Δεν ξέρω για σας, αλλά δεν υπάρχει τίποτα που αγαπώ περισσότερο από μια καλή, καθαρή και οργανωμένη λίστα υποχρεώσεων. Λίγα εύκολα πράγματα για να τα ελέγξετε το πρωί, λίγα πιο δύσκολα, αλλά ικανοποιητικά καθήκοντα για το απόγευμα και ένα ή δύο κουτιά μπόνους για τις πιο παραγωγικές, δυναμικές μέρες του σύμπαντος μου.
Δυστυχώς, αυτό δεν είναι ποτέ αυτό που ο κατάλογος μου να κάνει πραγματικά μοιάζει. Τα στοιχεία της δράσης μου ξεκινούν με "αυτό που πρέπει να κάνω σήμερα" και τελειώνω με "τι πρέπει να κάνω με τη ζωή μου", και να συμπεριλάβω κάθε μικρό βήμα που νομίζω ότι πρέπει να κάνω μεταξύ. Υπάρχουν κύκλοι, αστέρια, doodles, καθώς και μια ποικιλία από highlighter χρώματα. Συνοψίζοντας: Είναι χάος.
Αποφασισμένος να οργανώσει τον θόρυβο, έψαξα μια δέσμη εργαλείων και πόρων για να δώσω στον to-dos μου λίγο πριν την άνοιξη καθαρισμό. Το αγαπημένο μου? Η μέθοδος Eisenhower.
Αν ψάχνετε για έναν καλύτερο τρόπο για τη διαχείριση της λίστας σας εργασιών, δείτε πώς λειτουργεί αυτό το απλό αλλά αποτελεσματικό εργαλείο!
Τι είναι αυτό?
Η μέθοδος Eisenhower είναι ένα εύκολο εργαλείο διαχείρισης χρόνου και προτεραιοτήτων που σας κάνει να κάνετε δύο ερωτήσεις για κάθε ενέργεια: Είναι επείγον; Είναι σημαντικό? Ονομάστηκε μετά από τον πρόεδρο Eisenhower, ο οποίος λέγεται ότι χρησιμοποίησε τη μέθοδο, το εργαλείο ακολουθεί τη διαδικασία σκέψης του διάσημου αποσπάσματος του: «Αυτό που είναι σημαντικό είναι σπάνια επείγον και το επείγον είναι σπάνια σημαντικό» και οργανώνει το to-dos σε τέσσερα ξεχωριστά τμήματα.
Πώς μπορώ να το χρησιμοποιήσω;
Πρώτα, αρπάξτε τον τρελό σας αναζητούμενο κατάλογο.
Στη συνέχεια, αρπάξτε ένα κενό κομμάτι χαρτιού και σχεδιάστε το επόμενο τεταρτημόριο. (Αλλά αφήστε το κείμενο στη μέση! Αυτό είναι για σας να συμπληρώσετε.)
Πηγή
Στη συνέχεια, πάρτε κάθε στοιχείο που αναφέρεται σε αυτό το χαοτικό κομμάτι χαρτί και τοποθετήστε το σε ένα από τα τέσσερα κουτιά. Θα πρέπει να φέρουν την ένδειξη "Επείγοντα και σημαντικά", "Σημαντικά αλλά όχι επείγοντα", "Επείγοντα αλλά όχι σημαντικά" και "Δεν είναι σημαντικά ή επείγοντα".
Τι πηγαίνει πού;
Επείγοντα και σημαντικά: Έχετε προθεσμία EOD; Αυτό πηγαίνει εδώ. Η ιστοσελίδα σας απλά συνέτριψε; Αυτό θα πήγαινε και εδώ. Έχετε ένα κλάμα μωρό; Αυτό θα πήγαινε και σε αυτό το πλαίσιο (αν και αν θέλετε ή όχι να γράψετε "ασχολείστε με το κλάμα του μωρού" ως δουλειά εξαρτάται από εσάς). Αυτό το κουτί είναι γεμάτο από τις καθημερινές πυρκαγιές που βάζετε. Και αν δεν είστε σε κρίση PR, δεν θέλετε πάρα πολύ σε αυτό το κουτί. Σημαίνει ότι ξοδεύετε περισσότερο χρόνο αντιδρώντας και ότι ο χρόνος είναι μικρότερος.
Σημαντικό αλλά όχι επείγον: Αυτό το πλαίσιο είναι εκεί που πρέπει να περάσετε το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου σας. Θα πρέπει να περιλαμβάνει βραχυπρόθεσμους και μακροπρόθεσμους στόχους, όπως η δικτύωση, ο επιχειρηματικός σχεδιασμός και η άσκηση. Παρόλο που επισημαίνετε αυτές τις δραστηριότητες ως μη επείγουσες, είναι καλύτερο να τοποθετήσετε ένα χρονικό πλαίσιο γύρω από το καθένα, ώστε να είστε σίγουροι ότι θα τα κάνετε.
Επείγον αλλά όχι σημαντικό: Πρόκειται για μια τηλεφωνική κλήση στη μέση μιας συνάντησης ή για ένα πλήρες φάκελο εισερχομένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιμένουν απαντήσεις (παρά το γεγονός ότι δεν είναι όλα σημαντικά για τον τελικό σας στόχο). Είναι τα ενοχλητικά πράγματα που εμφανίζονται στη μέση της ημέρας που δεν σας μετακινούν προς τα εμπρός όλα αυτά πολύ, αλλά μπορεί να διαρκέσει έναν τόνο χρόνου. Εάν διαπιστώνετε ότι ένα μεγάλο μέρος των καθηκόντων σας πέφτει εδώ, ήρθε η ώρα να χτίσετε συστήματα για να προστατέψετε καλύτερα τον εαυτό σας. Για παράδειγμα, βγείτε έξω από το γραφείο για το απόγευμα, ώστε οι άνθρωποι να ξέρουν ότι θα απαντήσετε αργότερα, και πείτε τη μαμά σας να μην καλέσετε ενώ είστε στη δουλειά.
Δεν είναι σημαντικό ή επείγον: Στη συνέχεια, τι κάνουν στη λίστα υποχρεώσεων; Σοβαρά, αν υπάρχουν καθήκοντα σε αυτό το πλαίσιο, βρείτε έναν τρόπο να απαλλαγείτε από αυτά. Εάν δεν μπορείτε να απαλλαγείτε από αυτά, να τους μεταβιβάσετε. Και αν δεν μπορείτε να τα μεταβιβάσετε, να τα καταρτίσετε σε ομάδες των τεσσάρων ή πέντε (ή 10) για να χτυπήσετε σε ένα αργό, χιονισμένο απόγευμα.
Και για όλους εσάς οι tech junkies που έχουν αποθησαυρίσει λίστες για να κάνουν στο iPhone σας Σημειώσεις και αναρωτιούνται πώς αυτό θα μεταφράσει, φοβούνται όχι. Υπάρχει ακόμη και μια εφαρμογή Eisenhower.
Μάθετε για κάθε άλλο χρήσιμο εργαλείο διαχείρισης χρόνου ή οργάνωσης που σας μεταφέρει μέσα στην ημέρα; Πες μας για αυτούς!
