Όπως και οι περισσότεροι από εσάς, δεν μπορώ να θυμηθώ μια επαγγελματική ζωή (πολύ λιγότερο προσωπική), όπου δεν είχα αντιστοιχίσει μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ως επί το πλείστον, είναι ένας αποτελεσματικός και απλός τρόπος επικοινωνίας και, όταν χρησιμοποιείται σωστά, εξοικονομεί χρόνο, απαντά σε ερωτήσεις και κάνει συνδέσεις. Αρκεί να πω, δεν πιστεύω ότι θα μπορούσα να ζήσω χωρίς αυτό.
Δυστυχώς, με την ευκολία του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και την ταχύτητα με την οποία πολλοί από εμάς συνηθίζουν να στέλνουμε, να προωθούμε ή να απαντούμε, έρχονται μερικές οδικές προσκρούσεις, αν θέλετε. Έχω ελάχιστη ανοχή για απρόσεκτα λάθη όπως ψευδείς λέξεις (τα περισσότερα προγράμματα σάς προειδοποιούν σε αυτούς τους τύπους τυπογραφικών μηνυμάτων με μια κοφτερή κόκκινη γραμμή) και λέγοντας ότι θα πάτε στο CC κάποιος και στη συνέχεια να ξεχάσετε να τον κάνετε πραγματικά CC ή αυτήν. Αυτό είναι ερασιτεχνικό έδαφος. (Παρόλα αυτά, η μητέρα μου συγχωρείται ότι μερικές φορές στέλνει μηνύματα σε όλα τα καπάκια.)
Σοβαρά όμως, επειδή το φόρουμ είναι συχνά ο νούμερο ένα τρόπος επικοινωνίας με έναν πελάτη, έναν προϊστάμενο ή έναν δικτυακό άνθρωπο, είναι επιτακτική ανάγκη να το έχετε σωστό. Και όχι μόνο για τους αυτοκράτορες εκεί έξω, αλλά για τον εαυτό σας - θα μισούσατε τον παραλήπτη να χάσει το σημείο του μηνύματος επειδή εστιάζει σε ένα (αποφευκόμενο) σφάλμα. Σήμερα, ένα τυπογραφικό λάθος σας χάνει λίγο σεβασμό με έναν συνάδελφο, αύριο θα μπορούσε να χάσει πολύ μια ευκαιρία εργασίας με ένα πρόσωπο που συναντάς σε μια διάσκεψη.
Εν τω μεταξύ, τρία απίστευτα βασικά λάθη μπορεί να φτιάχνετε χωρίς να καταλάβετε πόσο πολύ αντιεπαγγελματικά σας κάνουν να κοιτάξετε προς τον αναγνώστη.
1. Ξεχάστε να επισυνάψετε
Ο προπονητής καριέρας Rajiv Nathan είναι βαθιά ευγνώμων για τις προτροπές στο Outlook και το Gmail που σας ενημερώνουν ότι πρόκειται να στείλετε ένα μήνυμα χωρίς συνημμένο όταν δηλώνετε ρητά ότι στην πραγματικότητα συνδέετε κάτι. Γιατί; Επειδή, πριν υπάρξουν, έκανε τακτικά το θαυμαστό λάθος να μην συνδέεται - όχι μία φορά, όχι δύο φορές, αλλά τρεις φορές!
Ο Ναθάν παραδέχεται ότι από νωρίς στην καριέρα του, είχε μια τρομερή συνήθεια να βιάζεται από τη δουλειά. Το αποτέλεσμα αυτό τον οδήγησε να στέλνει συχνά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου λέγοντας "Παρακαλούμε δείτε το συνημμένο αρχείο", χωρίς να το συνδέσετε. Ο Nathan θυμάται ότι έστειλε την απαραίτητη συνέχεια: "Συγγνώμη για αυτό! Εδώ πηγαίνετε! "Δυστυχώς, δεν τελείωσε πάντα εκεί. "Τέλος, για την τρίτη παρακολούθηση (και το τέταρτο συνολικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου), επισυνάφθηκα το καταραμένο πράγμα", υπενθυμίζει ο Nathan.
"Σίγουρα δεν είναι καλή εμφάνιση, " αναγνωρίζει ο Nathan. Στην πραγματικότητα, ήταν ένα τόσο συνηθισμένο πρόβλημα ότι, κατά τη διάρκεια μιας από τις αναθεωρήσεις απόδοσης του, επισημάνθηκε ότι χρειάστηκε βελτίωση στη συγκεκριμένη περιοχή. Από εκείνο το σημείο προς τα εμπρός, ο Nathan συνέγραψε μια ταινία χαρτιού στην κορυφή της οθόνης του που έγραφε: "Στερεάσατε το αρχείο;"
Να είστε ιδιαίτερα επιμελείς για να αναφέρετε το "συνημμένο", ώστε να εμφανίζονται τα εύχρηστα προγγείματα ("Εσείς είπατε συνημμένα; Στείλτε έτσι ούτως ή άλλως;") πριν από την αποστολή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Όλοι έχουν τη δυνατότητα να γλιστρήσουν εδώ ή εκεί, αλλά κάνουν μια συνήθεια αυτής της απρόσεκτης συμπεριφοράς και θα αρχίσετε να παίρνετε τη φήμη ότι δεν μπορείτε να ολοκληρώσετε αυτό το βασικό καθήκον.
2. Πηγαίνετε και ενεργοποιήσετε
Ένας από τους στενότερους φίλους μου είναι ένας δικηγόρος που χρεώνει την ώρα. Ως εκ τούτου, είναι συνηθισμένο να γράφει με φειδώ και να μην κλαδεύει. Θα μπορούσα να πάρω ένα μάθημα από αυτήν.
Η Jenny Foss, Muse Career Coach, υπογραμμίζει τη σημασία του να πεις τι πρέπει να πείτε και όχι περισσότερο. Εξηγεί: "Η αδυναμία να πει τι πρέπει να πείτε - συνοπτικά και με τον χρόνο του παραλήπτη - μπορεί εύκολα να ενοχλήσει κάποιον που μπορεί να ήταν πρόθυμος να σας ακούσει ή ακόμα και να χαίρεται να σας ακούσω".
Αυτό ισχύει ιδιαίτερα αν στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ψάχνοντας για χάρη, εισροή ή υποστήριξη ή ακόμα και μόνο για να αγγίξετε τη βάση ή να θέσετε μια ερώτηση. Παρά το πόσο χρήσιμα είναι τα μηνύματα λήψης εμπρός και πίσω, για να είναι μια πραγματική ολίσθηση για μερικούς ανθρώπους, και ο Foss σας προειδοποιεί να "έχετε κατά νου ότι το άτομο στο λήπτη τέλος πολύ καλά μπορεί να βρει ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (σε γενικές γραμμές) ο ορυχείο της ύπαρξής του. Αυτό το άτομο θα μπορούσε να είναι μέχρι τα μεσάνυχτα τις περισσότερες νύχτες προσπαθώντας απλώς να ανασκάπτεται από ένα φράγμα μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. "Γι 'αυτό λέει ότι πρέπει να παρουσιάσετε τις ιδέες σας με προσοχή ή να διακινδυνεύσετε να φαίνονται" αντιεπαγγελματικές ή εντελώς ανυπόληπτες ". Το ατύχημα του Nathan που οδήγησε στην αποστολή αρκετών διαδοχικών σημειώσεων χωρίς συνημμένο, "μην στείλετε τρία μηνύματα πίσω από την πλάτη για χάρη του Θεού. Πάρτε τις σκέψεις σας μαζί και στείλτε ένα ", καταλήγει ο Foss.
Να πάρει το κρέμοσμα να λέει μόνο ό, τι χρειάζεστε με ένα απλό τρόπο μπορεί να πάρει πρακτική, αλλά αξίζει την προσπάθεια σε μακροπρόθεσμη βάση. Διαβάστε το τι γράφετε πριν στείλετε και κόψτε κάτι που δεν είναι απαραίτητο, όπως οποιεσδήποτε λέξεις, γραμμές ή ακόμα και ολόκληρες παραγράφους που επαναλαμβάνουν ή ανατρέπουν όσα είπατε ήδη. Μπορεί να είναι δελεαστικό να εξηγήσετε υπερβολικά, αλλά πιο συχνά, οι προσπάθειές σας θα φαίνονται απλώς επαναληπτικές. Η μάθηση να γράφετε με σκοπό και μια αίσθηση της κατεύθυνσης θα σας εξυπηρετήσει καλά στις πολυάριθμες επαγγελματικές σας ηλεκτρονικές αλληλογραφίες. Ο αναγνώστης σας θα σας ευχαριστήσει για τη συντομία και θα είναι πολύ πιο πιθανό να ανταποκριθεί σε είδος - αντί να αφήσετε το υπερβολικά μεγάλο μήνυμά σας να παραμείνει αδιάβαστο σε ένα ανταγωνιστικό inbox.
3. Συστήνετε λάθος το όνομα του ατόμου
Οχι απλά όχι. Δεν υπάρχει απολύτως δικαιολογία για τη γραφή σε κάποιον και την ορθογραφία του ονόματός του. Όλοι έχουμε το κατοικίδιο ζώο μας, και αυτό είναι δικό μου, αλλά είμαι βέβαιος ότι δεν είμαι μόνος. Εδώ είναι το πράγμα, το όνομά μου -και η ορθή γραφή του-είναι στην υπογραφή μου και στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μου, το οποίο είναι εντάξει εκεί έξω στην ύπαιθρο για να δείτε ο αποστολέας. Είμαι τόσο ευαίσθητος σε αυτό το θέμα που διενεργώ τακτικούς ελέγχους των ονομάτων που συνήθως έχουν περισσότερες από μία επιλογές (Kristin, Stephen, Mark, Carrie και ούτω καθεξής, και πολλά άλλα) πριν πιέσω να στείλω.
Χρειάζονται δύο επιπλέον δευτερόλεπτα; Σίγουρος. Αλλά, προφανώς, στο μεγάλο σχέδιο των πραγμάτων, δεν είναι καθόλου χρόνος. Θα το έκανα πολύ καλύτερα την πρώτη φορά από το να πρέπει να ζητήσω συγγνώμη για το απρόσεκτο λάθος μου. Αν είστε τόσο απασχολημένοι ώστε δεν μπορείτε να πάρετε καν το όνομα του ατόμου στον οποίο απευθυνθείτε σωστά, τότε τι άλλο είστε υποχρεωμένοι να κάνετε βιαστικά; Αυτό είναι που ο αναγνώστης σας θα αναρωτιέται. Αυτό το μικρό και αναμφισβήτητα απλό λάθος μιλάει τόμους των άλλων δυνατοτήτων σας. Επομένως, ελέγξτε διπλά το έργο σας και απευθυνθείτε σωστά στο άτομο.
Είναι πιθανό να στείλετε και να λάβετε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου οποιαδήποτε δεδομένη ημέρα. Αποφύγετε να κάνετε μικρά, απρόσεκτα σφάλματα που στέλνουν το μήνυμα, πάνω απ 'όλα, ότι δεν είστε τόσο επαγγελματίες όσο είστε πραγματικά. Μην θυσιάζετε την ποιότητα στο όνομα της ταχύτητας, και για τον Πιτ (ή μήπως είναι ο Πέτρος;), μην χάσετε σημεία σεβασμού εξαιτίας ενός αποφευγμένου λάθους ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
