Ξέρετε ότι πρέπει να επιστρέψετε σε κάποιον το συντομότερο δυνατό όταν στέλνει ένα μήνυμα με την επωνυμία "επείγουσα". Μπορείτε να φανταστείτε ότι ο άλλος άνθρωπος κοιτάζει την οθόνη του, χωρίς να συνδέει ή να ανανεώνει εμμένοντας τα εισερχόμενά του, γιατί σας περιμένει για τους τελικούς αριθμούς, την έγκριση, το πράσινο φως, την απάντηση ή τα επόμενα βήματα.
Αλλά ξέρατε ότι δεν είναι η μόνη φορά που πρέπει να δώσετε προτεραιότητα στο γράψιμο; Είναι αλήθεια: Αν αφήσετε ένα μήνυμα να μείνει λίγες μέρες σε ένα από τα ακόλουθα σενάρια, κινδυνεύετε να φανείτε αρκετά αδιάφορο ή αντιεπαγγελματικό.
Είναι μια σίγουρη ισορροπία, γιατί σε κάθε περίπτωση, θέλεις να πεις το σωστό. Αλλά είναι σημαντικό να αφιερώσετε χρόνο για να απαντήσετε.
1. Όταν έχετε σκεπάσει πριν
Είστε εξοικειωμένοι με το να μοιράζεστε ένα email για να διαχειριστείτε τα εισερχόμενά σας; Όπως εξηγεί ο συνιδρυτής της Muse και ο COO Alex Cavoulacos:
Στείλτε ένα σύντομο μήνυμα: "Ευχαριστώ που σκέφτεσαι για μένα - έχω κλείσει αυτό το μήνα, αλλά αν φτάσεις μέσα, θα ήθελα να βοηθήσω όσο μπορώ." Πολλοί άνθρωποι δεν θα ακολουθήσουν καθόλου - είτε επειδή ξέχασαν είτε γιατί δεν χρειάζονται πια χρόνο και συμβουλές - για να είστε σίγουροι ότι οι άνθρωποι που ακολουθούν είναι εκείνοι που χρειάζονται περισσότερο τη βοήθειά σας.
Ενώ αυτή η στρατηγική θα σας σώσει από την απάντηση σε όλους τους ανθρώπους που ποτέ δεν φτάνουν πίσω, το εμπόριο είναι ότι αν κάποιος κάνει όπως ρωτάτε - περιμένει πολύ και μετά ακολουθεί - σας το χρωστάτε πραγματικά να στείλει μια απάντηση. Εκφράζει την εκτίμησή της σε επαφή με εσάς αργότερα, και έτσι θέλετε να της δείξετε την ίδια ευγένεια.
Φυσικά, μπορείτε ακόμα να είστε πολύ απασχολημένοι για να βοηθήσετε (και αυτό είναι εντάξει). Αλλά δεν πρέπει να είστε πολύ απασχολημένοι για να στείλετε μια χρήσιμη απάντηση - ακόμα κι αν δίνει μια σύντομη απάντηση, δείχνοντάς την προς κάποιον άλλο ή παρέχοντας έναν σύνδεσμο σε έναν πόρο - και εντός 24 ωρών, ει δυνατόν. Επιπλέον, η σύνταξη μιας πραγματικής απάντησης σας εξοικονομεί από την εκκίνηση μιας ατελείωτης αλυσίδας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου "Θα σας επιστρέψω αργότερα", το οποίο θα θεωρηθεί ότι οδηγεί το άλλο άτομο.
2. Όταν λέτε κάτι προσωπικό
Πολλοί άνθρωποι δυσκολεύονται να μοιραστούν προσωπικές πληροφορίες με τους συναδέλφους τους. Έτσι, εάν κάποιος πάρει το χρόνο να μοιραστεί τις αναστατωμένες ειδήσεις μαζί σας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, γράφει γρήγορα γρήγορα είναι πάντα καλείται.
Δεν χρειάζεται να είναι μια μακρά απάντηση και είναι εντάξει αν δεν είστε 100% σίγουροι για το σωστό πράγμα που πρέπει να πείτε. Μπορείτε σχεδόν πάντα να οδηγήσετε με "Λυπάμαι πολύ να ακούω …" Στη συνέχεια, σκεφτείτε προσεκτικά ό, τι αντικείμενο δράσης ήταν στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (υποθέτοντας ότι υπήρχε ένα, το οποίο συνήθως υπάρχει) με κάτι σαν "Παρακαλώ πάρτε το χρόνο σας …" ή "Νιώστε ελεύθεροι να επιστρέψετε όταν επιστρέψετε".
Και αν υπάρχει ένα χρονικά ευαίσθητο ζήτημα που απαιτεί να ζητήσετε κάτι απτό, πάρτε μερικά λεπτά για να καταλάβετε το πιο ελάχιστο ερώτημα πριν απαντήσετε.
Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να απαντήσετε σε έναν συνάδελφο ο οποίος σας λέει ότι δεν θα μπορέσει να ολοκληρώσει την παρουσίαση του διοικητικού συμβουλίου λόγω αυτής της εβδομάδας εξαιτίας ενός θανάτου στην οικογένεια:
Ακόμη και όταν δεν έχετε τα ακριβή σωστά λόγια - και κανείς δεν το κάνει - η απάντηση δείχνει γρήγορα ότι σας ενδιαφέρει. Κάνει την ανησυχία σας να αισθάνεται πιο γνήσια και καθιστά σαφές ότι δεν σας αρέσει αυτό το είδωλο ή προσθέστε το σε μια λίστα όπως θα κάνατε με οποιοδήποτε άλλο μήνυμα.
Ναι, όλοι αγωνιζόμαστε τον καλό αγώνα για να φτάσουμε στο φάκελο εισερχομένων μηδέν. και καταλαβαίνω πλήρως την επιθυμία να θέλουν να σταματήσουν να απαντούν σε ένα σκληρό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επειδή θα μπορούσατε να απαντήσετε σε 10 βασικές απαντήσεις στο ίδιο χρονικό διάστημα. Αλλά δεν αξίζει να κάνεις κάποιον άλλο να αισθάνεσαι ασήμαντος - ή να διακινδυνεύεις τη φήμη σου ως αξιοσέβαστου ατόμου. Έτσι, πάρτε το χρόνο να απαντήσετε σε ένα μήνυμα σε οποιαδήποτε από αυτές τις κατηγορίες: Δεν είστε ο μόνος που θα χαρούμε να το κάνετε.
