31 Συμβουλές για να κάνετε το email να πιπιλίζει λιγότερο - τη μούσα

Email: Μας αρέσει, το μισούμε, αγαπάμε να το μισούμε. Αλλά δεδομένου ότι δεν πρόκειται να πάτε πουθενά σύντομα, είμαστε εδώ για να σας βοηθήσουμε να κάνετε το καλύτερο.

Από τις συμβουλές για την τροφοδοσία μέσω των υπερχείλισης εισερχομένων σε στρατηγικές που θα σας βοηθήσουν να πάρετε λιγότερα από αυτά στην πρώτη θέση σε έξυπνους τρόπους για να βεβαιωθείτε ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε έχουν μεγάλη επίδραση, έχουμε όλα όσα χρειάζεστε για να μετατρέψετε τα εισερχόμενά σας σε επικοινωνίας.

Εάν θέλετε: Να διατηρήσετε το φάκελο "Εισερχόμενα" (Clear Inbox)

1. Ο ευκολότερος τρόπος να σταματήσετε να λαμβάνετε τόσα πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι να καταργήσετε την εγγραφή σας σε εκείνες τις δεκάδες ενημερωτικά δελτία που εσείς θέλετε να διαβάσετε, αλλά πραγματικά ποτέ δεν το κάνετε. Το Unroll.me είναι ο απόλυτος ευκολότερος τρόπος για να εντοπίσετε εκείνους τους κορόιδα στα εισερχόμενά σας και μαζική διαγραφή.

2. Αν παίρνετε πολλά ανεπιθύμητα μηνύματα από άτομα, μπορείτε επίσης να δοκιμάσετε το BoxBe. Το BoxBe χρησιμοποιεί αυτό που αποκαλεί μια εξατομικευμένη "Λίστα Επισκεπτών" για να διασφαλίσει ότι λαμβάνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από άτομα που σας ενδιαφέρουν, ενώ προβάλλετε μηνύματα από οποιονδήποτε άλλο σε ξεχωριστή "Λίστα Αναμονής". Όποιος δεν είναι στη Λίστα Επισκεπτών σας, θα λάβει ζητήστε να επαληθεύσετε το μήνυμά τους προτού παραδοθούν στα εισερχόμενά σας.

3. Δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετε έναν αυτόματο ανταποκριτή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου -και όχι μόνο όταν είστε εκτός γραφείου. Η απάντησή σας δεν χρειάζεται να είναι μακρά ή λεπτομερής, αλλά μια γρήγορη "Γεια σας, έχω λάβει την ηλεκτρονική σας διεύθυνση και θα σας επιστρέψω όταν μπορώ!" Το μήνυμα μπορεί να κρατήσει τους πρόθυμους κωπηλάτες από την αποστολή μηνυμάτων παρακολούθησης πριν είχατε την ευκαιρία να απαντήσετε. Δείτε πώς μπορείτε να το ρυθμίσετε.

4. Ανταπολαύστε την επιθυμία να απαντήσετε σε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τον σωστό τρόπο. Όπως εξηγεί η Alexandra Franzen, "πολλά" επείγοντα "μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τείνουν να επιλύονται χωρίς τη βοήθειά σας. Επιλέγοντας να μην απαντήσετε στιγμιαία, εκπαιδεύετε τους ανθρώπους ώστε να είναι περισσότερο αυτοσυντηρούμενοι - ενώ παράλληλα δημιουργείτε λογικές, ρεαλιστικές προσδοκίες για το πόσο γρήγορα θα μπορείτε να απαντήσετε. "

5. Αποτρέψτε τα επακόλουθα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κλείνοντας τα μηνύματά σας με σαφείς οδηγίες αντί για ερωτήσεις. Αντί να λέτε: "Θα πρέπει να επανασυνδεθεί την επόμενη εβδομάδα;" δοκιμάστε, "Θα σας δώσω ένα τηλεφώνημα την Τρίτη το πρωί για να επανασυνδεθείτε." Αν αυτό δεν λειτουργήσει, ο παραλήπτης σας θα σας ενημερώσει - αλλά αλλιώς, περιττό πίσω-και-πίσω.

Εάν θέλετε: Να μειώσετε το χρόνο που αφιερώνετε στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο

1. Θέλετε να κρατήσετε τα μηνύματά σας τόσο σύντομα και παραγωγικά; Δέσμευση να κάνει κάθε μήνυμα πέντε προτάσεις μακρυά ή λιγότερο. Υπάρχει ακόμη και ένας ιστότοπος που έχει δημιουργηθεί για να βοηθήσει: five.sentenc.es! Όπως εξηγεί, "Αντιμετωπίστε όλες τις απαντήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως μηνύματα SMS, χρησιμοποιώντας έναν καθορισμένο αριθμό γραμμάτων ανά απάντηση. Δεδομένου ότι είναι πολύ δύσκολο να μετράμε γράμματα, μετράμε τις προτάσεις. "Χρειάζεστε συμβουλές για να κρατήσετε τα πράγματα σύντομα, αλλά ακόμα ευγενικά; Το Elliott Bell έχει μερικές εξαιρετικές συμβουλές.

2. Εάν βρίσκεστε να στέλνετε μηνύματα στα ίδια μηνύματα ξανά και ξανά, αποθηκεύστε πρότυπα στον φάκελο drafts (εδώ 27 για να ξεκινήσετε) ή επωφεληθείτε από το εργαστήριο του Gmail "Canned Responses", το οποίο σας επιτρέπει να αποθηκεύετε οποιουσδήποτε αριθμούς απαντήσεων και να τα εισάγετε εύκολα στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. (Δείτε πώς να το ρυθμίσετε, ευγενική προσφορά του Gadgetwise.)

3. Στείλτε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το τηλέφωνό σας; Δοκιμάστε το αυτόματο κείμενο, ένα εργαλείο που σας επιτρέπει να πληκτρολογήσετε μια προσαρμοσμένη συντομογραφία, η οποία στη συνέχεια επεκτείνεται σε ένα πλήρες κείμενο. Για παράδειγμα, πληκτρολογώντας το "rl8" μπορεί να επεκταθεί στο "τρέχω αργά", το οποίο είναι χρήσιμο όταν τρέχετε σε μια συνάντηση. (Δείτε πώς να το ορίσετε.)

4. Εκτός αν η εργασία σας απαιτεί να είστε άμεσα ανταποκρίνεται στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ρυθμίστε μόνο μερικές φορές την ημέρα ότι θα ελέγξετε τα εισερχόμενά σας. Αυτή τη φορά μπορεί να είναι διαφορετική κάθε μέρα, πρέπει απλώς να είναι σκόπιμη (για παράδειγμα, σήμερα θα θέσω κατά μέρος από τις 9-10 π.μ. για να περάσω από τα εισερχόμενά μου, τότε θα το κοιτάξω ξανά από 4-5).

5. Προσθέστε δύο ετικέτες (ή φίλτρα στο Gmail) στα εισερχόμενά σας: "γρήγορη απάντηση" και "απαιτεί χρόνο εστίασης." Όταν γνωρίζετε ότι έχετε ένα σταθερό μπλοκ αδιάλειπτης ώρας, ξεκινήστε ανοίγοντας το φάκελο χρόνου εστίασής σας και αποφασίζετε ποιες είναι οι περισσότερες πρέπει να αντιμετωπιστούν. Και την επόμενη φορά που θα έχετε μερικά λεπτά για να χαλαρώσετε ενώ περιμένετε το λεωφορείο ή στη γραμμή για καφέ, ανοίξτε το φάκελο "γρήγορης απάντησης" αντί να ελέγξετε το Instagram.

6. Ρυθμίστε το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο έτσι ώστε μόλις μοιραστείτε με ένα email και κατατεθεί ή διαγραφεί, θα μεταφερθείτε απευθείας στην επόμενη στα εισερχόμενά σας αντί για επιστροφή στη λίστα μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. (Για το Gmail, μπορείτε να το κάνετε αυτό μέσω της επιλογής Auto-Advance στα Εργαστήρια Gmail.) Αυτό μειώνει κάθε φορά που θα ξοδέψατε να αποφασίσετε ποιο μήνυμα να δώσετε προσοχή στο επόμενο!

7. Πρέπει να περάσετε από μια δέσμη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε σύντομο χρονικό διάστημα; Δοκιμάστε το Παιχνίδι Email, το οποίο σας δίνει πέντε λεπτά για να περάσετε όσο το δυνατόν περισσότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και σας ανταμείβει με πόντους. Επίσης, εστιάζει στην αντιμετώπιση 10-20 μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε φορά, καθιστώντας τη μάχη σας στα εισερχόμενα να αισθάνεται πιο τσιπούρα.

Εάν θέλετε να: Οργανώστε τα Εισερχόμενά σας

1. Μην κρατάτε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα εισερχόμενά σας - είτε διαγράψτε, αρχειοθετήστε, είτε αρχειοθετήστε τα μόλις αυτά έχουν αντιμετωπιστεί. Μια μελέτη του 2011 από το Ινστιτούτο Νευροεπιστημών του Princeton έδειξε ότι "όταν το περιβάλλον σας είναι γεμάτο, το χάος περιορίζει την ικανότητά σας να εστιάζετε". Αυτό ισχύει και για το εικονικό περιβάλλον σας. τα περισσότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μπορείτε να δείτε - ακόμη και αυτά που δεν έχουν πια σημασία - όσο περισσότερο χρόνο ο εγκέφαλός σας θα ξοδέψει υποσυνείδητα να σκέφτεται γι 'αυτά.

2. Για ανθρώπους που δεν αγαπούν τους καταλόγους, μια εύκολη λύση (ή έτσι σκέφτονται) είναι να χρησιμοποιήσουν τα εισερχόμενά τους ως ένα. Αλλά για αληθινά καθήκοντα, όπως "Δημιουργία πρότασης για νέο πελάτη" ή "Μίσθωση γραφείου πληρωμής", ήρθε η ώρα να βρεθεί ένα σύστημα λίστας υποχρεώσεων που να λειτουργεί για εσάς. Η χρήση των εισερχομένων σας ως λίστα υποχρεώσεων θέτει το χρόνο σας σε χέρια άλλων ανθρώπων-με κάθε νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να εμφανίζεται ένα νέο ζήτημα, είτε σας αρέσει είτε όχι. Αλλά πρέπει να προσθέσετε συνειδητά μια εργασία στον κατάλογο υποχρεώσεων σας είναι μια πιθανότητα να προσδιορίσετε εάν πρέπει πραγματικά να το κάνετε τώρα, αντί για άλλη δουλειά.

3. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Gmail για να έχετε μερικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να παραβλέπουν αυτόματα τα εισερχόμενά σας. Για παράδειγμα, εάν πληρώσετε αυτόματα τον λογαριασμό σας μέσω καλωδίου, μπορείτε να το αρχειοθετήσετε αυτόματα και να προσθέσετε την ετικέτα "Οικονομικά". Δεν χρειάζεται να το βλέπετε ποτέ, αλλά αν το χρειάζεστε, ξέρετε πού να το βρείτε. Μιλώντας για την εύρεση των πραγμάτων …

4. Πριν στείλετε οποιοδήποτε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, διαβάστε το για αναζήτηση. Τι θα αναζητούσατε αργότερα για να βρείτε αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Είναι αυτές οι λέξεις στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο; Ίσως θελήσετε να αλλάξετε "Σημειώσεις από συνάντηση με Jack" σε "Σημειώσεις από τον Αύγουστο συνάντηση με τον Jack Smith από το Amazon."

5. Υπάρχουν πράγματι τόνοι εντολών αναζήτησης που κάνουν την εύρεση ενός παλιού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πολύ, πολύ πιο εύκολο. Εδώ είναι ένα μοτίβο για το πώς να βρείτε οποιοδήποτε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από θέμα, θέμα, αποστολέα και πολλά άλλα.

Αν θέλετε: Να κάνετε το φαξ εισερχομένων πιο δροσερό

1. Πάντα επιθυμείτε να μπορείτε να τοποθετήσετε κολλώδεις σημειώσεις σε όλα τα εισερχόμενά σας; Η εύχρηστη ονομασία Σημειώσεις για το Gmail σάς επιτρέπει να τοποθετείτε σημειώσεις και ετικέτες σε τυχόν σημειώσεις καρφίτσας μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα νήμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, στο επάνω μέρος της προβολής αποσταλμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας ή πραγματικά οπουδήποτε αλλού στα εισερχόμενά σας.

2. Το πρόσθετο Gmail για το Rapportive είναι ένα όνειρο του δικτύου: Το plugin εμφανίζει τις πληροφορίες κοινωνικής δικτύωσης των επαφών σας μέσα στα εισερχόμενά σας, ώστε να μπορείτε να συνδεθείτε μαζί τους στο LinkedIn, το Facebook και το Twitter χωρίς να αφήσετε το Gmail. Μπορείτε επίσης να δείτε μια λίστα διάτρησης των πρόσφατων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από αυτά και να καταγράψετε ιδιωτικές σημειώσεις για να επισυνάψετε τις διευθύνσεις τους στο λογαριασμό σας.

3. Όπως το Gmail στα στεροειδή, το Gmelius είναι μια επέκταση του προγράμματος περιήγησης Chrome, Firefox και Opera που ενισχύει σημαντικά την εμπειρία σας στο Gmail με τα πάντα από μια καθαρισμένη διεπαφή (χωρίς περισσότερες διαφημίσεις!) Στη δυνατότητα αποκλεισμού των ιχνηλατών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την προστασία του απορρήτου σας. Μια άλλη αγαπημένη δυνατότητα είναι το αυτόματο κουμπί "Διαγραφή" που αντικαθιστά το κουμπί "Spam" του Gmail όποτε η Gmelius ανιχνεύει μια λίστα αλληλογραφίας.

4. Ξέρετε αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τα οποία γνωρίζετε ότι δεν θα φτάσετε αργότερα, αλλά φοβάστε ότι θα ξεχάσετε; Το plugin Boomerang, διαθέσιμο προς το παρόν για το Gmail και το Outlook, είναι ιδανικό για να το αντιμετωπίσετε. Μπορείτε να προγραμματίσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να εξαφανιστεί και να επανέλθει αργότερα - όταν είστε έτοιμοι να το αντιμετωπίσετε - αφήνοντας τα inbox σας πιο καθαρά μέχρι τότε. Το Boomerang σας επιτρέπει επίσης να προγραμματίσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα αποσταλεί αργότερα και να δημιουργήσετε επαναλαμβανόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

5. Ελέγξτε τα Εργαστήρια Gmail - τα οποία σας επιτρέπουν να δοκιμάσετε πρόσθετες λειτουργίες του Gmail, όπως "αναίρεση αποστολής" και προβολή του ημερολογίου σας απευθείας στα εισερχόμενά σας. Μεταβείτε στις ρυθμίσεις του Gmail και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Εργαστήρια" για να ξεκινήσετε.

6. Βρείτε τον εαυτό σας υπογράφοντας ή στέλνοντας πολλά έγγραφα και συμβάσεις; Το Hellosign για το Gmail σάς επιτρέπει να υπογράφετε έγγραφα και να συμπληρώνετε φόρμες χωρίς να αφήνετε τα εισερχόμενά σας - μια πραγματική ζωή για όσους από εμάς μισούν σαρωτές, εκτυπωτές και συσκευές φαξ.

Αν θέλετε να: Διαβάστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας

1. Κάνετε τους πρώτους 50 χαρακτήρες κάθε μηνύματος όσο πιο σύντομα και πιο δυνατά, λέει η εταιρεία Fast Company . Ένα δελεαστικό ανοιχτήρι κάνει πολύ πιο πιθανό οι αναγνώστες σας να συνεχίσουν να διαβάζουν.

2. Μεγάλα κομμάτια κειμένου φαίνονται αποθαρρυντικά για να διαβάσετε, οπότε σκεφτείτε πώς να κάνετε το κείμενό σας πιο ευανάγνωστο. Χρησιμοποιήστε σφαίρες, λίστες, έντονη γραφή και σύντομες, εύκολα παραγεμισμένες παραγράφους. Αντιμετωπίζετε πρόβλημα να το κόψετε; Θα μπορούσε να είναι ένα σημάδι ότι προσπαθείτε να καλύψετε πάρα πολύ.

3. Αν βλέπετε περισσότερα από ένα σημεία ή δημιουργείτε περισσότερες από μία ερωτήσεις στο ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο, βεβαιωθείτε ότι τα στοιχεία αυτά ξεχωρίζουν από την υπόλοιπη αφήγηση, τοποθετώντας τα με έντονους χαρακτήρες, επισημαίνοντάς τα ή τοποθετώντάς τα σε μια λίστα με κουκκίδες. Η αντίθεση φυσικά αντλεί το μάτι του παραλήπτη στο κρέας του μηνύματος (το κομμάτι που δεν μπορείτε να αντέξετε οικονομικά να χάσετε!).

4. Κάντε οποιεσδήποτε ερωτήσεις ζητάτε όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένες. "Τι πιστεύετε για την πρόταση;" δεν είναι μια καλή ερώτηση. "Μπορούμε να προχωρήσουμε με την πρόταση πωλητή $ 20.000 μέχρι την Παρασκευή;" είναι καλύτερα.

5. Ελπίζοντας να πιάσετε το αφεντικό σας ή κάποιον σημαντικό σε μια λιγότερο κουραστική μέρα αλλά δεν γνωρίζετε το πρόγραμμα του / της; Αποφύγετε την αποστολή μηνυμάτων email την Τρίτη και την Πέμπτη Αυτές είναι οι μεγαλύτερες ημέρες όγκου για τα εισερχόμενα των ανθρώπων και δεν θέλετε το σημαντικό μήνυμα σας να χαθεί σε μια θάλασσα από ενημερωτικά δελτία, προσφορές και άλλη αλληλογραφία.

6. Κάντε την απαρίθμηση γραμμής του θέματος-κάτι που δίνει στον παραλήπτη μια σαφή ιδέα για το τι θα είναι μέσα στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. (Μπόνους: Αυτό θα σας βοηθήσει επίσης να αναζητήσετε εύκολα το μήνυμα στα εισερχόμενά σας εάν ο παραλήπτης σας καλέσει για συζήτηση αντί για εγγραφή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.)

7. Οι ερευνητές από την Carnegie Mellon διαπίστωσαν ότι τα πιο αποτελεσματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχουν υποκείμενες γραμμές που προσελκύουν ένα από τα δύο πράγματα: περιέργεια (μεγάλη αν είστε στο μάρκετινγκ) ή χρησιμότητα (ίσως καλύτερη για όλους). ένα λεπτό βίντεο για να μάθετε περισσότερα.

8. Θέλετε πραγματικά να βεβαιωθείτε ότι τα μηνύματά σας διαβάζονται; Η επέκταση του Chrome MailTrack σάς επιτρέπει να δείτε αν και πότε οι χρήστες έχουν διαβάσει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Και αν παρατηρήσετε ότι κάθεται εκεί μη αναγνωσμένο; Ελέγξτε αυτές τις συμβουλές για να ακολουθήσετε το σωστό δρόμο.