Την άλλη μέρα, αγωνιζόμουν με κάποια ανάλυση δεδομένων, ένα έργο που είμαι βέβαια όχι πολύ καλό και πρέπει να επικεντρωθώ σοβαρά για να τελειώσω, όταν ο προϊστάμενος μου έστειλε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ζητώντας ενημέρωση για ένα διαφορετικό έργο. Δεν ήταν χρονοβόρο αίτημα, αλλά χωρίς σκέψη, σταμάτησα τα πάντα για να μπορώ να απαντήσω.
Αυτή είναι μια αρκετά κοινή πρακτική για μένα. Όταν βλέπω το όνομα του αφεντικού μου να εμφανίζεται στο παράθυρο εισερχομένων ή chat, έχω την τάση να προσπαθώ να απαντήσω όσο το δυνατόν γρηγορότερα.
Το αντανακλαστικό τείνει να είναι χαρακτηριστικό χαρακτηριστικό των ανθρώπων που θέλουν να υπερέχουν στις δουλειές τους. Γνωρίζω ότι οι άμεσες αναφορές μου απαντούν στα αιτήματά μου με ταχύτητα που συχνά δεν έχουν για τους άλλους. Και εγώ ο ίδιος ανέκαθεν απάντησα στους προϊσταμένους μου ή σε οποιονδήποτε πάνω από αυτούς με την επείγουσα ανάγκη μιας κλήσης 911.
Αλλά είναι κάτι καλό;
Μπορεί να πιστεύετε ότι μια γρήγορη ανταπόκριση σε όλες τις ανάγκες του αφεντικού σας βοηθά τη σταδιοδρομία σας, αλλά ήρθε η ώρα να ξανασκεφτούμε τη στρατηγική αυτή. Ακολουθούν τρεις λόγοι για τους οποίους δεν χρειάζεται να απαντάτε (και δεν πρέπει πάντα) να απαντάτε όσο το δυνατόν γρηγορότερα.
Όχι οτιδήποτε το αφεντικό σας στέλνει εσείς είναι επείγον
Αυτό μπορεί να ακούγεται σαν ένα σχόλιο "duh", αλλά έχουμε την τάση να πιστεύουμε ότι όλα τα ανώτερα στελέχη μας εργάζονται είναι εξαιρετικά σημαντικά. Αλλά με τον ίδιο τρόπο που όλα όσα κάνεις δεν είναι επείγοντα, ούτε είναι δουλειά του διευθυντή σου. Και ενώ αυτός ή αυτή μπορεί να αγαπά να πάρει μια απάντηση από σας γρήγορα, μπορεί να μην κάνει μεγάλη διαφορά αν απαντάτε σήμερα, αύριο ή Τρίτη.
Μια μεγάλη στρατηγική για την υλοποίηση είναι κάτι που καλούμε να διαχειριστείτε ή να αφήσετε το αφεντικό σας να μάθει τι χρειάζεται για να κάνετε τη δουλειά σας (και να γίνει καλά). Ένα παράδειγμα είναι να ρωτήσετε απλώς τον προϊστάμενό σας εάν το ζήτημα είναι επείγον ή εάν υπάρχει προθεσμία. Θα μπορούσατε να πείτε κάτι σαν: "Είδα το αίτημά σας για τους αριθμούς καμπάνιας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τον Απρίλιο. Μπορείτε να μου ενημερώσετε πότε θα θέλατε αυτά ώστε να μπορώ να δώσω προτεραιότητα στη δουλειά μου; "Μπορεί να μάθετε ότι δεν χρειάζεται ενημέρωση μέχρι το τέλος της εβδομάδας, οπότε μπορείτε να το αντιμετωπίσετε αργότερα χρόνος.
Είναι καλύτερο να δείξετε το αφεντικό σας Μπορείτε να δώσετε προτεραιότητα από την απάντηση αμέσως
Ως διευθυντής, είναι μεγάλη η γνώση ότι οι υπάλληλοί μου μπορούν να δώσουν προτεραιότητα στο έργο τους και δεν χρειάζεται να βασίζονται σε μένα για να τους πω τι πρέπει να κάνουν και πότε να το κάνουν. Στέλνω την τρέχουσα άμεση αναφορά μου πολλές αιτήσεις κάθε μέρα και αξία που μου λέει ότι θα πάει σε μερικούς από αυτούς αργότερα επειδή εργάζεται σε κάτι που είναι περισσότερο χρονικά ευαίσθητο. Μου δείχνει ότι καταλαβαίνει την επιχείρησή μας και ξέρει πώς να βελτιστοποιήσει την ημέρα της για να πάρει τα πιο σημαντικά πράγματα που έγιναν.
Βλάπτεσαι τη δική σου δουλειά
Στο παράδειγμα που χρησιμοποίησα παραπάνω, κατέληξα να χάσω τη θέση μου στην ανάλυση δεδομένων και έπρεπε να επιστρέψω και να ξεκινήσω εκ νέου ένα μέρος από αυτό. Κατέληξα να σπαταλάω πολύ χρόνο για να απαντήσω στο αφεντικό μου για κάτι που κατέληξε να μην χρειάζεται αμέσως. Αν περίμενα και τελείωσα την ανάλυσή μου, θα είχα καταλήξει εξοικονομώντας πολύ χρόνο, ενώ παράλληλα την έκανα αυτό που χρειαζόταν πολύ πριν προσδοκούσε μια απάντηση.
Στο τέλος της ημέρας, εκτός αν η δουλειά σας είναι να είναι στο αφεντικό σας και να καλέσετε, δεν υπάρχει ανταμοιβή για απάντηση μέσα σε δευτερόλεπτα κάθε φορά που σας ζητηθεί κάτι. Αυτό δεν σημαίνει ότι δεν πρέπει να είστε υπερ-επίγνωση των αιτημάτων του προϊσταμένου σας ή να τους αγνοήσετε. Μια γρήγορη απάντηση λέγοντας ότι βρίσκεστε σε αυτό και δίνοντας ένα εκτιμώμενο χρονοδιάγραμμα για το πότε θα γίνει θα καθησυχάσει τον διευθυντή σας ότι μπορεί να σας εμπιστευτεί για να κάνετε τα πράγματα - και να δώσετε προτεραιότητα.
