Τα καλύτερα αφεντικά έχουν πολιτική ανοιχτής πόρτας; Αλλά τι ακριβώς σημαίνει αυτό στην πράξη; Μήπως ένας καλός διευθυντής σημαίνει ότι η ομάδα σας μπορεί να έρθει, να καθίσει, και να "πάρει το μυαλό σου" όποτε θέλει;
Αυτό δεν ακούγεται πολύ αποτελεσματικό - και αυτό συμβαίνει επειδή δεν είναι. Η διαθεσιμότητα απαιτεί πολύ χρόνο και ενέργεια, δύο από τους πιο πολύτιμους και πεπερασμένους πόρους σας. Είναι κρίσιμο να αναγνωριστεί το αν το κόστος / οφέλη από την παροχή τόσο πολύ στους υπαλλήλους σας αξίζει τον κόπο. Είναι πιθανό η υπερβολική συμμετοχή σας να μην τους απογοητεύει, αλλά σας εμποδίζει να έχετε χρόνο να σκέφτεστε δημιουργικά και να χειρίζεστε καθήκοντα εκτός από την επίβλεψη άλλων.
Ευτυχώς, υπάρχουν τέσσερα βήματα που μπορείτε να αρχίσετε να εφαρμόζετε σήμερα για να διορθώσετε αυτή την κατάσταση και να πάρετε το στυλ διαχείρισης σας πίσω στο δρόμο:
Βήμα 1: Μηδενίστε το θέμα
Είναι εύκολο να πούμε, "η ομάδα μου με έχει ανάγκη", και να εμπλακείτε στον καθένα. Είναι πιο δύσκολο να πατήσετε πίσω και να εξετάσετε εάν θα μπορούσατε να αντέξετε οικονομικά να σβήσετε λίγο.
Η αυτογνωσία ξεκινά με αυτοδιάγνωση. Για να ανακαλύψετε αν είστε πολύ διαθέσιμος, αναρωτηθείτε τις ακόλουθες ερωτήσεις:
- Οι υπάλληλοί σας διασκορπίζονται όταν μπαίνετε στο δωμάτιο διακοπών;
- Βρίσκεστε τακτικά να εργάζεστε αργά και τα Σαββατοκύριακα για να κάνετε τη δουλειά σας;
- Φτάνετε το πρωί για να βρείτε μια σειρά υπαλλήλων που περιμένουν στην πόρτα σας;
Εάν απαντήσατε ναι σε οποιαδήποτε (ή σε όλες) αυτές τις ερωτήσεις, είστε πολύ διαθέσιμος.
Βήμα 2: Αλλάξτε τις συνήθειες σας
Τώρα που γνωρίζετε ότι τόσο εσείς όσο και οι υπάλληλοί σας θα μπορούσατε να επωφεληθείτε από λιγότερη εμπλοκή, ορίστε όρια δημιουργώντας στιγμές όταν είστε στο γραφείο σας με την πόρτα κλειστή. (Εργασία σε ανοικτή ρύθμιση; Αποκλεισμός χρόνου στο ημερολόγιό σας ως DND για να δημιουργήσετε το ίδιο αποτέλεσμα.)
Αλλά δεν σταματά εκεί. Μαζί με τον προγραμματισμό του χρόνου για να κάνετε την εργασία σας στο γραφείο σας , δώστε στους υπαλλήλους σας την ίδια ευγένεια. Είναι αλήθεια ότι θέλετε να παραμείνετε συνδεδεμένοι με το προσωπικό σας για να μεγιστοποιήσετε τις ευκαιρίες για να αναγνωρίσετε την καλή δουλειά, παρέχοντας κριτική σχόλια και προσδιορίζοντας τομείς ενδιαφέροντος - αλλά δεν χρειάζεται να βρίσκεστε στα πρόσωπά τους όλο το 24ωρο.
Μια γρήγορη λύση για αυτό είναι να αρχίσετε να προγραμματίζετε εβδομαδιαίες συσκέψεις one-on-one με κάθε μία από τις άμεσες αναφορές σας. Καταστήστε σαφές ότι είναι η κατάλληλη στιγμή για να ελέγξετε τυχόν μη επείγοντα ζητήματα, καθώς και να θέσετε ερωτήσεις - είτε πρόκειται για ένα τρέχον έργο είτε για μια επερχόμενη εταιρική πρωτοβουλία. Κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, φροντίστε να δώσετε στο άτομο την πλήρη και αμέριστη προσοχή σας. Η δαπάνη 15 έως 30 λεπτών για τη συζήτηση εργασίας θα σας βοηθήσει πολύ περισσότερο από το να απαντάτε σε ερωτήσεις μιας ημέρας καθ 'όλη τη διάρκεια της ημέρας καθώς βιαστείτε από το ένα πράγμα στο άλλο.
Βήμα 3: Μείνετε στο θέμα
Μιλώντας για την προσοχή, πάρα πολλοί διευθυντές που υπερεκτιμούν τη διαθεσιμότητά τους αντισταθμίζουν αν δεν ακούσουν αρκετά ή με την πλήρη προσοχή τους. (Αν οι υπάλληλοί τους αναζητούν πάντα, όποτε αλλού θα απαντήσουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;). Περιορίστε αυτές τις overkill συντηρήσεις κάνοντας σαφές ποια είναι (και δεν είναι) τα κατάλληλα θέματα για την ομάδα σας.
Για παράδειγμα, κάποτε είχα έναν εκτελεστικό βοηθό ο οποίος έκανα συνήθεια να μοιραζόμουν μαζί μου πολλές φορές όλη τη διάρκεια της ημέρας με βαθιά προσωπικά θέματα που δεν σχετίζονταν με την εργασία. Μετά από μερικές ημέρες αυτής της συμπεριφοράς, έκανα δύο αλλαγές. Κατ 'αρχάς, έστησα αυτήν την εβδομαδιαία συνάντηση one-on-one για να προχωρήσω στα σχέδιά της και ζήτησα να αναδείξει οτιδήποτε σχετίζεται με το έργο της (που δεν ήταν πιεστικό) τότε. Δεύτερον, την ζήτησα να συγκεντρώσει τις ανησυχίες της και να τις περιορίσει σε θέματα που αφορούν τα γραφεία σε αυτές τις συναντήσεις. Δούλεψε. Σταμάτησε να έρχεται με με προσωπικά προβλήματα και αναπτύξαμε ισχυρότερη εργασιακή σχέση.
Τώρα, αυτό δεν σημαίνει ότι δεν μπορείτε ποτέ να ξεφύγετε από το θέμα. Δεν είστε ρομπότ και ούτε είστε η ομάδα σας και θα πρέπει να προωθήσετε σχέσεις μαζί τους πέρα από τη λίστα των εργασιών τους. Ωστόσο, ορίζοντας σαφή όρια σε κατάλληλους χρόνους για να μιλήσετε για τις σχέσεις τους, τη ζωή τους που χρονολογείται, τις ουρές τους Netflix και τα σχέδια τους για το Σαββατοκύριακο, μπορείτε να εξοικονομήσετε πολλές διακοπές. Είναι τόσο απλό όσο λέει από τις 9 πμ μέχρι το μεσημέρι, εργάζομαι με επίκεντρο την τήρηση των προθεσμιών των έργων, οπότε παρακαλώ απευθυνθείτε μόνο εάν είναι πραγματικά σημαντικό.
Βήμα 4: Πάρτε μικρά βήματα για να ενδυναμώσετε (και να επανεκκινήσετε) τους υπαλλήλους σας
Για όσο καιρό είστε υπεύθυνοι, είπατε στους υπαλλήλους σας ότι μπορούν να εμφανιστούν ανά πάσα στιγμή κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας και να σας στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου οποτεδήποτε κατά τις ώρες εκτός λειτουργίας. Έχετε δίκιο να πιστεύετε ότι δεν μπορείτε απλά να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που να λέει ότι "Από εδώ και στο εξής, παρακαλώ έρχονται μόνο σε με με επείγουσες ερωτήσεις και αφήστε με μόνο για να δουλέψω το υπόλοιπο χρόνο".
Αντ 'αυτού, ενθαρρύνετε την αλλαγή bit-by-bit. Όταν η ομάδα σας έρχεται σε μια ερώτηση, αντί να δώσει μια άμεση απάντηση, ρωτήστε τι θα κάνει. Εάν κάποιος έρχεται σε εσάς κατά τη διάρκεια του χρόνου θα βάλετε στο ημερολόγιο ως "DND" ρωτήστε εάν χρειάζεται άμεση βοήθεια ή μπορεί να επιστρέψει αργότερα.
Όταν μια συζήτηση έχει πάρει μια στροφή προς την προσωπική, να είναι απλή σχετικά με την ανάγκη σας για να εκπληρώσει μια προθεσμία ή να αντιμετωπίσει ένα άλλο ζήτημα. Αν θέλετε να συνεχίσετε τη συνομιλία, βεβαιωθείτε όμως ότι έχετε ρυθμίσει χρόνο για να μιλήσετε γι 'αυτό, κατά προτίμηση σε ρύθμιση εκτός εργασίας, όπως ο καφές ή το γεύμα.
Οι πολιτικές ανοιχτής πόρτας και η ενεργός ακρόαση είναι εξαιρετικές στρατηγικές διαχείρισης. Ωστόσο, ακόμη και οι βέλτιστες πρακτικές που υιοθετήθηκαν στο άκρο δημιουργούν αναποτελεσματικότητα και αναποτελεσματικότητα. Κάπου στο σύμπαν του αφεντικού υπάρχει ισορροπία ανάμεσα στη σωστή συμμετοχή και την υπερβολική συσσώρευση. Αλλά γνωρίζοντας ότι είναι εντάξει και πιο παραγωγικό για να κάνετε τον χρόνο να κλείσετε την πόρτα σας - κυριολεκτικά και απεικονιστικά - είναι ένα καλό ξεκίνημα.
