Όταν ένας συνάδελφος έστρεψε την προσοχή μου σε ένα παλαιότερο άρθρο σχετικά με την παραγωγικότητα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του George Kao που έκανε τους γύρους και πάλι, με έκανε να συνειδητοποιήσω ότι ο αγώνας των εισερχομένων είναι πραγματικός. Μόλις επέστρεψα από ένα μήνα του μέλιτος στην Ιαπωνία, οπότε ξέρω από πρώτο χέρι πόσο αληθινό είναι αυτό. Υπάρχει μια πραγματική ικανότητα να διαχειρίζεστε τα εισερχόμενά σας, και αν όχι μια τέχνη ακριβώς, τότε μια εκπαίδευση. Κατά τη διάρκεια του ταξιδιού μας, ο σύζυγός μου, ο οποίος ουσιαστικά προσπαθεί να εισέλθει μηδέν ανά πάσα στιγμή, θα κοίταξε στο τηλέφωνό μου, θα δει το εικονίδιο αλληλογραφίας και τον αριθμό που αιωρείται κάπου γύρω στα 400, και θα είναι γεμάτος θλίψη.
"Αυτό μου τονίζει, " είπε, και θα μπορούσα να δω σχεδόν το κούνημα του ιδρώτα στο φρύδι του. Αλλά, ήμουν σε διακοπές! Και είχα μια απάντηση εκτός γραφείου - για τον λογαριασμό εργασίας μου και την προσωπική μου διεύθυνση! Κανείς δεν περίμενε τίποτα από μένα, και ήμουν άνετα αντιμετωπίζοντας αυτόν τον συνεχώς αυξανόμενο αριθμό κατά την επιστροφή μου.
Φυσικά, η λεπτομέρεια των εισερχομένων, αν και κουραστική κατά περιόδους, είναι επίσης απαιτητική. Δεν έχει σημασία αν ελέγχετε τα μηνύματά σας το πρωί της Δευτέρας αφού αποσυνδέσετε όλο το Σαββατοκύριακο ή στα μέσα του απογεύματος σε μια τυχαία Πέμπτη. Εάν δεν γνωρίζετε μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα εάν το μήνυμα απαιτεί - πόσο μάλλον, αξίζει - μια απάντηση, πιθανότατα σπαταλάτε πολύτιμο έργο λεπτά προσπαθώντας να το καταλάβετε.
Ο υπότιτλος του κομματιού του Kao, "Πώς να φτάνεις τακτικά στο μηδέν εισερχόμενων", μου θύμισε τη σημασία της απλής γνώσης του τι πρέπει να απαντήσει και πότε. Αυτή η συνειδητοποίηση μπορεί να σημαίνει τη διαφορά μεταξύ ενός υπερχείλισης εισερχομένων και ενός τακτοποιημένου και τακτοποιημένου. Εδώ είναι γρήγορες συμβουλές για να σας βοηθήσει να αποφασίσετε.
1. Ψάξτε για ενδείξεις
Μερικές φορές είναι προφανείς. Ένας από τους συναδέλφους μου διαβιβάζει αρκετά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με εκδηλώσεις, μελέτες και αναφορές, αλλά πάντα σημειώνει: "Αισθανθείτε ελεύθερος να αρχειοθετήσετε". Αρχικά αισθανόμουν ότι ίσως ήμουν αγενής αν δεν ανταποκριθούσα με τουλάχιστον ("Ευχαριστώ!"), αλλά γρήγορα συνειδητοποίησα ότι το κραυγαλέο της σημείωμα σχετικά με την αρχειοθέτηση σήμαινε ότι δεν ήθελε ούτε χρειαζόταν απάντηση.
Αν δεν έχετε τέτοια άμεση ένδειξη, διαβάστε το ξανά και πραγματικά σκεφτείτε πώς η απάντησή σας θα επηρεάσει τη σημείωση. Εάν δεν θα λέγατε ότι κάποιος στο τμήμα σας μοιράζεται απλά ένα έργο στο οποίο εργάζεται και δεν έχετε κάτι που αξίζει να προσθέσετε, μην χτυπάτε την απάντηση απλώς και μόνο για να αναγνωρίσετε την παραλαβή.
2. Κοιτάξτε μια ερώτηση
Όπως και με το παραπάνω, αυτό συχνά θα είναι απλό. Εάν υπάρχει μια σαφής ερώτηση που πρέπει να απαντήσετε, τότε είναι προφανές ότι απαιτείται μια απάντηση και ίσως μια γρήγορη ερώτηση σε αυτό - ή μία μέσα σε 24 ώρες. Δεδομένου ότι δεν έχουν όλοι φτάσει σε εσάς είναι εγγυημένη για να γράψετε τα πιο εύγλωττα ή προς το σημείο μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ίσως χρειαστεί να κοσκινίζω μέσω παραγράφων για να δούμε αν υπάρχει κάτι εκεί για να απαντήσετε.
Εάν έχετε διαπιστώσει ότι δεν υπάρχει καμία αμφιβολία, αλλά έχετε τα δικά σας ερωτήματα, τότε, με κάθε τρόπο, να απαντήσετε για διευκρινίσεις. Αξίζει να το παρακολουθήσετε και να προσθέσετε στα εισερχόμενα κάποιου, εάν έχει τη δυνατότητα να εξοικονομήσει μελλοντικές παρεξηγήσεις.
3. Μιλήστε επάνω - αν θέλετε να ακούσετε
Αυτός είναι ο πιο αδύναμος από τη δέσμη, αλλά από τη στιγμή που θα το κρεμάσετε, θα γίνει σαν δεύτερη φύση. Πολλές φορές, θα λάβετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σαφώς δεν σας ζητούν τίποτα από εσάς. Ενδέχεται να λάβετε απάντηση σε κάτι που υποβάλατε, ανατροφοδότηση σχετικά με ένα έργο που ολοκληρώσατε, συμβουλές για το χειρισμό μιας κατάστασης, πληροφορίες σχετικά με έναν συγκεκριμένο τομέα. Αν δεν έχετε κάτι νέο για να προσθέσετε στη συζήτηση ή εάν μπορείτε να πάρετε καθαρά το σχόλιο και να προχωρήσετε με την εργασία σας, τότε μπορείτε να αισθανθείτε άνετα για να μην ανταποκριθείτε.
Αλλά εάν, από την άλλη πλευρά, αισθάνεστε υποχρεωμένοι να εκφράσετε τον εαυτό σας - για να διευκρινίσετε τον εαυτό σας ή να επεξεργαστείτε μια απόφαση που κάνατε ή να δώσετε φρέσκο διορατικότητα - τότε βέβαια πρέπει να πατήσετε το κουμπί απάντησης. Αυτό μπορεί να ισχύει ιδιαίτερα εάν το περιβάλλον εργασίας σας είναι αυτό που ενθαρρύνει την ανεξάρτητη σκέψη και συμβάλλει σε θέματα που συζητούνται.
Δεν πρέπει να πω ότι τα ενημερωτικά δελτία, τα μαζικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή οτιδήποτε άλλο θεωρείται ως προαιρετική ανάγνωση δεν απαιτεί απάντηση. Εάν το θεωρείτε χρήσιμο, μπορείτε να δημιουργήσετε φακέλους σύμφωνα με τις προτάσεις του Kao και να οργανώσετε τα εισερχόμενά σας και να τα διατηρήσετε πρακτικά θα αισθάνονται αυτόματα.
Ένα άλλο πράγμα που πρέπει να εξετάσετε είναι αυτό: Βάλτε τον εαυτό σας στη θέση του αποστολέα. Αν ήσαστε εκείνος που στείλατε αυτό το μήνυμα, θα ψάχνετε για μια απάντηση; Παρόλο που υπάρχουν σίγουρα χρόνοι να εκφράσετε ευχαριστίες, αν ανταποκρίνεστε τακτικά σε κάποιον ή έχετε πολλά περιθώρια - μερικά από τα οποία απαιτούν μια πιο σκεπτόμενη απάντηση - μπορείτε πιθανώς να εγκαταλείψετε το email μόνος του και προσέξτε να μην στείλετε ένα περιττή απάντηση δύο λέξεων σε κάποιον που, όπως και εσείς, πιθανότατα προσπαθεί να επιτύχει μηνύματα μηδέν.
