Ανοίγετε το email σας το πρώτο πράγμα το πρωί και υπάρχουν 30 μη αναγνωσμένα μηνύματα. Ή, τελικά, αντιμετωπίσατε τα εισερχόμενά σας και προτού προλάβετε να υπογράψετε ένα ακόμα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ή, πώς για αυτό το σενάριο: Προσπαθείτε να δώσετε προτεραιότητα μεταξύ των άλλων καθηκόντων σας και μερικά μηνύματα με αστέρι.
Το πρώτο ερώτημα που εμφανίζεται στο μυαλό σας σε οποιαδήποτε από αυτές τις καταστάσεις είναι: " Πρέπει να ανοίξω αυτό;
Αρκετά εύκολο να αποφασίσεις, έτσι;
Αλλά τότε, η δεύτερη σκέψη που έχετε είναι: Πρέπει να απαντήσω σε αυτό τώρα;
Είναι δύσκολο και ειλικρινά, είστε ο μόνος που γνωρίζει την απάντηση. Έτσι, ενώ πιθανότατα δεν είμαι εξουσιοδοτημένος να σας πω ακριβώς πότε πρέπει να επιστρέψετε σε κάποιον, μπορώ να σας βοηθήσω να περιορίσετε τις επιλογές σας.
Λένε έτσι
Αρκετά απλή, αλλά αν κάποιος πάρει το χρόνο να πει, "Παρακαλώ επιστρέψτε σε μένα σήμερα" ή "Θα ήθελα να μάθω τις σκέψεις σας μέχρι σήμερα το απόγευμα" ή "Ενημερώστε με τι σκέφτεστε πριν από τη συνάντησή μας στις 3 μ.μ." Χρειάζομαι αυτό το ASAP ", το εννοούν.
Αυτό ισχύει και για κάθε προθεσμία που κάποιος σας δίνει - δηλαδή, εάν ορίσετε μια ημερομηνία για την απάντησή σας, θα πρέπει να την πάρετε μέχρι τότε (ή, εάν αισθάνεστε υπερπαραγωγική, πριν).
Είναι από κάποιον πραγματικά σημαντικό
Εάν εργάζεστε με απαιτητικούς πελάτες ή εκτελεστές execs και γνωρίζετε ότι μια καθυστερημένη αντίδραση θα βλάψει τη φήμη σας (ή την εταιρεία σας), η ανταπόκριση εκείνης της ημέρας είναι πάντα η σωστή κλήση.
Πρόκειται για μια επείγουσα υπόθεση
Τα ζητήματα εμφανίζονται, οι προθεσμίες ωθούνται, οι προϊστάμενοι χρειάζονται πράγματα την τελευταία στιγμή - αν φαίνεται επείγουσα ή υψηλή προτεραιότητα ή επηρεάζουν κάτι στο οποίο εργάζεστε επί του παρόντος, αξίζει πιθανώς την άμεση προσοχή σας.
Η χρονική στιγμή δεν είναι σωστή
Είναι στις 5 μ.μ., και κάποιος μόλις πήρε πίσω σε εσάς. Σίγουρα, μπορείτε να απαντήσετε αμέσως και εκεί, αλλά πιθανότατα πρόκειται να φύγουν από το γραφείο για τη μέρα - και θα χαθούν στη θάλασσα των μηνυμάτων που λαμβάνουν αύριο.
Εάν γνωρίζετε ότι το άτομο δεν θα ανταποκριθεί σήμερα, είναι εντάξει να το επαναφέρετε.
Χρειάζεται χρόνος να το γεμίσετε
Κάποιος σας ρώτησε μια δύσκολη ερώτηση, ή θέλουν κάτι που πρέπει να ελέγξετε με το αφεντικό σας, ή τα λόγια τους να σας υποφέρουν από φρουρά ή να ανακατέψετε κάποια συναισθήματα. Δώστε στον εαυτό σας την πρόσθετη μέρα για να το σκεφτείτε, να ηρεμήσετε και να δημιουργήσετε την απάντησή σας - θα νιώσετε καλύτερα γνωρίζοντας ότι στείλατε την επαγγελματική απάντηση, ακόμα κι αν χρειάστηκε περισσότερο χρόνο.
Απαιτεί περισσότερο από μια απλή απάντηση
Ίσως μια απάντηση δεν είναι απλά απαραίτητη από εσάς, αλλά απαιτεί εισροές πολλών ανθρώπων. Ή, πρέπει να τους αποστείλετε ένα ολοκληρωμένο υπολογιστικό φύλλο ή ένα σχέδιο παρουσίασης. Είναι πάντα καλύτερο να αφιερώσετε περισσότερο χρόνο για να συγκεντρώσετε τα υλικά σας και να καλύψετε όλες τις βάσεις σας, αντί να στείλετε μια μισοψημένη απάντηση σε ένα πλήρες αίτημα.
Θα σας κάνει να φανείτε καλός
Ο συγγραφέας της Muse, Sara McCord, περιγράφει δύο φορές την εμφάνιση σας αν περιμένετε να απαντήσετε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το πρώτο είναι όταν κάποιος ζητά νέες ιδέες - όσο δεν είναι επείγουσα, σας ζητούν να είστε στοχαστικοί, οπότε η παραμονή σας δίνει την εντύπωση ότι προσπαθείτε πραγματικά να βρεθείτε με κάποια σπουδαία πράγματα.
Το δεύτερο είναι αν κάποιος σας γράψει ένα μακρύ μήνυμα - θα φαίνεται αγενής αν απλώς στείλετε ένα γρήγορο ηλεκτρονικό μήνυμα μιας φράσης πίσω, οπότε δώστε στον εαυτό σας κάποιο περιθώριο για να βρείτε μια εξίσου ενδελεχή απάντηση.
Δεν είστε διαθέσιμοι (και το ξέρουν αυτό)
Τέλος, εάν ταξιδεύετε ή ταξιδεύετε ή είστε άρρωστοι ή αδιάθετοι για οποιονδήποτε λόγο - και το γνωστοποιείτε με κάποιο τρόπο (μέσω ενός μηνύματος OOO ή μέσω μιας ομιλίας στο στόμα) - το άτομο δεν είναι περιμένοντας μια άμεση απάντηση.
Δημιουργώντας αυτή την ιδανική απάντηση είναι αρκετά δύσκολο, χρησιμοποιήστε αυτό το φύλλο εξαπατήσει για να υπολογίσετε την κατάλληλη στιγμή για να το στείλετε μακριά, και είστε βέβαιοι να διατηρήσετε αστρικές σχέσεις.
Με όλα αυτά είπε, μπορεί να αισθάνεστε άσχημα να μην ανταποκριθείτε αμέσως. Στην περίπτωση αυτή, συμβουλευθείτε τη συμβουλή της καριέρας Sara McCord και τραβήξτε πίσω αυτή την απάντηση:
Με αυτόν τον τρόπο, όλοι γνωρίζουν ότι έχετε το μήνυμα και είναι στο ραντάρ σας.
