Κάθε φορά και πάλι, θα λάβω ένα από αυτά τα μηνύματα που με κάνει να πω: "Huh;" Το πρόσωπό μου έρχεται σε έκφραση μαζικής σύγχυσης και δεν με αφήνουν αρκετά σίγουρος τι να απαντήσω. Μπορώ να πω από το μήκος ή το περιεχόμενο του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ότι μια απάντηση είναι απαραίτητη, αλλά κάτι για το μήνυμα έχει κάνει ακόμα και να ξεκινήσει σε μια απάντηση έναν τεράστιο πονοκέφαλο.
Για εκείνες τις ημέρες που αντιμετωπίζετε ένα παρόμοιο αίνιγμα, εδώ είναι η συμβουλή μου: Μην ασχολείστε με το μη ευαίσθητο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, αντί αυτού, θα το επαναφέρετε στο δικαστήριο του άλλου προσώπου.
Για να σας βοηθήσω, συνέταξα τις προτεινόμενες απαντήσεις μου στους τέσσερις συνηθέστερους τύπους συγχαρητηρίων μηνυμάτων που λαμβάνω.
1. Το μη αμφισβητούμενο τυχερό παιχνίδι
Αυτός ο τύπος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ο χειρότερος δράστης. Συνήθως αρκετά μεγάλο χρονικό διάστημα, με πολλή λεπτομέρεια, το συνονθύλευμα ηλεκτρονικού μηνύματος δεν είναι συχνά αδόμητο - και είναι ασαφές ως προς το τι πραγματικά ακολουθεί ο αποστολέας. Μπορείτε να το διαβάσετε ξανά (και πάλι να το διαβάσετε ξανά αφού έχετε πάρει κάποιο καφέ) και να συνειδητοποιήσετε ότι δεν είναι ο ασαφής εγκέφαλός σας - είναι κάποια σοβαρή ασαφής επικοινωνία.
Η απάντησή σου
3. Η λίστα πλυντηρίων
Αυτός ο τύπος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιλαμβάνει συχνά έναν τρελό κατάλογο με κουκκίδες, στοιχεία δράσης, ερωτήσεις και σχόλια - και θα απαιτεί πολύ χρόνο όχι μόνο για να περάσει, αλλά για να απαντήσει. Η προσέγγισή σας θα πρέπει να είναι ελαφρώς διαφορετική, ανάλογα με το αν ο αποστολέας έχει την εξουσία να αναθέσει την εργασία σας ή όχι, αλλά σε κάθε περίπτωση, να τον ζητήσετε να δώσει προτεραιότητα και να χωρίσει το έργο.
Η απάντησή σας (εάν είναι κάποιος που μπορεί να σας αναθέσει να εργαστείτε)
Η απάντησή σας (αν είναι κάποιος που δεν πρέπει να σας εκχωρήσει την εργασία σας)
4. Το Cold Email για Συμβουλές
Αυτός ο τύπος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι αυτός που συχνά θέλετε να απαντήσετε, επειδή θέλετε να βοηθήσετε άλλους που ζητούν βοήθεια, αλλά μερικοί άνθρωποι είναι καλύτερα να ζητούν συμβουλές από άλλους. Όταν ένας σχεδόν ξένος ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ζητάει κάτι νεφελώδες ή, ακόμα χειρότερα, να απαντά σε περισσότερες ερωτήσεις παρά σε μια αίτηση για κολέγιο, σκεφτείτε να του ζητήσετε να του ζητήσετε.
Η απάντησή σου
Εν ολίγοις, μην κάνετε την αδυναμία κάποιου άλλου να επικοινωνήσει με τις ανάγκες του σαφώς αφήστε περισσότερες εργασίες (ή άγχος) να πέσουν στο πιάτο σας. Με λίγη φινέτσα, μπορείτε να μετακινήσετε το βάρος της κατανόησης και να δώσετε προτεραιότητα στα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία πίσω στο γήπεδο του αποστολέα, μειώνοντας τον χρόνο απόκρισης και εξοικονομώντας σας έναν μεγάλο πονοκέφαλο στη διαδικασία!
