Είμαι επαγγελματίας στο να φτάσει στο inbox μηδέν. Με αυτό είπε, δεν είμαι μέχρι τη σκάλα ακόμα, έτσι έχω μόνο μια χούφτα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου την ώρα.
Αλλά καθώς ξεκινάτε να ανεβείτε στις τάξεις, ο αριθμός ειδοποίησης γίνεται μεγαλύτερος και μεγαλύτερος. Και το πιο σημαντικό, το ίδιο ισχύει και για τον αριθμό των άλλων αρμοδιοτήτων που αναλαμβάνετε. Βασικά, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μετακινείται στο κάτω μέρος της λίστας "πράγματα που πρέπει να κάνετε" γιατί πρέπει.
Ωστόσο, αυτό δεν σταματά τα μηνύματα από τη συσσώρευση. Ενώ πολλοί άνθρωποι χρησιμοποιούν εφαρμογές και hacks για να διαχειριστούν τη ροή, ο Διευθύνων Σύμβουλος Tom Patterson ακολουθεί μια άλλη προσέγγιση. Σύμφωνα με ένα από τα υψηλότερα βαθμολογημένα άρθρα του LinkedIn του έτους, έχει λύσει αυτό το πρόβλημα χρησιμοποιώντας ένα μήνυμα OOO ενώ βρίσκεται στο γραφείο :
Πολύ έξυπνος, έτσι; Ως διευθυντής, αυτό του επέτρεψε να επικεντρωθεί στα πράγματα που είχαν σημασία, ενθαρρύνοντας συγχρόνως την ομάδα του να λύσει τα δικά του προβλήματα. Η Betty Liu, κορυφαίος συνεργάτης του LinkedIn και συγγραφέας του άρθρου, συνοψίζει γιατί η προσέγγιση αυτή λειτουργεί τόσο καλά:
"Θέματα που φάνηκαν επείγοντα επιλύθηκαν χωρίς 200 μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πετούν σε ένα έδαφος" Απάντηση σε όλους ". Πράγματα που ήταν πραγματικά επείγουσες εγγυημένα τηλεφωνήματα. Και αν οι άνθρωποι του Τομ ήξεραν ότι ήταν μόνο να διακοπεί για πραγματικά σημαντικά θέματα, το πήραν στον εαυτό τους για να πάρουν τις δικές τους αποφάσεις. Τίποτα από αυτά δεν θα συνέβαινε εάν ο Tom ήταν διαθέσιμος όλη την ώρα με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για να φροντίσει κάθε λεπτομέρεια. "
Με αυτό είπε, δεν είστε πιθανώς CEO-που σημαίνει ότι αυτή η τεχνική μπορεί να μην λειτουργήσει για σας, και μπορεί ακόμη και να ενοχλήσει μερικούς ανθρώπους πάνω και κάτω από σας. Αλλά αυτό που δείχνει είναι ότι υπάρχουν τρόποι που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μηνύματα OOO για να σας βοηθήσει, επίσης.
Όταν πρόκειται να φύγετε διακοπές, για παράδειγμα, μπορείτε να ρυθμίσετε το μήνυμά σας OOO μια μέρα νωρίτερα για να μειώσετε τα περιττά περιθώρια. Ή, μπορείτε να δημιουργήσετε μια αυτόματη απάντηση για να ξεκλειδώσετε κάθε Σαββατοκύριακο για να εκπαιδεύσετε τον προϊστάμενό σας να στείλει λιγότερα μηνύματα μετά τις ώρες εργασίας. Ή μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε ένα απόγευμα για την εσωτερική σας ομάδα όταν προσπαθείτε να ολοκληρώσετε ένα τεράστιο έργο και δεν θα έχετε χρόνο να απαντήσετε σε μη επείγοντα θέματα.
Μοιάζει με αυτό:
Ξοδεύω αυτό το απόγευμα συμπληρώνοντας την τριμηνιαία έκθεση δεδομένων. Προκειμένου να το ολοκληρώσετε έγκαιρα (και να το φανείτε καλό για όλους τους ωραίους λαούς), απαντώ μόνο σε επείγοντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μεταξύ 1 μ.μ. έως 6 μ.μ. σήμερα. Μετά από αυτό, θα επιστρέψω σε όλους. Ευχαριστώ για την κατανόηση!
Η ουσία των λόγων μου? Δεν χρειάζεται να είστε Διευθύνων Σύμβουλος για να ελέγχετε τα εισερχόμενά σας. Απλά πρέπει να είστε πρόθυμοι να βρείτε μια προσέγγιση που έχει νόημα για εσάς (και την ομάδα σας).
