Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, όπως κάθε μορφή επικοινωνίας, είναι προσωπικό πράγμα. Ο τρόπος με τον οποίο ελέγχετε, διαχειρίζεστε και στέλνετε τα πάντα από τη μια γραμμή σε ηλεκτρονική missives είναι συχνά ένα μείγμα της προτίμησης και της συνήθειας.
Τούτου λεχθέντος, υπάρχουν μερικοί περιορισμένοι και ξηροί κανόνες που όλοι πρέπει να ακολουθήσουμε για να αξιοποιήσουμε στο έπακρο την επικοινωνία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, την παραγωγικότητα και την εποχή μας. Διαβάστε παρακάτω για τρία κοινά λάθη εισερχομένων, τον τρόπο με τον οποίο σας προσβάλλουν κατά την εργασία και πώς μπορείτε να κάνετε την αλλαγή σε καλύτερη διαχείριση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Λάθος # 1: Εγκατάλειψη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα Εισερχόμενά σας
Θα ξεκινήσω με το πιο αμφιλεγόμενο: αφήνοντας όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα εισερχόμενά σας. Ξέρω ότι νομίζετε ότι είναι όλα τα ίδια αν αφήνετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα εισερχόμενά σας, αφού τα ασχοληθήτε με αυτά ή όχι, αλλά ο εγκέφαλός σας παρακαλεί να διαφέρει. Μια μελέτη του 2011 από το Ινστιτούτο Νευροεπιστημών του Princeton έδειξε ότι "όταν το περιβάλλον σας είναι γεμάτο, το χάος περιορίζει την ικανότητά σας να εστιάζετε". Αυτό ισχύει και για το εικονικό περιβάλλον σας. τα περισσότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μπορείτε να δείτε - ακόμη και αυτά που δεν έχουν πια σημασία - όσο περισσότερο χρόνο ο εγκέφαλός σας θα ξοδέψει υποσυνείδητα να σκέφτεται γι 'αυτά.
Η έρευνα υποδηλώνει ότι η μείωση του σωρού εισερχομένων θα σας κάνει λιγότερο αποστασιοποιημένο, πιο παραγωγικό και πιο ικανό να επεξεργαστείτε πληροφορίες. Εάν αυτό δεν είναι ένας καλός λόγος για να φυλάξετε τα 3.679 παλιά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα εισερχόμενά σας, δεν ξέρω τι είναι.
Πώς να κάνετε την Αλλαγή
Αρχίστε να χρησιμοποιείτε τα εισερχόμενά σας μόνο για νέα μηνύματα. Αν τελειώσετε με ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα πρέπει να αρχειοθετηθεί, να κατατεθεί ή να διαγραφεί (δείτε παρακάτω για ποια στιγμή θα χρησιμοποιήσετε). Μπορείτε πάντα να ψάξετε για όλα τα email που χρειάζεστε αργότερα.
Λάθος # 2: Διαγραφή όταν πρέπει να αρχειοθετήσετε ή να αρχειοθετήσετε (και αντίστροφα)
Τώρα λοιπόν που χρησιμοποιείτε τα εισερχόμενά σας μόνο για νέα μηνύματα (hurray!), Το ερώτημα είναι: Τι πρέπει να κάνετε με όλα τα email που ολοκληρώσατε;
Οι επιλογές είναι α) διαγραφή ή b) αρχείο στον σχετικό φάκελο (ή αρχείο, για χρήστες του Gmail). Πολλοί άνθρωποι κάνουν το λάθος να φτάνουν υπερβολικά στα άκρα: είτε διαγράφοντας όλα τα μηνύματα είτε κρατώντας όλα αυτά. Η αλήθεια είναι ότι η υγιής ισορροπία είναι η καλύτερη λύση. Η αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν θα χρειαστείτε συμβάλλει στην ποσόστωση αποθήκευσης του λογαριασμού σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και καθιστά πιο δύσκολο να βρείτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να κρατήσετε όταν τα αναζητάτε. Και υπερβολική διαγραφή; Μπορεί να καταλήξετε όπως ο φίλος μου που διαγράψει ένα email επιβεβαίωσης πτήσης και σχεδόν χάθηκε την πτήση του.
Πώς να κάνετε την Αλλαγή
Όταν τελειώσετε με ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πάρτε δύο δευτερόλεπτα για να σκεφτείτε αν μπορεί να θέλετε να έχετε πάλι πρόσβαση σε αυτό στο μέλλον. Εάν όχι: Χρόνος διαγραφής. Αν ναι: Αρχειοθετήστε ή αρχειοθετήστε!
Λάθος # 3: Χρήση των Εισερχομένων σας ως λίστα υποχρεώσεων
Για ανθρώπους που δεν αγαπούν τους καταλόγους, μια εύκολη λύση (ή έτσι σκέφτονται) είναι να χρησιμοποιήσουν τα εισερχόμενά τους ως ένα. Τώρα, όταν πρόκειται για τυπικά καθήκοντα που σχετίζονται με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, όπως "Απάντηση στο email του Jerry σχετικά με τους χρόνους συνάντησης", νομίζω ότι αυτοί οι άνθρωποι είναι νεκροί. Τα καθήκοντα αυτά δεν πρέπει να βρίσκονται σε λίστα υποχρεώσεων, πρέπει να απαντηθούν απλά ως μέρος της συνήθους επιχειρηματικής δραστηριότητας.
Αλλά για αληθινά καθήκοντα, όπως "Δημιουργία πρότασης για νέο πελάτη" ή "Μίσθωση γραφείου πληρωμών", συνιστώ ανεπιφύλακτα να βρεθεί ένα σύστημα λίστας υποχρεώσεων που να λειτουργεί για εσάς και να κολλήσει σε αυτό. Γιατί; Επειδή αν θέλετε να κάνετε τις πιο σημαντικές εργασίες κάθε μέρα, πρέπει να είστε σε θέση να δώσετε προτεραιότητα και να εστιάσετε τη λίστα των υποχρεώσεών σας. Η χρήση των εισερχομένων σας ως λίστα υποχρεώσεων θέτει το χρόνο σας σε χέρια άλλων ανθρώπων. Με κάθε νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έρχεται μια νέα δουλειά, είτε σας αρέσει είτε όχι. Αλλά πρέπει να προσθέσετε συνειδητά μια εργασία στον κατάλογο υποχρεώσεων σας είναι μια πιθανότητα να προσδιορίσετε εάν πρέπει πραγματικά να το κάνετε τώρα, αντί για άλλη δουλειά.
Ακόμα δεν είμαστε πεπεισμένοι; Ο Jill Duffy, ο Leo Babauta και ο Jesse Garner κάνουν επίσης εξαιρετικές περιπτώσεις για αυτό.
Πώς να κάνετε την Αλλαγή
Πηγαίνετε μέσα από τα εισερχόμενά σας και τραβήξτε τυχόν ενεργό to-dos. Εάν αυτό ήταν το μόνο πράγμα που έκανε αυτό το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο inbox - αξίζει, αρχειοθετήστε, αρχειοθετήστε ή διαγράψτε το email τώρα. Και OK, εάν πραγματικά επιμένετε να χρησιμοποιείτε τα εισερχόμενά σας ως λίστα υποχρεώσεων, δοκιμάστε το Mailbox, μια εφαρμογή που μπορεί να βοηθήσει να μετατρέψετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε to-dos και να τα βγείτε από τα εισερχόμενά σας.
