Μόλις ολοκληρώσατε μια συνάντηση και ως αποτέλεσμα σας έχει ανατεθεί ένα συγκεκριμένο σύνολο εργασιών. Πριν κλείσετε το laptop σας και τραβήξετε ένα σνακ, τι θα κάνετε με τις σημειώσεις σας; Οι σκέψεις και οι ιδέες σας; Το to-dos σου;
Εάν είστε σαν εμένα, θα θελήσετε να επωφεληθείτε από το buzz, τα κίνητρα και τις ιδέες που κυκλοφορούν στον εγκέφαλό σας προτού τα χάσετε για πάντα.
Όταν βρισκόμουν στο κολέγιο, πήγα σε ένα εργαστήριο για τη λήψη σημειώσεων. Μεταξύ των μεγάλων συμβουλών, έμαθα ότι η προσθήκη συμβόλων στις σημειώσεις μου θα μπορούσε να με βοηθήσει να τα οργανώσω και να καταλάβω τι δράση (ή μη δράση) χρειάστηκε όταν γύρισα πίσω για να τις διαβάσω.
Έτσι, ανέπτυξα ένα σύντομο κλειδί:
- Ένα τρίγωνο έδειξε ότι έπρεπε να μάθω περισσότερα για ένα θέμα.
- Μια μικρή κουκίδα σήμαινε ότι η πληροφορία ήταν σημαντική αλλά δεν απαιτούσε καμία άλλη ενέργεια αυτή τη στιγμή (με άλλα λόγια, πήρα).
- Και ένας κύκλος σήμαινε ότι απαιτούσε δράση με τη συμμετοχή κάποιου άλλου (όπως η παρακολούθηση με τον καθηγητή να αισθάνεται πιο άνετα με το υλικό).
Κάποια στιγμή στην καριέρα μου, όταν τα πράγματα ήταν πολύ απασχολημένα και ένιωσα ότι έβγαζα σε πολλές διαφορετικές κατευθύνσεις (και σε πολλές διαφορετικές συναντήσεις), βρήκα ότι έπρεπε να έχω έναν τρόπο να παρακολουθώ την δουλειά μου to-dos. Έτσι, επέστρεψα στις μέρες του κολλεγίου μου και θυμήθηκα την απλή διαδικασία που χρησιμοποίησα και την τροποποίησα για αυτό που κάνω τώρα.
Το κλειδί για αυτό το έργο για σας, βέβαια, ισχύει μόνο αν γράφετε τις σημειώσεις σας. Τώρα γνωρίζω ότι είστε πιθανώς κολλημένοι στον υπολογιστή σας σε όλες τις ώρες της ημέρας, αλλά χειρογράφημα σημειώσεις σας δεν είναι μόνο μεγάλη για τη μνήμη σας, αλλά σας αναγκάζει να είστε απόλυτα προσεκτικοί στις συναντήσεις (καθιστώντας αδύνατο να αποσπαστεί από τις καρτέλες ή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου). Έτσι, κλείστε τον υπολογιστή σας και ξεκινήστε να φορέσετε φορητό υπολογιστή κάθε φορά που συναντάτε ανθρώπους.
Στη συνέχεια, αφήστε τις συναντήσεις σας να σιγουρευτείτε ότι καταλαβαίνετε τα επόμενα βήματα.
Αν δεν το κάνετε, μπορείτε πάντα να ρωτήσετε: "Πριν τελειώσουμε, θέλω απλώς να είμαι σαφής για το ποιος κάνει τι …" ή "Ερώτηση: Είναι κάτι που πρέπει να παρακολουθώ;" Μόλις είστε σίγουροι τι τα επόμενα βήματα είναι, σημειώστε τις σημειώσεις σας αναλόγως.
Στη συνέχεια, μόλις μάθετε ποια είναι τα παραδοτέα σας (με βάση κάτι που έχει σημειωθεί με ένα τρίγωνο ή κύκλο), μπορείτε στη συνέχεια να τα μεταφέρετε στη λίστα υποχρεώσεων - είτε σε χαρτί είτε στον υπολογιστή σας.
Αυτό είναι το μόνο που υπάρχει σε αυτό! Χρησιμοποιώντας αυτή τη μέθοδο, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα βγείτε από κάθε συνάντηση ενεργοποιημένο, οργανωμένο και σίγουρο για το τι πρέπει να κάνετε για να προχωρήσετε.
Και δεν υπάρχει καλύτερο συναίσθημα παρά μια πραγματικά παραγωγική συνάντηση.
