο χάλια. Χρειάζομαι βοήθεια? Συγκεντρώσαμε μια λίστα με κόλπα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για συντομότερες και πιο παραγωγικές συναντήσεις που είναι πιθανότερο να είναι μια εξαιρετική χρήση του χρόνου όλων.
1. Απαγόρευση τεχνικών προβλημάτων
Τα δευτερόλεπτα που ξοδεύονται σε τεχνικά προβλήματα μπορούν γρήγορα να μεταμορφωθούν σε λίγα λεπτά ή, χειρότερα, να πάρουν το μισό της συνάντησης. Αυτό είναι ιδιαίτερα κοινό όταν πρόκειται για επικοινωνία με ανθρώπους που δεν είναι παρόντες. Δεδομένου ότι το τελευταίο πράγμα που θέλει κάποιος είναι να καθίσει γύρω σας ενώ προσπαθείτε να πάρετε τον φορητό υπολογιστή σας συνδεδεμένο σε έναν προβολέα ή να ακούσετε 10 λεπτά από το "μπορείτε να με ακούτε τώρα;" από κάποιον που συνδέεται απομακρυσμένα, εφοδιαστείτε με τα κατάλληλα εργαλεία για να κάνετε όλα πάνε ομαλά.
Εκτός από την τεχνολογία κοινής προβολής και προβολής για όλους τους επιτόπιους χρήστες, αξιόπιστο λογισμικό που σας συνδέει με απομακρυσμένους συμπαίκτες είναι απαραίτητο. Η δωρεάν έκδοση των Skype Meetings είναι μια εξαιρετική λύση, καθώς οποιοσδήποτε μπορεί γρήγορα να συνδεθεί με μια προσαρμοσμένη (και εύκολο να θυμηθεί) διεύθυνση URL από οποιαδήποτε συσκευή - χωρίς να χρειάζεται να ξοδεύει χρόνο για εγγραφή ενός λογαριασμού ή σκάψιμο κλήσης σε αριθμούς.
2. Προγραμματίστε πιο σύντομες συναντήσεις
Η παραδοσιακή ολονύκτια συνάντηση μπορεί να τραβήξει για ό, τι φαίνεται για πάντα, με μικρή πίεση για να ολοκληρώσει τα πράγματα και να προχωρήσει. Έτσι, ο προγραμματισμός μιας συντομότερης συνάντησης μπορεί να κάνει θαύματα για την αποτελεσματικότητα - απλά δεν υπάρχει χρόνος για χάσιμο!
Κατά την οργάνωση μιας συνάντησης, προξενούν τον εαυτό σας να είμαστε πραγματικά ειλικρινείς για το πόσο καιρό θα πάρει - και ίσως προγραμματίσετε λίγο λιγότερο χρόνο από ό, τι νομίζετε ότι χρειάζεστε. Θυμηθείτε ότι τα μήκη συσκέψεων δεν πρέπει πάντα να είναι σε βήματα 30 λεπτών και ότι το ξύρισμα μόλις πέντε ή 10 λεπτά που δεν χρειάζεστε μακριά από το καθένα μπορεί να προστεθεί γρήγορα.
Pro tip: Εξετάστε το ενδεχόμενο να ρυθμίσετε ένα χρονόμετρο στον υπολογιστή σας, το οποίο όλοι μπορούν να δουν κατά τη διάρκεια της συνάντησης - βλέποντας ότι το χρονικό διάστημα που χτυπάτε θα σας βοηθήσει να συνεχίσετε.
3. Ορίστε μια συγκεκριμένη ατζέντα και κολλήστε σε αυτήν
Η δημιουργία μιας ημερήσιας διάταξης μπορεί να φαίνεται σαν μια πρακτική που χρονολογείται, αλλά είναι στην πραγματικότητα ένας από τους πιο χρήσιμους τρόπους για να κρατήσει γρήγορα μια συνάντηση. Σκεφτείτε το: Αν απλώς στείλετε μια πρόσκληση για να συζητήσετε "προσφορές προϊόντων" χωρίς κανένα άλλο πλαίσιο, όλοι μπορούν να έρθουν στη συνάντηση με διαφορετικές ιδέες για το τι πρόκειται να καλυφθούν και θα χάσετε χρόνο να βρεθείτε στην ίδια σελίδα.
Αντ 'αυτού, στείλτε μια ημερήσια διάταξη έξω μια ημέρα ή δύο μπροστά από το χρόνο, και να είναι όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένη. Δοκιμάστε την παρακάτω απλή μορφή για κάθε θέμα που πρέπει να συζητήσετε:
- Ειδικό θέμα
- Τι πρέπει να προετοιμαστεί πριν από τη συνάντηση
- Τι ενημερώσεις θα δοθούν κατά τη διάρκεια της συνάντησης
- Τι ερωτήματα πρέπει να απαντηθούν κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης
Είναι ιδιαίτερα σημαντικό να ορίσετε ένα χρονικό διάστημα για κάθε θέμα - αυτό θα σας κρατήσει ειλικρινείς για το τι μπορεί να ταιριάζει ρεαλιστικά στη συνάντηση και θα σας δώσει ελεύθερη κίνηση για να μετακινήσετε τους ανθρώπους προς τα εμπρός όταν είναι ώρα για το επόμενο θέμα της ημερήσιας διάταξης.
4. Εμφάνιση, Μην Πείτε
Μια εικόνα λέει 1.000 λέξεις -και αυτό ισχύει και για τις συναντήσεις! Οι εικόνες, οι γραφικές παραστάσεις και τα γραφήματα μπορούν συχνά να σας βοηθήσουν να επικοινωνείτε σαφώς, αντί να μιλάτε σε κάθε σημείο - για να μην αναφέρουμε την εξοικονόμηση χρόνου σε όλους.
Έτσι, όταν ετοιμάζετε, σκεφτείτε τα γραφικά που θα μπορούσαν να διευκολύνουν την επικοινωνία των σκέψεών σας. Γιατί να αφιερώσετε χρόνο στην εξήγηση μιας ενημερωμένης έκδοσης προϊόντων όταν θα μπορούσατε να το δείξετε ζωντανά; Γιατί να προσπαθήσουμε να βρούμε λέξεις για να μοιραστούμε μια περίπλοκη ιδέα όταν ένα διάγραμμα θα μπορούσε να το κάνει σε δευτερόλεπτα;
Αν βρίσκεστε σε ένα δωμάτιο με όλους τους συναδέλφους σας, μην φοβάστε να ανεβείτε και να χρησιμοποιήσετε τον πίνακα ή να γυρίσετε τον υπολογιστή σας γύρω σας για να δείξετε τι δουλεύετε. Αν συναντάτε με απομακρυσμένους ανθρώπους, αυτό μπορεί να είναι πιο δύσκολο, αλλά προϊόντα όπως οι δωρεάν συναντήσεις Skype προσφέρουν συχνά πολλά εργαλεία συνεργασίας που το καθιστούν αύριο για να μοιραστούν τις ορατές σκέψεις και τα ευρήματα στην οθόνη. Για παράδειγμα, ο εύκολος μεταφορτωτής του PowerPoint του Skype Meetings (με διαδραστικά εργαλεία όπως ένας εικονικός δείκτης λέιζερ) ή η δυνατότητα κοινής χρήσης οθόνης σάς επιτρέπει να πραγματοποιήσετε εκδηλώσεις με εικαστικά σκεύη και το εικονικό εργαλείο whiteboard επιτρέπει στους συναδέλφους σας να σχεδιάζουν ιδέες σε πραγματικό χρόνο.
5. Ξέρτε πώς να αφήσετε όλοι ζυγίζουν μέσα
Ναι, μια συνάντηση θα πρέπει να αφορά τη συνεργασία, αλλά όταν όλοι προσπαθούν να μιλήσουν το κομμάτι τους, η συζήτηση μπορεί να γίνει πιο γρήγορα από ό, τι όλοι επιθυμούν. Έτσι, προσπαθήστε να αναζητήσετε δημιουργικούς τρόπους για να ζυγίσει κανείς χωρίς να αναγκαστεί να αναλάβει χρόνο συνάντησης.
Για παράδειγμα, δημοσκοπήσεις ή μια γρήγορη επίδειξη χεριών είναι χρήσιμοι τρόποι για να αποφύγετε να πάρετε πάρα πολλές απόψεις ή μια συζήτηση που γρήγορα μετατρέπεται σε όλοι να μιλάνε ο ένας τον άλλον όταν προσπαθούν να αποκτήσουν μια γρήγορη συναίνεση - μια απογοητευτική σπατάλη χρόνου. Εάν πραγματοποιείτε μια εικονική συνάντηση, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε μια ολοκληρωμένη λειτουργία άμεσων μηνυμάτων, όπως το δωρεάν προϊόν Skype Meetings που προσφέρει στους ανθρώπους να υποβάλουν ερωτήσεις προς απάντηση στο τέλος ή επιτρέπουν στους ανθρώπους να εκφράζουν τις μη επείγουσες σκέψεις τους μετά τη συνάντηση.
6. Κόψτε τις συναντήσεις που δεν χρειάζεστε πραγματικά να πάτε
Παρόλο που μπορεί να φανεί ότι πρέπει να παρακολουθήσετε κάθε συνεδρίαση που σας προσκαλεί, είναι εντάξει να εξαιρεθείτε από ένα που γνωρίζετε ότι δεν θα χρησιμοποιήσετε σωστά το χρόνο σας. Εάν δεν παρουσιάζετε ή δεν συσχετίζεται στενά με κάτι στο οποίο εργάζεστε, ίσως είναι καλύτερο να καλύψετε τα βασικά σημεία μετά.
Θυμηθείτε ότι ένας καλός υπάλληλος και ισχυρός συμπαίκτης γνωρίζει πώς να δώσει προτεραιότητα και να είναι παραγωγικός. Οι αποφάσεις και η απόδοσή σας επηρεάζουν όλους, έτσι θυμηθείτε ότι ο τρόπος που χρησιμοποιείτε το χρόνο σας έχει αντίκτυπο και στην ομάδα σας.
Δεν είστε σίγουροι πώς να κάνετε έξυπνα την επιλογή σας; Μιλήστε απευθείας στον διοργανωτή για να τον ενημερώσετε ότι, ενώ εκτιμάτε ότι είστε βρόχος, βρίσκεστε σε μια μεγάλη καμπή με ό, τι και αν εργάζεστε και θα προτιμούσατε να το καλύψετε αργότερα. Εάν ο διοργανωτής είναι ο προϊστάμενός σας, φροντίστε να συμπεριλάβετε μια σημείωση σχετικά με την πρόοδό σας και το συγκεκριμένο σας σχέδιο για να προχωρήσετε με κάτι σαν: "Είμαι ενθουσιασμένος για τη σημερινή συζήτηση, αλλά εξακολουθώ να βγάζω αριθμούς για το Project Blue. Θυμάσατε αν κρατούσα το κεφάλι μου κάτω και πήρατε τις σημειώσεις αργότερα; "
Οι συναντήσεις μπορούν πραγματικά να είναι μερικές από τις καλύτερες ώρες που ξοδεύονται στην ημέρα σας, εφ 'όσον προγραμματίζονται προσεκτικά και κυριαρχούν. Αυτά τα κόλπα θα πρέπει να σας βοηθήσουν να φτάσετε εκεί!
