Υπάρχει μια επιδημία εκεί έξω - μια επιδημία κακών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Το συνειδητοποίησα πραγματικά μετά από πέμπτη φορά που ο προϊστάμενος μου σχολίασε ένα email που την έστειλα για να ανατρέξει: "Αυτό είναι ένα πολύ καλό email!" Δεν είχα σκεφτεί ότι ήταν κάτι το ιδιαίτερο, μέχρι που άρχισα να δίνω μεγαλύτερη προσοχή στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Έλαβα. Υπήρχαν φρικτά γραμματικά λάθη, ενοχλητικά ορθογραφικά λάθη, λανθασμένα ονόματα, συναισθηματικά, έλλειψη καλών χαιρετισμών ή ευγενών, και απλό παλιό κακό γράψιμο. Θα μπορούσα να συνεχίζω και να συνεχίζω.
Δεν είναι ότι είμαστε ανίκανοι, άνθρωποι. Απλά δεν βάζουμε τη φροντίδα στα ηλεκτρονικά μας μηνύματα που πολλοί από αυτούς αξίζουν. Η φροντίδα, ας πούμε, ένας συντάκτης μπορεί να δώσει ένα άρθρο.
Έτσι, για να βοηθήσουμε όλους μας να βελτιώσουμε την επικοινωνία στο χώρο εργασίας μας, εδώ είναι ο οδηγός του συντάκτη για τη σύνταξη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα σας κερδίσουν σεβασμό (και απαντήσεις). Κρατήστε αυτές τις ιδέες την επόμενη φορά που θα περάσετε από τα εισερχόμενά σας και δείτε τι επιπτώσεις έχουν μερικές μικρές αλλαγές.
Κόψτε ταχύτητα
Ξέρω ότι είμαστε όλοι σε μια κούρσα για να φτάσουμε στο inbox μηδέν. Και σίγουρα, σε ορισμένες περιπτώσεις, η εκτόξευση ενός γρήγορου μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχει νόημα: όταν βρίσκεστε στη μέση ενός μακρού νήματος επικοινωνίας με έναν στενό συνάδελφο, όταν απλά πυροδοτείτε ένα έγγραφο στο αφεντικό σας και τα παρόμοια.
Αλλά, ως επί το πλείστον, η αποτελεσματική επικοινωνία (και η καλή γραφή) απαιτεί χρόνο. Χρειάζεται χρόνος για να διατυπώσετε τις σκέψεις σας, να καταλάβετε τι πραγματικά προσπαθείτε να πείτε και να γράψετε το μήνυμά σας με σαφή τρόπο. Και τελικά, αυτό είναι το email - μια μορφή επικοινωνίας. Δεν είναι καθήκον.
Έτσι, την επόμενη φορά που θα πρέπει να γράψετε ένα πιο εμπεριστατωμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κάποιον, δώστε τον χρόνο που του αξίζει. Απενεργοποιήστε το στο ημερολόγιό σας αν χρειαστεί. Και δεν μιλάω πέντε λεπτά ανά μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - δεν είναι ασυνήθιστο για μένα να περάσω πάνω από 15 λεπτά σε ένα καλό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ειδικά αν είναι η πρώτη μου επικοινωνία με κάποιον που θέλω να εντυπωσιάσω. Αφήστε τον εαυτό σας να έχει αυτόν τον χρόνο και δεν αισθάνεστε σαν να είστε αργός ή μη παραγωγικός. Νιώστε σαν να το κάνετε σωστά.
Βεβαιωθείτε ότι έχει αρχή, μέση και τέλος
Ακριβώς επειδή ζούμε σε έναν κόσμο 140 χαρακτήρων, δεν σημαίνει ότι τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία σας πρέπει να είναι έτσι. Στην πραγματικότητα, πρόκειται να κάνουμε μια μικρή αναδρομή στο γυμνάσιο αγγλικά εδώ και το κλασικό δοκίμιο τύπου χάμπουργκερ. δηλαδή, κάθε δοκίμιο χρειάζεται μια εισαγωγή, ένα σώμα και ένα συμπέρασμα.
Θα πρέπει να σκεφτείτε ότι τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία σας έχουν την ίδια δομή. Κάθε τμήμα δεν χρειάζεται να είναι μακρύς, αλλά ειδικά σε μια αρχική επικοινωνία, θα πρέπει να είναι εκεί. Έτσι, τι θα πρέπει να περιλαμβάνει κάθε τμήμα;
Intro
Πάντα αρχίζετε με ένα χαιρετισμό-μπορεί να αισθάνεται αρχαϊκό, αλλά κάνει πραγματικά τη διαφορά. Στη συνέχεια, ανάλογα με τη φύση της σχέσης σας, η αρχική παράγραφος είναι ένα εξαιρετικό μέρος για ένα φιλικό χαιρετισμό ( "Ελπίζω ότι η αναζήτηση εργασίας σας πηγαίνει καλά!" ), Μια υπενθύμιση του πλαισίου της συνομιλίας σας ( " να συνομιλήσετε μαζί σας την προηγούμενη εβδομάδα. " ) ή πρόλογος σχετικά με τον λόγο που αγγίζετε ( " Ήθελα να αγγίξω τη βάση για … " ).
Σώμα
Αυτό είναι όπου θα φτάσετε στην ουσία του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Το πιο σημαντικό πράγμα που πρέπει να θυμάστε εδώ είναι να δώσετε στους παραλήπτες σας όλες τις πληροφορίες που χρειάζονται για να λάβουν οποιαδήποτε ενέργεια τους ζητάτε. Αυτό περιλαμβάνει την παροχή οποιωνδήποτε πληροφοριών, λεπτομερειών ή δεδομένων που είναι απαραίτητα, και η παρουσίασή τους με λογικό και συνεκτικό τρόπο. Εάν αποστέλλεται το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να μεταφέρετε πληροφορίες ή μια απόφαση (αντί να ζητήσετε εύνοια), φροντίστε να συμπεριλάβετε αιτιολογία ή εξήγηση.
συμπέρασμα
Η ολοκλήρωση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι κάπως διαφορετική από το συμπέρασμα των δοκίμων. Αντί να συνοψίζετε αυτό που έχετε ήδη μιλήσει, θα πρέπει να το ολοκληρώσετε με βήματα δράσης. Εάν ζητάτε να συναντηθείτε για καφέ, προτείνετε μια ημερομηνία και ώρα. Αν εισάγετε εισροή για ένα έργο, υπενθυμίστε στον συνάδελφό σας τι ακριβώς χρειάζεστε και πότε. Και εάν δίνετε μόνο πληροφορίες, υπενθυμίζετε στην επαφή σας ότι είναι ευπρόσδεκτος να έρθει σε σας με οποιεσδήποτε ερωτήσεις. Τέλος, τουλάχιστον στην αρχική σας διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πάντα κλείστε με χαιρετισμό και πλήρη υπογραφή.
Μπορεί να φαίνεται πολύ, αλλά όπως είπα, δεν χρειάζεται να είναι μεγάλη. Για παράδειγμα, αυτό είναι ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα στείλω σε κάποιον που θέλω να τραβήξω τον καφέ με:
Γεια σου!
Είναι ωραίο να σας γνωρίσουμε! Ήταν τόσο σπουδαίο να μιλάω με τον Alex, και όταν ανέφερε ότι σε ήξερε, πήγα πάνω σε αυτό.
Λατρεύω αυτό που κάνετε στην επιχείρησή σας και θα ήταν υπέροχο να συζητήσετε μαζί σας σχετικά με το πώς σκέφτεστε για τη δημοσίευση στο διαδίκτυο, τον πρόσφατο επανασχεδιασμό σας και άλλα πράγματα για το έργο που κάνουμε και οι δύο.
Πιστεύετε ότι θα έχετε λίγη ώρα τις επόμενες εβδομάδες για να συναντηθείτε; Θα ήμουν ευτυχής να κουνηθούμε από τα γραφεία σας ή να πάρετε καφέ - ό, τι είναι πιο βολικό για σας!
Καλύτερη και ευτυχισμένη Δευτέρα.
Erin
Τόσο πολύ καλύτερα από, "Hey Dave, θέλουν να πάρουν καφέ κάποια στιγμή;" σωστά?
Έλεγχος επαλήθευσης και επαληθεύσεων
Μόλις ολοκληρώσετε την πληκτρολόγηση του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, δεν πρέπει απλά να το στείλετε στον κόσμο. Πάντα ξαναδιαβάστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, τουλάχιστον μία φορά. Εκτός από τον έλεγχο των βασικών ορθογραφικών και γραμματικών λαθών, μπορείτε επίσης να ελέγχετε τα πράγματα όπως τα ορθογραφικά ονόματα, τα γεγονότα που αναφέρετε ή τις ημερομηνίες που αναφέρετε. Απευθυνθείτε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου "Hey Jon", όταν πρέπει να είναι "Hey John", μπορεί να φαίνεται σαν ένα μικρό πράγμα, αλλά η επαφή σας θα παρατηρήσει - και οι πρώτες εντυπώσεις κάνουν μεγάλη διαφορά.
Αυτό είναι επίσης ένα καλό σημείο για να σκεφτείτε τον τόνο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Μήπως ακούγεται πάρα πολύ επιχειρηματική όταν προσπαθείτε απλώς να είστε φιλικοί; Είστε πάρα πολύ ενθουσιασμένοι με τα θαυμαστικά και τα συναισθήματα σε βάρος του επαγγελματισμού; Προσπαθήστε να βγείτε πίσω και να εξετάσετε πώς κάποιος που διαβάζει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για πρώτη φορά θα αντιδράσει σ 'αυτό - και θα προσαρμόσει ανάλογα. Για ιδιαίτερα σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ζητώ και από κάποιον άλλον να το εξετάσει για μένα - ένα επιπλέον σύνολο συντακτικών ματιών δεν έβλαψε ποτέ κανέναν.
Σκεφτείτε πώς θα αισθανόσασταν εάν έγινε δημόσια
Τέλος, πριν χτυπήσετε την αποστολή, σκεφτείτε πώς θα αισθανόσαστε αν αυτό το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο διαβαστεί από οποιονδήποτε, εκτός από το άτομο στο οποίο την στέλνετε. Τι γίνεται αν, κατά κάποιο τρόπο, προσγειώθηκε στα εισερχόμενα του αφεντικού σας; Τι γίνεται αν δημοσιεύεται στο διαδίκτυο; (Hey, συμβαίνει.) Αυτός είναι ένας πολύ καλός τελικός έλεγχος για να βεβαιωθείτε ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας ακούγονται σεβαστά και επαγγελματικά και αντιπροσωπεύουν τελικά πώς θέλετε να απεικονίζεστε στον κόσμο.
Ξέρω, ακούγεται σαν πολλή δουλειά να μπει σε ένα email. Αλλά με τον αριθμό των κακών ηλεκτρονικών μηνυμάτων που παίρνουμε όλοι καθημερινά, οι άνθρωποι θα παρατηρήσουν πραγματικά τη διαφορά όταν ένας καλός προσγειώνεται στα εισερχόμενά τους. Και αυτό θα μπορούσε να είναι η διαφορά ανάμεσα στο να αγνοηθείς και να πάρεις ό, τι θέλεις.
