Ανεξάρτητα από το πόσο χρόνο περνάμε προσπαθώντας να βελτιστοποιήσουμε τα εισερχόμενά μας - από την αποστολή μηνυμάτων ελέγχου παρτίδας μέχρι την προσθήκη κουδουνιών και σφυρίχτρων - το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο αναλαμβάνει τη ζωή μας. Κοιτάζοντας τα στατιστικά μου από τον περασμένο μήνα, έλαβα και επεξεργάστηκα πάνω από 10.000 μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (eek!), Οπότε η εξεύρεση του σωστού τρόπου διαχείρισης αυτής της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας ήταν κρίσιμη για την καθημερινότητά μου.
Αποδεικνύει, ωστόσο, ότι ο "σωστός τρόπος" για τη διαχείριση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εξαρτάται πολύ από το δικό σας προσωπικό στυλ. Έχω στρογγυλοποιήσει μερικές από τις πιο δημοφιλείς και επιτυχημένες στρατηγικές, ώστε να μπορείτε να αποφασίσετε ποια είναι καλύτερη για εσάς:
1. LIFO: Τελευταία στην πρώτη έξοδο
Αυτή η τεχνική βασίζεται στο να αφήνει το παλιό αντικείμενο να ασχοληθεί με το ίδιο. Είναι ο πιο συνηθισμένος τρόπος με τον οποίο οι άνθρωποι αντιμετωπίζουν τα εισερχόμενά τους, διαβάζοντας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από την κορυφή προς τα κάτω (γνωστός και ως, αρχίζοντας με το πιο πρόσφατο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λάβατε).
Αυτό είναι εξαιρετικά βολικό και διαισθητικό, αλλά υπάρχουν δύο βασικοί κίνδυνοι αυτής της στρατηγικής. Ο πρώτος κίνδυνος είναι ότι πιθανότατα θα καταλήξετε σε ασυνεπή ανταπόκριση. Τις μέρες που έχετε πολύ χρόνο για να περάσετε στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, θα απαντήσετε στις επαφές με αστραπιαία ταχύτητα. Στις μέρες που είστε απασχολημένοι και σε συναντήσεις, θα έχετε μηνύματα συσσωρεύονται και θα ταφεί κάτω από τα νεότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Ο δεύτερος κίνδυνος είναι ότι μπορεί να χάσετε τις καλές ευκαιρίες επειδή δεν παρακολουθήσατε εγκαίρως. Εάν επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη στρατηγική, αλλά θέλετε να μετριάσετε αυτούς τους κινδύνους, θα συνιστούσα να εμποδίζετε μια ώρα ή δύο μία φορά την εβδομάδα, κατά την οποία μεταβαίνετε στην αντίστροφη χρονολογική προσέγγιση (βέλτιστα περιγράφεται παρακάτω). Με αυτόν τον τρόπο, θα ξεκαθαρίσετε οτιδήποτε παλιό μπορεί να είναι σημαντικό.
2. Αντίστροφη χρονολογική
Το αντίθετο από το LIFO, λαμβάνοντας μια αντίστροφη χρονολογική προσέγγιση σημαίνει να ασχοληθεί πρώτα με τα παλαιότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν χρησιμοποιείτε το Gmail, μπορείτε να αλλάξετε τη διαλογή των εισερχομένων σας, κάνοντας απλώς κλικ στον μετρητή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην επάνω δεξιά γωνία.
Με αυτή τη στρατηγική, συχνά θα αντιμετωπίζετε τα σκληρότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχετε αναβάλει, κάτι που είναι σπουδαίο για οποιονδήποτε χρόνιο αναχαιτισμό. Ωστόσο, υπάρχει ένα μειονέκτημα αυτής της στρατηγικής. Εάν εργάζεστε σε κάποιο σημείο όπου λαμβάνετε συνεχώς επείγοντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πραγματικά πρέπει να απαντηθούν αμέσως, μπορεί να είναι επικίνδυνο να ακολουθήσετε αντίστροφη χρονολογική προσέγγιση. Με αυτό είπε, μπορείτε να συνδυάσετε σίγουρα αυτή τη στρατηγική με LIFO κατά τη διάρκεια της πραγματικής εργασίας, αν αυτό συμβαίνει.
3. Yesterbox
Χρησιμοποιείται φημισμένα από τον CEO της Zappos, Tony Hsieh, η τεχνική Yesterbox επικεντρώνεται στην αντιμετώπιση του συνόλου του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λάβατε χθες. Hsieh εξηγεί:
"Η λίστα 'σας για να κάνετε' κάθε μέρα είναι απλώς τα εισερχόμενα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χθες (επομένως, 'Yesterbox'). Το μεγάλο πράγμα για αυτό είναι όταν σηκώνεστε το πρωί, ξέρετε ακριβώς πόσα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να περάσετε, υπάρχει μια αίσθηση προόδου καθώς επεξεργάζεστε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από χθες και το καταργείτε από τα εισερχόμενά σας και υπάρχει πραγματικά ένα σημείο όταν έχετε αφήσει μηδενικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από χθες. Υπάρχει πραγματικά μια αίσθηση ολοκλήρωσης όταν τελειώσετε, πράγμα που είναι καταπληκτικό. "
Αυτή είναι μια μεγάλη στρατηγική για όσους αισθάνονται σαν να πνίγουν συνεχώς στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Ενώ σας συνιστώ να διαβάσετε ολόκληρο το πώς να το, το καλύτερο μέρος είναι σίγουρα το ποσό του ελέγχου που θα ανακτήσετε μέσω των εισερχομένων σας. Σε αντίθεση με άλλες μεθόδους, ο στόχος σας παραμένει ο ίδιος με την ημέρα που θα συνεχιστεί και θα διαπιστώσετε με την πάροδο του χρόνου ότι θα έχετε καλύτερη εικόνα για το πόσο χρόνο θα σας φτάσει το email για να περάσετε. Λάβατε 25 emails χθες; Εντάξει, αυτό μπορεί να σας πάρει λίγο περισσότερο από μία ώρα. Έχετε μια μεγάλη μέρα με 70 μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έρχονται; Μπορείτε να προγραμματίσετε μπροστά και να αποκλείσετε επιπλέον χρόνο για τη διαχείριση της έντασης.
4. Εισερχόμενα Μηδέν
Ένας όρος που δημιουργήθηκε από τον Merlin Mann, το Inbox Zero είναι μια στρατηγική ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, με την οποία ο στόχος είναι να διατηρείτε πάντα τα εισερχόμενά σας 100% κενά. Υπάρχουν μερικά μεγάλα οφέλη σε αυτό: Τα πάντα αντιμετωπίζονται πάντοτε και δεν χάνετε χρόνο ξανά να διαβάζετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τρίτη φορά πριν να αναλάβετε δράση. Αυτή η στρατηγική είναι καλή για τους κατασκευαστές λίστας τύπου Α (όπως εμένα!) Που επιθυμούν να έχουν πλήρη έλεγχο στα inboxes τους. Αλλά από την εμπειρία μου, είναι εύκολο να αφήσετε τα εισερχόμενά σας να υπαγορεύουν τη ζωή σας αν το πάρετε αυτό πολύ μακριά. Pro tip: Εισερχόμενα ζευγαριού μηδέν με το Boomerang για το Gmail, μια εφαρμογή που σας επιτρέπει να στέλνετε μηνύματα από τα εισερχόμενά σας μέχρι την ημερομηνία και την ώρα της επιλογής σας, ώστε να μπορείτε να αποφασίσετε μεταξύ της πραγματικής απάντησης και της καθυστέρησης για αργότερα, όπως απαιτείται.
Εάν το δοκιμάζετε για πρώτη φορά, σας συνιστώ να ελέγξετε την εβδομαδιαία πρόκληση της Lily Herman να μείνετε στο Inbox Zero πριν ξεκινήσετε.
Αφού δοκιμάσετε κάθε μέθοδο, μπορώ να πω με βεβαιότητα ότι η επιλογή μιας στρατηγικής είναι κάτι που ταιριάζει με τις προσωπικές προτιμήσεις σας με τις συνήθειες που θέλετε να ενθαρρύνετε (ή να αποθαρρύνετε). Μπορεί να διαπιστώσετε ότι η ανάμιξη και η αντιστοίχιση λειτουργεί καλύτερα για εσάς. Πήγα πολύ καιρό στο Inbox Zero και αποφάσισα ότι το άγχος της λήψης των τελευταίων που έγιναν δεν αξίζει τον κόπο. Αλλά κρατώ τα εισερχόμενά μου κάτω από 20 μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τη στιγμή που πάω για ύπνο κάθε βράδυ - αρκετά σύντομα ώστε να μπορώ να τα δω όλα στην οθόνη μου για γρήγορο έλεγχο ότι τίποτα δεν έπεσε μέσα από τις ρωγμές. Εφόσον δεν είστε σκλάβος στα εισερχόμενά σας και όποιος χρειάζεται να ακούσει από εσάς παίρνει μια απάντηση εγκαίρως, ποιος θα κρίνει;
