Σε μια εποχή που οι εφαρμογές παραγωγικότητας και η πολυεπεξεργασία είναι το νέο φυσιολογικό, οι άνθρωποι συχνά διερωτώνται για ποια είναι η "μυστική σάλτσα" μου για να γίνει τόσο πολύ. Ενώ οι ατελείωτες ώρες σκληρής δουλειάς μπορούν να δημιουργήσουν αντοχή, μπορεί επίσης να οδηγήσουν σε καύση - οι πιο παραγωγικοί εργαζόμενοι στον κόσμο δεν είναι εκείνοι που εργάζονται 18 ώρες και χαιρόμαστε γι 'αυτό την Παρασκευή το βράδυ.
Αν θέλετε να γίνετε ένα πολύ παραγωγικό άτομο, στη δουλειά ή στη ζωή, μπορώ να συστήσω μόνο ένα πράγμα: Μάθετε να μεταβιβάσετε. Η εξουσία δεν είναι μόνο η εκφόρτωση εργασιών, αλλά η απόκτηση της εξουσίας να επιλέξει τι είναι - και δεν αξίζει - ο χρόνος σας.
Αυτό το epiphany ήρθε σε με, ενώ στο κολλέγιο, όπου η χρήση των εικονικών βοηθών μου επέτρεψε να αναθέτουν σε τρίτους τις πτυχές της μικρής online επιχείρησής μου, ενώ παράλληλα παρακολουθούσα τα τμήματα της επιχείρησης που πραγματικά μου άρεσε. Έκανα μια λίστα με όλα τα πράγματα που μου άρεσε να δουλεύω, ή ήξερα ότι έπρεπε να κάνω τον εαυτό μου, και ανέθεσε τα υπόλοιπα. Ήμουν γαντζώθηκε!
Στην πραγματικότητα, πιστεύω σε αυτό τόσο πολύ που είμαι ο ιδρυτής και διευθύνων σύμβουλος της Zirtual, μιας εταιρείας που συνδέει τους πολυάσχολους με εικονικούς βοηθούς. Ελπίζω ότι - ακόμη και αν η μεταβίβαση φαίνεται τρομακτική ή άγνωστη - σύντομα θα ανακαλύψετε ότι είναι γρήγορη η επιστροφή στην εκτέλεση όσων αγαπάτε περισσότερο!
1. Κάντε τα πράγματα απτά
Περιγράψτε τους στόχους, τους στόχους και τα αναμενόμενα αποτελέσματα ανά ημέρα, εβδομάδα, μήνα και τρίμηνο. Αυτό θα σας δώσει μια ιδέα για τις προκλήσεις που αντιμετωπίζετε εσείς και η ομάδα σας και τελικά για τους στόχους του συνολικού οργανισμού.
Η φόρτωση της λίστας υποχρεώσεων σας είναι κάτι περισσότερο από το να φωτίζετε το φορτίο σας. Η αντιπροσωπεία αφορά την ενδυνάμωση, δεδομένου ότι δίνει στην ομάδα σας την ευκαιρία να αναπτυχθεί ως μεμονωμένοι ηγέτες - με τον ίδιο τρόπο που σας επιτρέπει να είστε πιο αποτελεσματικός διαχειριστής.
Όπως και στο σχολείο, οι επιχειρήσεις έχουν τις διατυπώσεις τους: Ορισμένα έργα πρέπει να ολοκληρωθούν με συγκεκριμένους τρόπους. Ως ισχυρός ηγέτης μπορείτε να διατηρήσετε την ίδια διατύπωση χωρίς να θεωρείτε μικροεπιχειρηματία. Μια επιλογή είναι να προγραμματίσετε ένα-σε-ένα εβδομαδιαία ιδιωτικές συναντήσεις για να συζητήσετε την ατζέντα της εβδομάδας, τους στόχους και την πρόοδο. Ένας άλλος είναι να δημιουργήσετε οδηγίες για το τι περιμένετε να φανεί το ολοκληρωμένο έργο. Ενώ μπορείτε σίγουρα να συμπεριλάβετε τα προτεινόμενα βήματα, αφήστε τους υπαλλήλους σας να βρουν τις δικές τους μεθόδους για να το κάνουν.
Για διευθυντικά στελέχη που φοβούνται την αποστολή, αυτό θα σας δώσει την ευκαιρία να παρακολουθείτε στενά τα σχέδια, παρέχοντας ταυτόχρονα στην ομάδα σας τη δυνατότητα να διαχειριστεί τα δικά της καθήκοντα.
2. Να θυμάστε ότι αυτή η αντιπροσωπεία χωρίς εμπιστοσύνη είναι Babysitting
Όταν αναθέτετε μια εργασία σε έναν υπάλληλο, είναι σημαντικό να τοποθετήσετε τον χρόνο στο να τον ρυθμίσετε για επιτυχία, ώστε να αποφύγετε τη μικροδιαχείριση από τη γραμμή. Οι άνθρωποι θα ανέλθουν στις απαιτήσεις του έργου, αν τους δώσετε την ευκαιρία να το πράξουν. Εάν εκχωρήσετε μια σημαντική εργασία που σας φοβίζει (και θα είναι αν είναι αυτή που έχετε εργαστεί προσωπικά), ξεκινήστε αργά. Εκχωρήστε πρώτα ένα μέρος της εργασίας ή ξεκινήστε με μικρότερη ευθύνη. Μόλις δείτε ότι ο υπάλληλος σας είναι ικανός - και αυτός ή αυτή είναι σίγουρα! - θα νιώσετε πιο άνετα παραδίδοντας περισσότερα.
Αφήστε την ιδέα ότι μπορείτε να τα κάνετε όλα - δεν μπορείτε. Πάρτε αυτό ως δοκιμασία της ταπεινοφροσύνης και αποδέχεστε το γεγονός ότι δεν μπορείτε να διαχειριστείτε με επιτυχία μια ομάδα χωρίς εκφόρτωση. Η διαχείριση συχνά αναφέρεται συχνά ως babysitting γραφείου, αλλά αυτό είναι απολύτως υπό τον έλεγχό σας και το πρώτο βήμα για να μετατραπεί σε πραγματικό ηγέτη είναι να αναθέσετε ευθύνες.
3. Κατακτήστε τον φόβο σας
Ο φόβος της ανάθεσης παρουσιάζεται με πολλούς τρόπους. Οι εξουθενωτικές σκέψεις όπως «Μπορώ να το κάνω καλύτερα εγώ» ή «Δεν μπορώ να αποτύχω» ή «Δεν θέλω να εξαρτώμαι από κανέναν άλλο» ή «Δεν μπορώ να τους εμπιστευτώ», θα εμποδίσουν την ικανότητά σας για να το κάνετε σωστά. Η αποδοχή θα σας εξουσιοδοτήσει, θα σας δώσει ψυχική ηρεμία, θα σας επιτρέψει να είστε ελεύθεροι να δείτε τη μεγαλύτερη εικόνα και θα σας προετοιμάσει να την κυριαρχήσετε.
Ο πιο γρήγορος τρόπος για να ξεπεραστούν αυτοί οι φόβοι είναι να αξιολογήσει την απόδοση. Δεν είναι αν μπορείτε ή όχι να ολοκληρώσετε την εργασία με δική σας (αν θέλετε πραγματικά, θα μπορούσατε). Αλλά ρωτήστε τον εαυτό σας: Ποια είναι η απόδοση της επένδυσης; Θυμηθείτε, υπάρχει μια διαφορά ανάμεσα στο να το κάνεις καλύτερα και να το κάνεις διαφορετικά. Συχνά φορές, το τελικό προϊόν δεν είναι αυτό που θα παράγετε, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι δεν είναι τόσο καλό ούτε αποτελεσματικό.
Εστιάστε την προσωπική σας ενέργεια και προσοχή στα καθήκοντα υψηλής επιστροφής: στρατηγική, νέες προσλήψεις, εταιρικές σχέσεις ή οργανωτική δομή. Έχετε φτάσει σε αυτό το επίπεδο εμπιστεύεστε τον εαυτό σας και τους άλλους που σας εμπιστεύονται. Απελευθερώστε το πρόγραμμά σας για να παρακολουθήσετε αυτά τα ζητήματα υψηλού επιπέδου, πιστεύοντας ότι οι υπάλληλοί σας θα λάβουν τα καθήκοντα χαμηλής απόδοσης που έγιναν για εσάς όπως ακριβώς θα είχατε. Η αντιπροσωπεία από έναν διαχειριστή μπορεί συχνά να αποτελέσει γέφυρα για την οικοδόμηση ισχυρότερων σχέσεων στην ομάδα, καθώς και να αποτελέσει ευκαιρία για καθοδήγηση.
4. Κάνετε την αποστολή μιας συνήθειας
Οι επιτυχημένοι εκπρόσωποι σχεδιάζουν τα καθήκοντά τους με προσοχή στα στοιχεία που μπορούν να αναθέσουν σε άλλους. Εάν η αποφόρτιση σας φαίνεται αφύσικη, η απόκτηση κάποιων νέων συνηθειών θα σας διευκολύνει να εντοπίσετε τις εργασίες που μπορείτε να μοιραστείτε. Ως αποτέλεσμα, θα είστε καλύτερος διευθυντής στην ομάδα σας και πιο αποτελεσματικός και εστιασμένος ηγέτης.
Για αρχάριους, αν έχετε άτομα που βρίσκονται σε ρόλους υποστήριξης κάτω από σας, επιτρέψτε τους να κάνουν τις δουλειές τους! Εάν έχετε έναν βοηθό, αφήστε τον να χειριστεί τα διοικητικά καθήκοντα, δίνοντάς του πρόσβαση στο ημερολόγιό σας - και να τον εξουσιοδοτήσετε για να τον διαχειριστείτε. Εναλλακτικά, αν δεν έχετε έναν άνθρωπο για να σας βοηθήσει με τις διοικητικές εργασίες, ελέγξτε όλες τις εφαρμογές που έχουν σχεδιαστεί ειδικά για να διαχειρίζεστε την ημέρα σας και να κρατάτε τα πράγματα οργανωμένα. Ακόμη και η διαδικασία αποθήκευσης διαφορετικών στόχων σε διαφορετικές εφαρμογές σας βοηθά να ασκήσετε διαμερισματοποίηση και να αφήσετε κάποιον (ή σε αυτή την περίπτωση, κάτι) να σας βοηθήσει.
Η φόρτωση των διοικητικών καθηκόντων σάς βοηθά να παραμείνετε επικεντρωμένοι στους μεγαλύτερους στόχους. Οι εκπρόσωποι είναι επιτυχείς επειδή έχουν μια σαφή οπτική γωνία και ξέρουν πώς να κατανείμουν καλύτερα τον χρόνο τους.
Ως καλός διαχειριστής, είναι δική σας δουλειά να καθοδηγείτε την αλλαγή και να παρακινήσετε τους ανθρώπους με διάφορους τρόπους. Μέρος που κάνει αυτό αποτελεσματικά προσφέρει στους υπαλλήλους σας νέες ευκαιρίες να μάθουν και να αναλάβουν μεγαλύτερες προκλήσεις. Η ομάδα σας θα είναι ευτυχισμένη λόγω των πρόσθετων ευκαιριών ανάπτυξης. Ταυτόχρονα, θα έχετε απελευθερώσει μεγαλύτερο μέρος του χρόνου σας για να εστιάσετε στη μεγαλύτερη εικόνα που θα οδηγήσει την ομάδα σας σε μεγαλύτερο επίπεδο παραγωγικότητας.
Έτσι όχι, η αντιπροσωπεία δεν είναι απλώς η δυνατότητα να εκφορτώσει την εργασία σε κάποιον άλλο. Είναι μια ευκαιρία να μεγιστοποιηθεί η παραγωγικότητα μιας ολόκληρης ομάδας ή ενός συστήματος. Είναι η δυνατότητα να διανέμετε κρίσιμα καθήκοντα ανάμεσα σε ένα σύνολο χεριών, επιλέγοντας και επιλέγοντας τα πιο κατάλληλα μέρη.
