Στον κόσμο της εργασίας σήμερα, όλα μοιάζουν να αφορούν την παραγωγικότητα. Πώς μπορούμε να κάνουμε τα πράγματα γρηγορότερα, να ξοδεύουμε λιγότερο χρόνο σε πράγματα που δεν χρειαζόμαστε και να κόψουμε τις απολύσεις και τις αναποτελεσματικότητες που μας επιβραδύνουν;
Η επικοινωνία δεν αποτελεί εξαίρεση σε αυτή την τάση. Με όλο και περισσότερους τρόπους να παραμείνετε σε επαφή με ψηφιακό τρόπο, γίνεται συνηθισμένο να περιορίσετε τις συναντήσεις, να στείλετε λιγότερα και συντομότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, γενικά, να μείνετε σε επαφή λιγότερο με το όνομα της εξοικονόμησης χρόνου.
Αλλά ο William Allen, ανώτερος διευθυντής της Behance, πιστεύει ότι αυτό εμποδίζει στην πραγματικότητα την αποτελεσματικότητα των ομάδων.
Στο δοκίμιο του για το τελευταίο βιβλίο του 99U, Make Your Mark: Ο οδηγός του δημιουργού για την οικοδόμηση μιας επιχείρησης με αντίκτυπο , προτείνει ότι αξίζει πραγματικά να δημιουργήσετε απολύσεις για να εξασφαλίσετε ότι όλοι στην ομάδα σας βρίσκονται στην ίδια σελίδα. Εξηγεί:
Ποτέ μην υποθέσετε ότι η ομάδα σας γνωρίζει τα αποτελέσματα των αποφάσεων που κάνετε σε καθημερινή βάση. Υποθέτοντας - αντί να ενημερώνουν ενεργά - τις εγγυήσεις, θα αφιερώνουν περισσότερο χρόνο να μαντέψουν τι πρέπει να κάνουν σε σχέση με το να το κάνουν ενεργά.
Ενώ κάνει αυτές τις συστάσεις για να βοηθήσει τους ηγέτες των επιχειρήσεων να διασφαλίσουν ότι τόσο οι μεγάλες ιδέες εικόνων όσο και οι καθημερινές αποφάσεις εξαπλώνονται αποτελεσματικά γύρω από την ομάδα, πιστεύω ότι αυτή η ιδέα δημιουργίας απολύσεων στην επικοινωνία αξίζει κάθε επαγγελματία που σκέφτεται, ηγέτης ή όχι. Σκεφτείτε, για παράδειγμα, ότι είστε λίγο πιο επαναλαμβανόμενος στην επικοινωνία σας με το αφεντικό σας για να βεβαιωθείτε ότι γνωρίζει όλη τη σπουδαία δουλειά που κάνετε και τι χρειάζεστε για να πετύχετε. Ή ίσως να προσπαθήσετε να επαναλάβετε τα πράγματα με τους συναδέλφους σας για να κρατήσετε όλους τους συναδέλφους σας στο βρόχο σχετικά με τους στόχους και τα χρονοδιαγράμματα του έργου.
Φυσικά, το να είσαι πιο περιττό και σαφές δεν πρέπει να σημαίνει να είσαι συγκαταβατικός ή ενοχλητικός. Εδώ είναι μερικές ιδέες που θα σας βοηθήσουν να επιτύχετε τη σωστή ισορροπία.
1. Θυμηθείτε: Τι είναι επαναλαμβανόμενο σε σας θα μπορούσε να είναι νέο σε κάποιον
Ο Άλεν μας θυμίζει στο δοκίμιό του ότι, ενώ μπορεί να επαναλαμβάνεις ένα μήνυμα πολλές φορές, πολλοί από τους ανθρώπους με τους οποίους δουλεύεις μπορεί να το ακούν μόνο μία φορά το πολύ. Έτσι, ακόμα κι αν μιλήσατε με μια ιδέα λεπτομερώς σε μια συνάντηση, όλοι οι συμπαίκτες που δεν ήταν εκεί εκείνη την ημέρα εξακολουθούν να μένουν στο σκοτάδι. Αφήστε τον εαυτό σας να επαναλάβει τα πράγματα μερικές φορές για να βεβαιωθείτε ότι ο καθένας έχει την ευκαιρία να τους ακούσει.
2. Χρησιμοποιήστε διάφορες μορφές επικοινωνίας
Πατήστε στο γεγονός ότι διαφορετικοί άνθρωποι μαθαίνουν (και απορροφούν μηνύματα) με διάφορους τρόπους επικοινωνώντας το ίδιο μήνυμα σε μερικά διαφορετικά φόρουμ. Για παράδειγμα, αναφέρετε τη νέα σας στρατηγική πωλήσεων σε μια συνάντηση και, στη συνέχεια, στείλτε ένα επόμενο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου την επόμενη ημέρα, επαναλαμβάνοντας το μήνυμά σας. Ή, στείλτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με τις ιδέες για την υποχώρηση της ομάδας, στη συνέχεια, ανασηκώστε το μήνυμά σας και πάλι με έναν συνάδελφό σας όταν πηγαίνετε να αρπάξετε τον καφέ μαζί.
3. Χρησιμοποιήστε έναν Messenger
Ο Allen υποδεικνύει ότι οι ηγέτες φέρνουν έναν συνάδελφο σε όλες τις συναντήσεις τους, εξουσιοδοτώντας τον να διαδώσει τα σημαντικά σημεία. Αυτό μπορεί να είναι λίγο υπερβολικό για μερικούς, αλλά ο καθένας μπορεί να χρησιμοποιήσει τη στρατηγική "τηλεφωνικό δέντρο" για να βοηθήσει να σιγουρευτεί ότι ένα μήνυμα θα επαναληφθεί γύρω από αυτό - χωρίς να χρειάζεται να το επαναλάβετε ξανά και ξανά. Όταν μεταδίδετε μια ιδέα σε μια συνάντηση με έναν συνάδελφο, ζητήστε να το μοιραστείτε με την ομάδα του.
Συνολικά, αυτές οι ιδέες είναι για να προσπαθήσουμε να σιγουρευτούμε ότι οι σημαντικές ιδέες δεν θα χαθούν στην τυχαία προσπάθεια να γίνουν ταχύτερα πράγματα. Και το καλύτερο μέρος είναι; Όσο πιο σαφής είναι η επικοινωνία, τόσο πιο παραγωγικές θα είναι οι ομάδες σας.
