Ως διευθυντής, η καθημερινή σας ζωή είναι γεμάτη με επικοινωνία: να οδηγεί συναντήσεις, να στέλνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να κάνει παρουσιάσεις και να σταματάει από τα γραφεία των υπαλλήλων σας για να συνομιλεί.
Όμως, όσο απασχολημένος μπορείτε να νιώσετε με αυτή την αλληλεπίδραση, μπορεί να μην επικοινωνείτε αποτελεσματικά. Παρά τις συνομιλίες που έχετε κατά τη διάρκεια της ημέρας, η ομάδα σας μπορεί να μπερδευτεί πραγματικά σχετικά με τις προτεραιότητες, τους στόχους και τις αποστολές σας. Και αυτό μπορεί να οδηγήσει γρήγορα σε ανυπολόγιστες προσδοκίες και αντιληπτά προβλήματα απόδοσης.
Για να βεβαιωθείτε ότι η ομάδα σας είναι σε συγχρονισμό, προσέξτε για αυτά τα πέντε σημάδια ότι η επικοινωνία της ομάδας σας είναι απενεργοποιημένη, ώστε να μπορείτε να επαναφέρετε τη συνομιλία και να επανέλθετε στην πορεία.
1. Η εργασία αντιγράφεται
Όταν η εργασία δεν μεταβιβάζεται σωστά, συμβαίνει συνήθως σύγχυση. Τέλειο παράδειγμα: Όταν η εταιρεία μου πέρασε μια πρόσφατη συγχώνευση, υπήρχαν δύο ομάδες επικοινωνίας που έπρεπε να έρθουν μαζί - πλήρεις με δύο διευθυντές, τα επίπεδα διευθυντικών στελεχών και ομάδες συνεργατών. Ξαφνικά, έπρεπε να είμαστε ένας.
Αλλά με την έλλειψη αποτελεσματικής επικοινωνίας, ήταν ακριβώς το αντίθετο. Κανείς δεν ήξερε τι ήταν υπεύθυνος για όλους, έτσι ώστε κάθε μέλος της ομάδας συνέχισε να κάνει αυτό που έκανε πάντα. Θα επεξεργαστώ ένα κομμάτι περιεχομένου για τον προϊστάμενό μου, ενώ η συνάδελφος μου επεξεργάστηκε το ίδιο κομμάτι για το αφεντικό της. Στο τέλος, είχαμε δύο διαφορετικά επεξεργασμένα κομμάτια και καμία ιδέα τι να κάνουμε με τα δύο. Διπλασιάσαμε τις προσπάθειές μας, καταλήγοντας σε πολλή σκληρή δουλειά που δεν μπορούσε πραγματικά να χρησιμοποιηθεί - επειδή είχε ήδη γίνει.
2. … Ή δεν έχει ολοκληρωθεί σε όλους
Η σαφής επικοινωνία είναι το κλειδί όταν αναθέτετε έργα σε ένα μέλος της ομάδας. Πρόσφατα είχα ένα αφεντικό που είχε πολύ ευσεβή τρόπο να μιλά για έργα. Θα μου έγραψε ένα μακρύ ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, το οποίο θα ξεγελάσει για ένα πιθανό έργο. «Αναρωτιέμαι αν πρέπει να γράψουμε ένα δελτίο τύπου για αυτό;» θα γράψει. "Δεν είμαι σίγουρος αν μπορούμε να πάρουμε ένα απόσπασμα πελάτη που θα λειτουργήσει."
Για μένα, αυτό σήμαινε ότι εξακολουθεί να το σκέφτεται, έτσι θα μπορούσα να συνεχίσω με τα υπόλοιπα έργα μου. Σε αυτόν, αυτό σήμαινε ότι ναι, θα έπρεπε να αρχίσω να συντάσσω το δελτίο τύπου και να καταλάβω την κατάσταση της προσφοράς μόνη μου. Όταν έλεγξε την πρόοδό μου, δεν είχα τίποτα να αναφέρω - επειδή, κατά τη γνώμη μου, ποτέ δεν μου έδωσε το πράσινο φως.
Τελικά, οι εργασίες δεν έγιναν, δεν τηρήθηκαν οι προθεσμίες και η πρόοδος αδράχτηκε.
3. Το τελικό προϊόν δεν είναι αυτό που περιμένατε
Ένας από τους συνεργάτες μου πήρε πρόσφατα έναν υπάλληλο. Δεν είχε ξαναδεί, έτσι ήταν η πρώτη της γεύση από την πρόκληση της επικοινωνίας των προσδοκιών με έναν υπάλληλο. Άρχισε με αυτό που σκέφτηκε ότι ήταν αρκετά απλές εργασίες - αλλά όταν έλαβε το έργο πίσω από αυτόν, δεν ήταν καν κοντά σε αυτό που σκέφτηκε ότι είχε ζητήσει. Κάθε φορά, γύρισε προς μένα και ρώτησε: "Είμαι τρελός;"
Η σκληρή πραγματικότητα ήταν, κάτι στην επικοινωνία ήταν μακριά. Είτε η ίδια, ως διευθυντής, δεν εξήγησε τι ήθελε με σαφήνεια, ή ο υπάλληλος δεν έκανε το καθήκον του να ζητάει διευκρινιστικές ερωτήσεις για να καθορίσει τι έπρεπε να παραδώσει - ή ένα συνδυασμό και των δύο.
Είτε έτσι είτε αλλιώς, ήταν η ευθύνη της να ξεκινήσει μια αλλαγή, ώστε η επικοινωνία και η δουλειά της να βελτιωθούν.
4. Υπάρχει Σιωπή στο ένα άκρο
Ένα από τα πιο ξεκάθαρα και συνηθισμένα λάθη είναι ότι ένα κόμμα κυριαρχεί στη συζήτηση.
Για παράδειγμα, όπως στην παραπάνω ιστορία με την συνάδελφό μου, αυτή ήταν η πορεία της ως νέος διευθυντής, η ανάθεση έργων, η καθοδήγηση του υπαλλήλου της και η επικοινωνία με τους στόχους. Και από την πλευρά του υπαλλήλου; Ραδιενική σιωπή.
Είναι επίσης κοινό το αντίστροφο. Κάποτε είχα ένα αφεντικό με έδρα σε άλλο κράτος και πήγαινα για εβδομάδες (κυριολεκτικά, εβδομάδες!) Χωρίς να το ακούω. Θα συνέχιζα με την κανονική δουλειά μου, θα πυροδότησα μερικά μηνύματα σε αυτόν, θα προσπαθούσα να τηλεφωνήσω και-τίποτα. Εκτός από μια σπάνια εφάπαξ συζήτηση, έμεινα στις δικές μου συσκευές.
5. Δεν έχετε τις ίδιες προτεραιότητες
Όταν οι υπάλληλοί σας εργάζονται ταυτόχρονα σε πολλαπλές αναθέσεις (που πιθανώς είναι πάντοτε), πρέπει να δώσουν προτεραιότητα σε ορισμένους από τους άλλους. Αλλά όταν δεν είστε σαφείς σχετικά με τους στόχους και τις προτεραιότητές σας, η ευθυγράμμιση των στόχων σας και της λίστας υποχρεώσεων τους είναι η πρώτη που θα πάτε.
Ξαφνικά, χρειάζεστε το τελικό προϊόν της ανάθεσης της κορυφαίας προτεραιότητας. Στρέφεστε στον καθορισμένο υπάλληλο, αλλά σας δίνει μια ερώτηση. "Έχω δουλέψει για τον άλλο πελάτη σύντομη όλη την εβδομάδα. Νόμιζα ότι αυτό χρειάζεστε. "
Η καλή επικοινωνία σημαίνει ότι όλοι στην ομάδα σας -συμπεριλαμβανομένων εσάς- βρίσκονται στην ίδια σελίδα όταν πρόκειται για τα έργα που βρίσκονται στην κορυφή της λίστας προτεραιότητας και τα οποία μπορούν να περιμένουν αργότερα.
Ως διευθυντής, μπορεί να είναι εύκολο να κατηγορήσεις αυτά τα θέματα για άλλους παράγοντες: Οι υπάλληλοί σου είναι κατώτεροι, δεν ακούν ή απλά δεν κόβονται για τους ρόλους τους.
Αλλά ειλικρινά, δεν μπορείτε να αρχίσετε να κατηγορείτε τα προβλήματα επιδόσεων μέχρι να κατακτήσετε το μεγαλύτερο πρόβλημα. Ο πυρήνας του προβλήματος - και ο τόπος που πρέπει να αρχίσετε να αντιμετωπίζετε - είναι στην επικοινωνία της ομάδας σας. Και ως διευθυντής, αυτό αρχίζει μαζί σου. Προσπαθήστε να διορθώσετε τον τρόπο με τον οποίο αλληλεπιδράτε με την ομάδα σας και θα διαπιστώσετε ότι πολλά από τα άλλα προβλήματα που αντιμετωπίζετε κατά τη διάρκεια της πορείας σας επιλύονται επίσης.
