Στον κόσμο της υπερφόρτωσης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είναι πραγματικά μια έκπληξη ότι οι προσωπικότητες μας κάνουν το δρόμο τους στο πώς ανταποκρινόμαστε στα μηνύματα;
Ίσως το αφεντικό σας, αυτό που σας κάνει να αναρωτιέστε αν το ενέσιμο εσπρέσο είναι κάτι, είναι ικανό να ξανακάνει μια απάντηση μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα από το χτύπημα του "στείλετε" - σας αναγκάζει να αναρωτηθείτε, για άλλη μια φορά, αν έχει περάσει μια στιγμή χωρίς σύνδεση.
Ενώ αγαπάτε την αμεσότητα των απαντήσεων του, γνωρίζετε επίσης ότι δεν μπορείτε να υιοθετήσετε το στυλ του, παρά τις καλύτερες προθέσεις σας. Και αυτό γιατί είστε ένας μεθοδικός και σταθερός άνθρωπος - ο οποίος μεταφράζεται στον προσωπικό σας χαρακτήρα που έχετε εισερχόταν ακόμη.
Ενδιαφέρεστε για το πού θα πέσετε στον κόσμο των προσωπικοτήτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Εδώ είναι οι πέντε πιο συνηθισμένοι τύποι που θα συναντήσετε σε όλα τα εισερχόμενα. Ίσως θα δείτε τον εαυτό σας;
1. Ο δαίμονας ταχύτητας
Είστε γνωστός ως το άτομο που δεν αφήνει ποτέ κανέναν να κρεμαστεί - ούτε και για μια ώρα (εκτός αν είστε στο μεσημεριανό γεύμα, βέβαια, αλλά ακόμα και τότε, τα μάτια σας είναι κολλημένα στο τηλέφωνό σας). Μόλις έρθει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, βρίσκεστε σε αυτό , αποστέλλοντας μια απάντηση.
Ενώ είναι υπέροχο ότι είστε πάνω από τα μηνύματά σας, αν το χρησιμοποιείτε ως υποκατάστατο της πραγματικής εργασίας που αποφεύγετε, αυτό είναι ένα πρόβλημα. Είναι ικανοποιητικό να ξεκαθαρίσετε μια ουρά, αλλά αν είστε ακόμα παγιδευμένοι στα εισερχόμενά σας οκτώ ώρες αργότερα, μπορεί να είστε εθισμένοι στην ολοκλήρωση της εύκολης αποστολής λήψης απαντήσεων, αντί να καταδύεστε στην πραγματική εργασία που απαιτεί πραγματικό πνεύμα.
2. Ο Γκόστερ
Ω, πώς θα ήθελα να πω ότι "φάντασμα" υπάρχει μόνο στη χρονολόγηση, αλλά η αλήθεια είναι ότι αυτή η πρακτική είναι αρκετά κοινή στους επαγγελματικούς κύκλους επίσης. Στην πραγματικότητα, αυτό συμβαίνει όσο έχουμε ανταποκριθεί το ένα στο άλλο. Αλλά τώρα, με όλα τα ψηφιακά και συνεπώς άμεσα, δεν μπορείτε να κατηγορήσετε την έλλειψη απάντησής σας σε ένα φορτηγό που λείπει από το ταχυδρομείο ή ακόμα και σε μια κακή dial-up σύνδεση - αυτά δεν είναι νόμιμες δικαιολογίες.
Είσαστε ένοχοι φάντασμα εάν είστε το άτομο που θα προτιμούσε να αφήνει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου -ιδίως εκείνα που δεν είστε σίγουρος για το πώς να απαντήσετε- να εξασθενίσει στα εισερχόμενά σας. Μην ξεγελάτε τον εαυτό σας να σκέφτεστε ότι κάποιος αγοράζει το "κατά λάθος τον άφησα στο φάκελο drafts", δικαιολογία.
Θα σας πω λοιπόν που οι συνάδελφοί σας πιθανώς θα ήθελαν να σας πουν: Οποιαδήποτε απάντηση (σχεδόν καθόλου) είναι καλύτερη από τη συνολική ραδιοφωνική σιωπή. Ακόμη και ένα γρήγορο, "Έχεις το μήνυμά σου, δουλεύοντας με τα στοιχεία!", Είναι καλύτερο να αφήσεις την ομάδα σου να αναρωτιέται αν η ερώτησή τους έπεσε σε μια πλήρη μαύρη τρύπα.
3. Ο τυχαίος συμπερασμός
Υπάρχει πάντα κάτι στις ειδήσεις για μια απάντηση - κάθε κατάσταση με καταστροφικά αποτελέσματα. Και αν είστε ένοχος για αυτό μία ή δύο φορές, δεν υπάρχει μεγάλη υπόθεση.
Αλλά όταν βγάζετε την ομάδα σας σε όλα όσα λαμβάνετε, χωρίς να επαληθεύσετε αν είναι πραγματικά συναφείς με τους συναδέλφους σας, κινδυνεύετε όχι μόνο να ενοχλείτε τους συναδέλφους σας αλλά και να χάσετε τη συνάφεια σας.
Ενώ είναι επιμελής και προσεκτικός σε σας για να προσπαθήσετε να συμπεριλάβετε όλους τους ανθρώπους όλη την ώρα, σκεφτείτε το γεγονός ότι πολλοί άνθρωποι προτιμούν να αναβαθμιστούν αργότερα, όταν είναι απαραίτητο να συνεισφέρουν πραγματικά.
4. Η απουσία
Ίσως σας αρέσει να έχετε αέρα μυστηρίου σχετικά με τον τόπο σας. Ή ίσως απλά είστε συνήθως ένοχοι να ξεχάσετε να ενεργοποιήσετε και να απενεργοποιήσετε τον αυτόματο ανταποκριτή σας. Όποια και αν είναι, οι συχνές σας διακοπές, οι αρρωστημένες ημέρες ή οι αόριστα καθορισμένες απουσίες κάνουν τους συναδέλφους σας ζηλοφανείς, απογοητευμένοι ή εντελώς γεμάτοι. Όταν οι συναδέλφες βλέπουν ότι η αυτόματη απάντηση - και πάλι! - είναι αναγκασμένοι να παραλείψετε να ζητήσετε τη συμβολή σας και να προχωρήσετε στο επόμενο άτομο.
Εάν θέλετε να αυξήσετε την εμπιστοσύνη και το σεβασμό των συναδέλφων σας, κάντε τον εαυτό σας μια χάρη και σκεφτείτε δύο φορές πριν βγάλετε μια περιττή απάντηση εκτός γραφείου. Ίσως η διόρθωσή σας να προσαρμόσει το μήνυμα στην ακριβή κατάσταση σας, και να διατηρήσετε το εύρος ημερομηνιών αυτόματης απόκρισης στο απόλυτο ελάχιστο.
5. Το λάθος-Maker
"Ωχ, συγγνώμη! Εδώ είναι η προσκόλληση. "
Ακούγεται οικείο? Ίσως να είστε απλά γρήγοροι στη σκανδάλη και δεν μπορείτε να αποφύγετε την αποστολή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μόνο για να συνειδητοποιήσετε ότι αργότερα ξεχάσατε ένα ουσιαστικό βήμα που σας υπενθυμίζουμε όταν έξι από τους συναδέλφους σας σας ping για τη γέφυρα διαφάνειας που ξεχάσατε προσθέτω.
Και, συχνά βρίσκεστε με 65 διαφορετικές αλυσίδες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επειδή ξεχάσατε να απαντήσετε σε δύο από τις τρεις ερωτήσεις του προϊσταμένου σας ή αφήσατε την τελευταία ερώτηση στην κενή έρευνα προσωπικού.
Μια ανάγκη για ταχύτητα θα πρέπει να ελέγχεται στην παροιμιώδη πόρτα όταν χτυπάτε αυτές τις απαντήσεις. Ακριβώς επειδή προσπαθείτε να το κεφάλι έξω από την πόρτα, δεν σημαίνει ότι είναι εντάξει να βιαστούμε και στη συνέχεια να χτυπήσουμε μαλακές απαντήσεις. Οι συνάδελφοί σας (και τα εισερχόμενά σας) μια χάρη, και τριπλή έλεγχος ότι απαντήσατε σε κάθε ερώτηση, και επισυνάπτεται όλα τα σχετικά έγγραφα πριν από τη λήψη μιας απάντησης.
Έτσι, ίσως το καταφέρατε μέσω αυτής της λίστας και μπορείτε να ονομάσετε έναν συνάδελφο (ή τον προϊστάμενο) για κάθε τύπο, αλλά όχι τον εαυτό σας. Λοιπόν, συγχαρητήρια! Έχετε αποφύγει κάποιες από τις πιο συνηθισμένες συνήθειες, και αυτός είναι ο λόγος για να παθαίνετε τον εαυτό σας στην πλάτη.
Αλλά, προτού να αφήσετε τον εαυτό σας μακριά από το γάντζο, μην ξεχάσετε κάποια μικρά πράγματα που μπορεί να σας κάνουν να κοιτάξετε αθέλητα λιγότερο σίγουροι ή πιο αγενείς από ότι σκοπεύετε. Κανείς δεν σας περιμένει να είστε ένα σούπερ σταρ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά υπάρχει αρκετός λόγος να προσπαθήσετε να βελτιώσετε, ειδικά αφού παρατηρήσετε τις δικές σας εσφαλμένες συνήθειες.
