Μέχρι τώρα, θα υποθέσω ότι είστε πολύ έμπειροι σε αυτά τα βασικά εθιμοτυπίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ξέρετε, πράγματα όπως πάντα περιλαμβάνουν μια γραμμή θέματος και αντιστέκονται στον πειρασμό να CC κάθε θερμό σώμα στο γραφείο σας.
Ναι, θα σας δώσω το πλεονέκτημα της αμφιβολίας εδώ. Αλλά, αυτό σημαίνει ότι νομίζω ότι τα μηνύματά σας είναι άψογα; Με τίποτα.
Υπάρχουν μερικές αμαρτίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν επαναλαμβάνονται συχνά - αλλά εξακολουθούν να είναι εξίσου άξια. Και πιθανότατα, ίσως να είστε ένοχοι για τη διάπραξή τους (hey, είμαι ακριβώς εκεί μαζί σας!) - είτε το γνωρίζατε είτε όχι.
Αν βρείτε τον εαυτό σας κοκκινίζει στην αναφορά ενός από αυτά τα faux pas; Λοιπόν, ο φίλος μου, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας εξακολουθούν να έχουν περιθώρια βελτίωσης.
1. Παίζοντας "Hot Potato"
Είστε υπερήφανοι για το ότι βρίσκεστε εντελώς πάνω από τα εισερχόμενά σας - τα εισερχόμενα μηνύματα δεν πηγαίνουν πολύ χωρίς απάντηση από εσάς.
Είναι υπέροχο ότι είστε αποφασισμένοι να είστε τόσο ευαίσθητοι. Αλλά, είναι σημαντικό να σκεφτείτε επίσης την ποιότητα αυτού που στέλνετε. Οι απαντήσεις σας ωθούν πραγματικά τη συζήτηση προς τα εμπρός; Ή μήπως πυροβολείτε σύντομα (και ίσως τελείως άχρηστα) μηνύματα σε μια προσπάθεια να βάλεις την μπάλα στο γήπεδο του άλλου προσώπου και να βρεις τον εαυτό σου ένα βήμα πιο κοντά σε εκείνο το αόριστο inbox μηδέν;
Πολλές φορές, οι άνθρωποι βρίσκουν ότι πέφτουν στην τελευταία αυτή κατηγορία. Δυστυχώς, αυτό το ξέφρενο παιχνίδι της καυτής πατάτας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι εντελώς αντιπαραγωγικό.
Πως να βελτιωθεί
Ξέρω ότι η πίεση να επιστρέψω στους ανθρώπους μπορεί να είναι υψηλή και δεν προσπαθώ να σας πω να αφήσετε τα μηνύματα να παραμένουν αναπάντητα.
Αντίθετα, εάν δεν βρίσκεστε σε ένα σημείο όπου μπορείτε να παρέχετε μια απάντηση υψηλής ποιότητας, στείλτε μια σύντομη σημείωση που δηλώνει ότι την ψάχνετε και θα πάρετε πίσω με μια πιο λεπτομερή απάντηση μόλις τη έχετε.
Αυτό το βήμα εξαλείφει την πίεση της ανάγκης να ανταποκριθεί αμέσως, ενώ παράλληλα σας δίνει το χρόνο να δώσετε επαρκή προσοχή σε αυτό το μήνυμα.
2. Αναδεικνύοντας την αίσθηση του χιούμορ
Κανείς δεν θέλει να ακούγεται σαν ένα άψυχο ρομπότ μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Και, εμπιστευθείτε, εκτιμώ σίγουρα εκείνες τις κούρσες και τις σημειώσεις που φτάνουν στα εισερχόμενά μου.
Ωστόσο, δεν υπάρχει καμία εγγύηση ότι άλλοι παραλήπτες θα αισθάνονται τον ίδιο τρόπο. Πρέπει να θυμάστε ότι τα γραπτά μηνύματα δεν έχουν τα μη λεκτικά και άλλα συνθήματα που συνήθως βοηθούν το χιούμορ σας να προσγειωθεί.
Έτσι, είναι σημαντικό να γνωρίζετε το ακροατήριό σας προτού να σπρώξετε το email σας με αυτό που είμαι βέβαιος ότι είναι η αστρική αίσθηση του χιούμορ σας. Θα ήμουν ευχαριστημένος με το μεγάλο GIF ενός σκύλου σε ένα καπέλο. Τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου; Ίσως όχι τόσο πολύ.
Πως να βελτιωθεί
Και πάλι, η κατανόηση του παραλήπτη σας είναι κρίσιμη εδώ. Αλλά, εάν αισθάνεστε ακόμη και μια αίσθηση αμφιβολίας για το πώς το αστείο σας αστείο ή παρατήρηση θα ληφθεί, διαγράψτε το.
Είστε πιο ασφαλείς από ό, τι συγγνώμη, και μπορείτε ακόμα να είστε φιλικοί και ευπαρουσίαστοι στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας - χωρίς την ρουτίνα standdup!
3. Τυχερά παιχνίδια ενεργοποιημένα και ενεργοποιημένα
Ξέρω ότι αυτό μπορεί να φαίνεται σαν μια λεπτή γραμμή για να περπατήσετε. Ακούτε τόσο πολύ φλυαρία σχετικά με τις φοβερές συναντήσεις που θα μπορούσαν να συμβεί μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ότι είναι εύκολο να αισθάνεστε πιεσμένοι για να αποφύγετε καθιστήσεις με κάθε κόστος.
Όμως, αυτή η προσπάθεια να παραλείψετε κάθε επαφή πρόσωπο με πρόσωπο συχνά οδηγεί σε μερικά μακρόστενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Πριν να το ξέρετε, έχετε ξεκινήσει ένα αριστούργημα 3.000 λέξεων που κατακλύζεται σε κάθε λεπτομέρεια της επερχόμενης παρουσίασης των πωλήσεων. Ειδοποίηση Spyler: Κανείς δεν πρόκειται να το διαβάσει.
Πως να βελτιωθεί
Μερικές φορές τα μηνύματα μακρύτερα είναι αναπόφευκτα. Σε αυτές τις περιπτώσεις, πράγματα όπως σφαίρες, σύντομες παραγράφους και subheads μπορούν να βοηθήσουν να κρατηθούν τα πράγματα οργανωμένα και να χωνέψουν εύκολα.
Όμως, δεδομένου ότι το ιδανικό μήκος είναι κάπου μεταξύ 50 και 125 λέξεων, κάτι περισσότερο από αυτό μπορεί να δικαιολογεί μια συνάντηση ή ένα τηλεφώνημα.
4. Πληκτρολογώντας ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δεν θα θέλατε να δει κανείς άλλος
Υπάρχει ψευδή αίσθηση απορρήτου που συνοδεύει τα εισερχόμενά σας. Υποθέτετε ότι ο προορισμένος παραλήπτης θα είναι ο μόνος που θα δει αυτό το snarky σχόλιο για το αφεντικό σας.
Ακούστε πολύ προσεκτικά: Δεν είναι μόνο αυτό το αγενές, αλλά είναι επικίνδυνη επιχείρηση. Είτε πρόκειται για ένα τελικό πρόβλημα τεχνολογίας, για ένα τμήμα ανθρώπινου δυναμικού, ή ακόμα και για ένα κουτσομπολιό συνάδελφο, οι πιθανότητες είναι καλές που οι μη φιλικές σας παρατηρήσεις θα καταλήξουν τελικά σε λάθος χέρια ή μπροστά σε λάθος μπράτσα.
Πως να βελτιωθεί
Αυτός που απλά πρέπει να σταματήσετε-κρύα γαλοπούλα.
Εάν μπείτε στον πειρασμό να πληκτρολογήσετε κάτι στο βιβλίο σας κάτι ελαφρώς αχρωμάτο (ακόμα και χαρούμενα!), Ρωτήστε τον εαυτό σας αυτό: Ποια θα ήταν η αντίδρασή σας αν κάποιος (όπως ο προϊστάμενός σας ή άλλος συνάδελφός σας) είδε αυτό το σχόλιο;
Εάν παίρνετε το παραμικρό άγχος στη σκέψη, ήρθε η ώρα να χτυπήσετε το κλειδί backspace.
5. Είναι παντρεμένος με τα εισερχόμενά σας
Εντάξει, αυτό το τελευταίο λάθος δεν έχει τίποτα να κάνει με το περιεχόμενο των μηνυμάτων που στέλνετε. Αλλά, είναι ακόμα σημαντικό να το γνωρίζετε.
Και πάλι, θέλοντας να διαχειρίζεστε ενεργά τα εισερχόμενά σας είναι μια εξαιρετική ποιότητα (όλοι αυτοί οι άνθρωποι με χιλιάδες μη αναγνωσμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απλώς κρέμονται, ζηλεύουν τη δέσμευσή σας, είμαι βέβαιος!). Ωστόσο, αυτό δεν σας δίνει ένα ελεύθερο πέρασμα για να κρατήσετε τα μάτια σας κολλημένα στο τηλέφωνό σας στη μέση του δείπνου, μιας συνάντησης, διακοπών ή ενός γάμου (ναι, έχω δει να συμβαίνει αυτό).
Όχι μόνο η ψυχαναγκαστική εισερχόμενη ανανέωση σας αναγκάζει να χάσετε την πραγματική συνομιλίες και εμπειρίες, αλλά είναι επίσης πραγματικά παράλογες για τους ανθρώπους που περνάτε το χρόνο με.
Πως να βελτιωθεί
Η απάντηση εδώ είναι απλή: Βάλτε το τηλέφωνό σας μακριά. Ξέρω, φαίνεται αδύνατο. Αλλά, όπως έμαθα σε αυτό το πείραμα, αξίζει περισσότερο.
Εδώ είναι τα καλά νέα: Όλα αυτά τα faux pas είναι πράγματα που μπορείτε να επιλύσετε, υπό την προϋπόθεση ότι είστε πρόθυμοι να μάθετε και να αλλάξετε τις συνήθειες σας. Δεν είστε προορισμένοι για μια ζωή να είναι μια συνολική βύθιση email.
Εφαρμόστε αυτές τις συμβουλές (και, ενώ είστε σε αυτό, βουρτσίστε τα βασικά αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου!), Και θα είστε καλά στο δρόμο σας για να εντατικοποιήσετε το παιχνίδι ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας μια άλλη εγκοπή.
