Οι περισσότεροι από εμάς έχουν βιώσει μια στιγμή, μια μέρα ή ακόμα και μια παρατεταμένη χρονική περίοδο, όταν αισθανόμασταν σαν να είχαμε ξεπεράσει την επικοινωνία. Ίσως κάποιος δεν κατάλαβε τις προθέσεις σας. Ή οι συνομιλίες δεν έδειξαν πώς επιθυμείτε. Ή τα αποτελέσματα που ζητήσατε δεν ήρθαν όπως αναμενόταν.
Μπορείτε να δοκιμάσετε και να δείξετε το δάχτυλο σε κάτι άλλο, αλλά αν έχετε παρατηρήσει ένα συνεκτικό πρότυπο αποτυχίας επικοινωνίας με διαφορετικούς ανθρώπους, οι πιθανότητες είναι κάτι που κάνετε. (Και ακόμα κι αν είστε αρκετά καλός για να εκφράσετε τον εαυτό σας, θα μπορούσατε πάντα να είστε λίγο καλύτερα.)
Ακολουθούν πέντε κοινά σφάλματα και όλοι οι τρόποι με τους οποίους μπορείτε να αρχίσετε να τις διορθώνετε σήμερα:
1. Δεν δίνετε προσοχή
Ξέρεις τι θέλεις να κάνεις - και για να είμαι ειλικρινής, αυτό είναι το μόνο μισό της συζήτησης που εσύ εσύ πραγματικά εστιάσεις. Ως αποτέλεσμα, είστε μόλις μισή ακρόαση τι λένε οι άνθρωποι γύρω σας και δεν συμμετέχετε αποτελεσματικά στη συνομιλία.
Η λύση
Η προσοχή σε άλλους ανθρώπους και η αληθινή ακρόαση αυτού που έχουν να πει είναι ζωτικής σημασίας για την επίτευξη αμοιβαίας κατανόησης και συνομιλητικής ροής. Τώρα, υπάρχουν πολλές συμβουλές για το πώς να κοιτάξετε εμπλεκόμενοι, όπως να κάνετε συχνή επαφή με τα μάτια ή να κουνάτε το κεφάλι σας σε συμφωνία. Αλλά η αγαπημένη μου συμβουλή είναι να ανησυχήσω λιγότερο για το φαινομενικά ενδιαφέρον και στην πραγματικότητα να συντονιστείτε. Όπως δήλωσε ο Celeste Headlee σε μια πρόσφατη ομιλία του TED: "Δεν υπάρχει κανένας λόγος να μάθουμε πώς να δείξουμε ότι προσέχετε εάν στην πραγματικότητα δίνετε προσοχή. "
Έτσι, ελαχιστοποιήστε τις περισπασμούς και βάλτε το τηλέφωνό σας μακριά. Δοκιμάστε τον εαυτό σας προσπαθώντας να επαναφέρετε το σημείο του άλλου ατόμου με μια φράση όπως "Αν καταλάβω τι λέτε …"
2. Δεν φτάνετε στο σημείο
Είστε είτε droning για και σχετικά με κάτι άσχετο, ή μπορείτε άλλως να μοιραστείτε λεπτομέρειες που δεν είναι απαραίτητες. Ως αποτέλεσμα, το νόημά σας είναι λοξό και το άλλο πρόσωπο χάνει το ενδιαφέρον.
Η λύση
Προσπαθήστε να επικοινωνήσετε όσο πιο σύντομα και πιο σύντομα γίνεται. Αυτό ισχύει για διάφορους λόγους. Κατ 'αρχάς, σας αναγκάζει να καταλάβετε τι προσπαθείτε πραγματικά να περάσετε: Εάν δεν επιτρέπετε στον εαυτό σας κανένα περιθώριο να παρασυρθεί ή να παρασυρθεί από το θέμα, θα επιμείνετε στις πιο σημαντικές πληροφορίες. Δεύτερον, μειώνει τη δυνατότητα για κακή επικοινωνία. Εάν γράφετε μόνο δύο προτάσεις, είναι πολύ πιο δύσκολο να χάσετε το νόημά σας από ό, τι εάν γράψατε έξι παραγράφους. Τρίτον, δείχνει σεβασμό για την ώρα του άλλου ατόμου. Τέλος, ενθαρρύνει την αμοιβαιότητα. Με το να είναι πιο σύντομη, θα ενθαρρύνετε τους άλλους στην οργάνωσή σας ή την ομάδα σας να είναι εξίσου συνοπτικές. Έτσι, αν γράφετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή προετοιμάζεστε να δώσετε μια ομιλία, αναρωτηθείτε αν μπορείτε να κόψετε οποιοδήποτε επιπλέον χνούδι.
Σχετικές : 5 Συμβουλές για τη σύνταξη πιο σύντομων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν έρχονται σε άπιαστο ή απότομο επίπεδο
3. Δεν ενθαρρύνετε την αμφίδρομη επικοινωνία
Εάν είστε ένας προϊστάμενος που δίνει μόνο εντολές, ή έναν υπάλληλο που ποτέ δεν θέτει ερωτήσεις, κλείνετε την πόρτα σε ουσιαστικό διάλογο. Οι περισσότερες εργασίες απαιτούν κάποια μορφή ανταλλαγής και δεν θέλετε να θεωρείτε ότι είναι απρόσιτες.
Η λύση
Δεν σας προτείνω να απαντήσετε σε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ότι πρέπει να δώσετε εντολή σε δύο ερωτήσεις για κάθε εργασία που αναθέτετε. Αντ 'αυτού, επικεντρωθείτε στο να κάνετε τους ανθρώπους να αισθάνονται ευπρόσδεκτοι να κάνουν ερωτήσεις ή να παρέχουν περισσότερες πληροφορίες. Συμβουλή: Ένας τρόπος για να ενθαρρύνετε αυτή τη συμπεριφορά είναι να το μοντελοποιήσετε. Εάν κάνετε το πρώτο βήμα, άλλοι άνθρωποι θα αισθάνονται πιο άνετα να κάνουν το ίδιο.
4. Δεν χρησιμοποιείτε τη σωστή πλατφόρμα
Υπάρχουν δεκάδες διακριτά μέσα για τη λήψη μηνυμάτων και οι περισσότεροι από εμάς τις χρησιμοποιούν καθημερινά, είτε πρόκειται για συνομιλίες με φίλους, αγαπημένους μας, συναδέλφους ή γνωστούς. Και οι περισσότεροι άνθρωποι προτιμούν ("Δεν παίρνω Twitter!" "Δεν καλώ, γράφω μόνο." "Δεν ελέγχω ποτέ το προσωπικό μου email.")
Η λύση
Αντί να επιλέγετε το αγαπημένο σας πρόσωπο, θα πρέπει πάντα να προσπαθείτε να επιλέξετε το κατάλληλο μέσο για την κατάσταση. Για παράδειγμα, ίσως να μην χρειαστεί να καλέσετε μια προσωπική συνάντηση για να ενημερώσετε τους υπαλλήλους σας για μια νέα αλλαγή πολιτικής όταν ένα email είναι αρκετό. Μπορείτε να παραλείψετε τα άμεσα μηνύματα των συναδέλφων σας αργά το βράδυ, όταν δεν χρειάζεστε απάντηση μέχρι τις εργάσιμες ώρες. Προτού επιλέξετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τηλεφωνήματα, προσωπικές συναντήσεις, IM, tweets ή κείμενα, σκεφτείτε εάν η μέθοδος επικοινωνίας σας θα επηρεάσει την αντίδραση του άλλου ατόμου.
5. Δεν ζητάτε σχόλια
Κανείς δεν είναι τέλειος. Μπορείτε να ακολουθήσετε όλες τις συμβουλές "βέλτιστης πρακτικής" που μπορείτε να βρείτε στο διαδίκτυο, αλλά πάντα θα υπάρχουν μικρές προσωπικές περιοχές για βελτίωση.
Η λύση
Πηγαίνετε έξω από το δρόμο σας για να ρωτήσετε τους συναδέλφους και τους ανώτερους σας για ανατροφοδότηση (αυτό μπορεί να είναι τόσο επίσημο όσο και άτυπο που θα θέλατε). Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να ζητήσετε δείκτες κατά τη διάρκεια μιας ετήσιας επισκόπησης της απόδοσης ή θα μπορούσατε να εμπλακείτε άνετα στους πελάτες σας σε συνομιλία και να τους ρωτήσετε αν υπάρχει κάτι που μπορείτε να κάνετε για να καταστήσετε την εταιρική σχέση ισχυρότερη ή για τις παραμέτρους σαφέστερες ή μπορείτε ακόμη να ρωτήσετε τους συναδέλφους σας άμεσα πώς προτιμούν να λαμβάνουν πληροφορίες. Ποτέ δεν θα είστε τέλειοι, αλλά κάθε βήμα που κάνετε για να βελτιώσετε είναι ένα βήμα προς τη σωστή κατεύθυνση.
Όταν αρχίζετε να εφαρμόζετε αυτές τις στρατηγικές, μην απογοητεύεστε εάν δεν βλέπετε άμεση αλλαγή. Όπως κάθε άλλη δεξιότητα, η επικοινωνία απαιτεί την πρακτική να βλέπει βελτίωση. και ακόμη και όταν βελτιώνετε, οι αλλαγές θα είναι μικρές και λεπτές για να ξεκινήσετε. Μετά από συνεχείς, μετρημένες προσπάθειες, θα βρεθείτε να δημιουργείτε καλύτερες πρώτες εντυπώσεις και να αισθάνεστε σαν να είστε σε θέση να φτάσετε στο σημείο. Όχι μόνο αυτό, αλλά και οι γύρω σας θα παρατηρήσουν επίσης, και αυτό θα κάνει όλη τη δουλειά σας αξίζει τον κόπο.
