Εάν έχετε δουλέψει σε ένα γραφείο, ποτέ, γνωρίζετε ότι οι συναντήσεις είναι τα μαύρα πρόβατα εργασίας. Αγαπάμε να τους μισούμε και προσπαθούμε να τους εξαλείψουμε για πάντα, και όμως συνεχίζουμε να τους έχουμε - ξανά και ξανά μέχρι να βρεθούμε αναρωτιούνται γιατί ξοδεύουμε τόσο πολύ χρόνο σε αυτούς.
Όλοι έχουν τα μυστικά τους για την πλοήγηση στο δύσκολο τοπίο των συναντήσεων (και μερικοί είναι καλύτεροι από άλλους).
Γι 'αυτό, σφυρηλατήσαμε τις στρατηγικές για να μειώσετε το φορτίο συναντήσεων σας (και να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας) από τέσσερις επιτυχημένους ηγέτες εταιρειών Ποιος ξέρει, ίσως να μπορείτε να δοκιμάσετε μία από αυτές τις τακτικές στο δικό σας γραφείο!
1. Δημιουργία Timeslots "χωρίς συνάντηση"
Αυτό είναι το παλαιότερο και πιο εύκολο τέχνασμα στο βιβλίο, για όσους αγωνίζονται να προγραμματίσουν το κεφάλι κάτω.
Και έχει εργαστεί για τον Andrew Fingerman, Διευθύνων Σύμβουλος της PhotoShelter:
"Για λίγο περισσότερο από ένα χρόνο, αρνήθηκα να πραγματοποιήσω συναντήσεις πριν το μεσημέρι. Ο αντίκτυπος στην παραγωγικότητα μου ήταν εκπληκτικός. Ως κάποιος που έχει επίσης ADHD, βρήκα ότι τα πρωινά είναι επιτακτικά για εργασία που απαιτεί το υψηλότερο επίπεδο κριτικής σκέψης μου. Έτσι, αν κάποιος χρειάζεται απεγνωσμένα να συναντηθεί με μένα το πρωί, σχεδόν πάντα παραβλέπω και ρωτώ αν μπορούμε να επιλέξουμε μια ώρα το απόγευμα. Η μόνη προϋπόθεση στην οποία θα σπρώξω είναι αν η συνάντηση είναι απόλυτα ευθυγραμμισμένη με τις κορυφαίες προτεραιότητές μου ".
Στο The Muse, υιοθετήσαμε μια παρόμοια στρατηγική εφαρμόζοντας την "Winning Τετάρτη", όπου από τις 9 π.μ. έως 1 μ.μ. την Τετάρτη, κανείς στην εταιρεία δεν έχει τη δυνατότητα να προγραμματίσει συναντήσεις.
"Τα πιο συνηθισμένα παράπονα ήταν ότι οι άνθρωποι δεν είχαν αρκετό συνεπή χρόνο σκέψης επειδή οι συναντήσεις θα διακόπτονταν τόσο συχνά", λέει ο αντιπρόεδρος της People and Talent, Toni Thompson. "Υπάρχουν μερικές συναντήσεις που μου είπαν ότι δεν μπορούν να σταματήσουν, αλλά αν η προσπάθεια μειώσει ακόμα και το 70% των μη παραγωγικών συναντήσεων και αντικαταστήσει εκείνους που έχουν μεγάλη παραγωγικότητα, δημιουργικότητα και ψυχική ευημερία, αξίζει τον κόπο".
2. Έχοντας συναντήσεις μόνο μία μέρα την εβδομάδα
Η Mattan Griffel είναι συνιδρυτής και Διευθύνων Σύμβουλος του One Month. Για να λύσει τα δικά του θέματα συνάντησης, αποφάσισε ότι αντί να αποκλείσει ορισμένους χρόνους, θα μπλοκάρει κάθε μέρα εκτός από ένα.
Σε αντίθεση με το δικό του σύστημα της Muse, ο Griffel πραγματοποιεί συναντήσεις μόνο την Τετάρτη: "Δεν το κάνω εγώ. Εάν κάποιος ζητήσει να τραβήξει τον καφέ την Τρίτη, θα ρωτήσω αν λειτουργεί την Τετάρτη. Αν αυτή η Τετάρτη γίνει πλήρης, θα ρωτήσω για την επόμενη Τετάρτη (Μερικές φορές πρέπει να κλείσω δύο ή τρεις Τετάρτες έξω) », λέει σε πρόσφατο άρθρο του Forbes . Παραδόξως απλό, σωστά;
Το αποτέλεσμα, όπως διαπίστωσε, δεν είναι μόνο τεράστιες προσπάθειες για να επικεντρωθούμε σε άλλα καθήκοντα, αλλά το γεγονός ότι "οι άνθρωποι που περιμένουν μέχρι την Τετάρτη θα φιλτράρουν συχνά τις ασήμαντες συναντήσεις. Αυτό θα εξαλείψει τους ανθρώπους που θέλουν λίγο από το χρόνο σας, αλλά δεν είναι πρόθυμοι να περιμένουν για αυτό ή να εργάζονται στο πρόγραμμά σας. Αυτό είναι σπουδαίο για μένα, γιατί δεν θέλω να συναντηθώ με αυτούς τους ανθρώπους ούτως ή άλλως. "
3. Επανεξέταση του Ημερολογίου τακτικά
"Έχουμε επανεξετάσει τακτικά τις συναντήσεις σε τριμηνιαία βάση για να επαναλάβουμε τα χρονοδιαγράμματα συναντήσεων όπου χρειάζεται», λέει ο Dinah Alobeid, Διευθυντής Επικοινωνιών στο θερμοκήπιο. Αυτό σημαίνει ότι σε κάθε τρίμηνο, όλοι στην εταιρεία εξετάζουν το ημερολόγιό τους και αποφασίζουν εάν ορισμένες συζητήσεις μπορούν να μεταφερθούν σε άλλο κανάλι.
Μπορείτε να το κάνετε εύκολα με το δικό σας πρόγραμμα. Για να βοηθήσουμε να μειώσουμε τις συναντήσεις που δεν συμβαίνουν, η Alobeid προτείνει να μειωθεί το χρονικό πλαίσιο: "Ξεκινήστε με 30λεπτες συνεδριάσεις και τις μειώστε σε 20 λεπτά όταν είναι δυνατόν. το ίδιο ισχύει και για 60 λεπτά, γιατί να μην δοκιμάσετε 45; "Μπορεί να ανακαλύψετε ότι μπορείτε να πετύχετε εξίσου σε μικρότερο χρονικό διάστημα, αν όχι μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή εγγράφου Google.
Επίσης, λέει: "Περάστε το χρόνο τη Δευτέρα για να καταγράψετε αυτό που θέλετε να ολοκληρώσετε αυτή την εβδομάδα και ποιες συναντήσεις πρέπει να συμβεί για να ολοκληρώσετε το έργο και να προωθήσετε ορισμένα έργα." Εάν δεν συμφωνούν με τις προτεραιότητές σας, τους.
4. Κρατήστε ένα καθαρισμό συνεδρίας
Ο Alex Villa, Διευθύνων Σύμβουλος της Healthify, παίρνει τα παραπάνω ακόμα, διοργανώνοντας μια «εκκαθάριση συνάντησης» στην εταιρεία του:
"Αυτό είναι ένα συγκεκριμένο χρονικό σημείο κάθε έξι έως εννέα μήνες όπου διαγράψουμε το 100% των επαναλαμβανόμενων συναντήσεων και εισάγουμε κανόνες με τους οποίους μπορούν να προστεθούν".
Λοιπόν, τι ακριβώς συνιστά να επιστρέψουμε μια συνάντηση στο ημερολόγιο της Βίλλας και της ομάδας του; "Για μη επαναλαμβανόμενες συναντήσεις και συναντήσεις με πελάτες, μπορείτε να διατηρήσετε ή να διαγράψετε τη σύσκεψη κατά την κρίση σας. Οι διαγραμμένες συναντήσεις δεν μπορούν να προστεθούν για τουλάχιστον δύο εβδομάδες. Μετά από αυτές τις δύο εβδομάδες, μπορείτε να προσθέσετε τη συνεδρίαση μόνο αν η πλειοψηφία των παρευρισκομένων ζητάει προληπτικά να την φέρει πίσω (η άσκηση πίεσης για τις δικές σας συναντήσεις απαγορεύεται!) "
Η απάντηση στην εταιρεία του ήταν απίστευτα θετική, παρά το γεγονός ότι ήταν ένα τόσο εκφοβιστικό αίτημα: «Όλοι το αγαπούν και δεν μπορούν να περιμένουν να διαγράψουν τα πάντα. Χωρίς να αναγνωρίζετε το πρόβλημα, αρχίζετε να έχετε την αμήχανη κατάσταση που κανείς δεν θέλει να είναι αυτός που λέει: «Αυτή η συνάντηση δεν είναι χρήσιμη, μπορούμε απλά να την ακυρώσουμε;» Τελικά περνάμε κύκλους βέλτιστης απόδοσης όπου οι άνθρωποι επιτυγχάνουν μια καλή ισορροπία να είναι σε θέση να συνεργαστούν, ενώ έχουν ακόμα το χρόνο να κάνουν το δικό τους έργο ".
Παρόλο που ο καθένας στην ομάδα σας με αυτό το σχέδιο μπορεί να είναι δύσκολος, αξίζει να δοκιμάσετε για μικρότερες συναντήσεις. Συζητήστε με τους συναδέλφους σας για την κατάργηση οποιωνδήποτε μη επείγοντων check-in για μερικές εβδομάδες και δείτε αν επηρεάζει αρνητικά την εργασία σας.
Η επίλυση της υπερφόρτωσης των συνεδριάσεων καταλήγει στην προτεραιότητα του φόρτου εργασίας σας, γι 'αυτό και οι παραπάνω στρατηγικές είναι τόσο αποτελεσματικές.
