Στην τελευταία μου δουλειά, ένα από τα ανώτερα μέλη της ομάδας ήταν διαβόητο για την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε όλες τις ώρες της ημέρας ή της νύχτας. Δεν ήταν ασυνήθιστο για μένα να πάω για ύπνο στις 11 μ.μ. και να ξυπνήσω με ένα κενό εισερχόμενο, εκτός από το ένα, εξαιρετικά σύντομο και ηλεκτρονικό μήνυμα. Παρά το γεγονός ότι ποτέ δεν με απευθύνθηκε με το όνομα και, στην πραγματικότητα, σπάνια συμπεριλαμβάνοντας κάθε είδους χαιρετισμό πριν από την άμεση ερώτησή της, κατά κάποιον τρόπο δεν κατάφερε ποτέ να ακούγεται αγενής ή απαιτητικός.
Μαζί με μια "ευχαριστία!" Ακολουθώντας οτιδήποτε χρειάστηκε να απαντήσει, πάντα υπέγραψε το όνομά της με ένα x. Τώρα, ένα x, όπως γνωρίζετε χωρίς αμφιβολία από το γράμμα αγάπης "xoxo" συνήθως αντιπροσωπεύει ένα φιλί. στο σενάριο του χώρου εργασίας, ωστόσο, είναι απλώς μια φιλική χειρονομία, πολύ λιγότερο τυπική από το κλείσιμο με ένα "Καλύτερο" ή "Συγνώμη".
Να είστε σίγουροι ότι αυτή τη στιγμή η δημοφιλής υπογραφή δεν είναι ο μόνος τρόπος για να αποθηκεύσετε τα σύντομα μηνύματα από την ηχηρή αγενής. στην πραγματικότητα, υπάρχουν τουλάχιστον πέντε εύκολοι τρόποι για να διατηρήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας ευγενικά, ανεξάρτητα από το πόσες ή μερικές λέξεις που γράφετε. Δεν θα θελήσετε να εφαρμόσετε όλες τις πέντε αυτές ιδέες κάθε φορά και το οποίο χρησιμοποιείτε εξαρτάται πολύ από το κοινό σας και από τη σχέση σας και το επίπεδο άνεσής σας με αυτό το κοινό, αλλά είναι καλές οδηγίες. Και ελπίζουμε ότι θα σας εξοικονομήσουν χρόνο και ενέργεια για να εστιάσετε σε πιο σημαντικά πράγματα.
1. Χρησιμοποιήστε Σημεία Εξαπάτησης
Αλλά όχι πάρα πολλά. Είμαι αρκετά απενεργοποιημένος όταν κάθε γραμμή τελειώνει με το θαυμαστικό. Δεν έχετε εξίσου ισχυρά συναισθήματα σε όλα όσα λέτε. Μην με ξεκινήσετε ακόμα να ξεκινήσω να συμπεριλαμβάνω δύο ή τρία για να κλείσω μια πρόταση ή μια ιδέα (σώζω εκείνα για την αποστολή μηνυμάτων με τους φίλους μου, και θα έπρεπε επίσης). Επιλέξτε με προσοχή τις παρεμβολές μεγάλου όγκου και, παρακαλώ, παρακαλούμε να ασκήσετε συγκράτηση.
Δοκιμάστε αυτό:
Αποστέλλεται από την εξωτερική μου μνήμη.
Προτού στείλετε κάτι, σκεφτείτε με ποιον επικοινωνείτε και σκεφτείτε τρόπους για να το κρατήσετε σύντομο με βάση το πού βρίσκεστε στη συζήτηση. Λάβετε υπόψη: Μόλις πηγαίνετε πέρα δώθε, μπορείτε συνήθως να αφήσετε το χαιρετισμό και την υπογραφή συνολικά.
Ένα πράγμα που αξίζει να αναφερθεί είναι επίσης η σημασία της προσοχής σε αυτό που απαντάτε. Οι σύντομες απαντήσεις μπορεί να είναι αγενείς αν απαντήσετε απλά με ένα "Ακούγεται καλό!" Αν αξίζει μια απάντηση σε μια ερώτηση ή κάποιο είδος ανατροφοδότησης, αυτές οι δύο λέξεις θα είναι δύσκολο για τον παραλήπτη να αφομοιώσει, με ή χωρίς το θαυμαστικό.
Κατώτατη γραμμή: Γνωρίστε το ακροατήριό σας και, με κάθε τρόπο, στείλτε λεπτομερείς παραγράφους, αν η κατάσταση το απαιτεί, αλλά εστιάστε στις πολλές περιπτώσεις όπου το κοντό μπορεί επίσης να είναι γλυκό.
