Όταν πρόκειται για την παροχή πειστικών παρουσιάσεων σε ανώτερα στελέχη, ποτέ δεν υποτιμάτε τι μπορείτε να πετύχετε στη συνεδρίαση πριν από τη συνάντηση.
Φανταστείτε το ακόλουθο σενάριο: Έχετε τελικά αποκρούσει ένα σημείο στην ατζέντα μιας σημαντικής συνάντησης ηγεσίας για να παρουσιάσετε την "μεγάλη ιδέα" σας στην εκτελεστική διοίκηση. Έχετε περάσει τις ημέρες για να ελέγξετε τα δεδομένα σας, να επαναπροσδιορίσετε το PowerPoint και να βελτιώσετε τις συστάσεις σας.
Η παρουσίαση είναι πολύ καλή. Κάνετε επαφή με τους εκτελεστές, φροντίζετε το στυλ λήψης αποφάσεων του καθενός, και μάλιστα χρησιμοποιείτε δυνατά πειστικές λέξεις όπως «προφανώς». Στο μυαλό σας, χτυπήσατε αυτό το από το πάρκο.
Αλλά τίποτα από αυτά δεν έχει σημασία: Η απόφασή τους δεν πηγαίνει στον δρόμο σας.
Αργότερα μέσα στην ημέρα, αντανακλώντας το τι συνέβη, σας παρουσιάζεται: είχαν κάνει το μυαλό τους πολύ πριν σας ακούσουν. Σε κάποια στιγμή μετά την αποστολή της ημερήσιας διάταξης της συνάντησης (αλλά προτού πάρετε το slide clicker), τα αποτελέσματα της συνάντησης ήταν προκαθορισμένα από τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων και δεν συμπεριλήφθηκαν.
Εάν οι πραγματικές αποφάσεις γίνονται πριν από τη συνάντηση, μπορεί να μην αρκεί να παρουσιάσετε την περίπτωσή σας και να προσπαθήσετε να κερδίσετε καρδιές και μυαλά στην αίθουσα συνεδριάσεων.
Ο γκουρού Leadership John Maxwell έχει γράψει ότι "το μυστικό μιας καλής συνάντησης είναι η συνάντηση πριν από τη συνάντηση".
Στο βιβλίο του, Leadership Gold , ο Maxwell ανακαλύπτει τις συμβουλές ενός μέντορα ο οποίος του είπε να υπολογίσει εκ των προτέρων ποιες βασικές επιρροές επρόκειτο να γίνουν σε κάποια δεδομένη συνάντηση και να συναντηθούν εκ των προτέρων, είτε μεμονωμένα είτε σε ομάδες. Ο Maxwell και άλλοι χρησιμοποιούν τη φράση "η σύσκεψη πριν από τη συνάντηση" για να αναφερθούν στη διαδικασία ελέγχου με αυτούς τους βασικούς παίκτες πριν από τη μεγαλύτερη συνάντηση για να κερδίσουν το buy-in τους, να αναπτύξουν εμπιστοσύνη και να αποφύγουν τυφλούς αργότερα.
Σε ένα webinar πριν από χρόνια, συνέντευξη με τον επικεφαλής των εταιρικών επικοινωνιών για μια εταιρεία ιατρικών συσκευών. Το επιλεγμένο θέμα της εμπειρογνωμοσύνης ήταν μια ικανότητα που πολλοί επίδοξοι επηρεαστές δεν έχουν ακόμη αναπτύξει: πώς να εργαστεί αποτελεσματικά με στελέχη της C-suite.
"Δεν μπορώ να σας πω τον αριθμό των φορών που έχω δει τους ανθρώπους να παρευρίσκονται στην ανώτερη μας ομάδα ηγεσίας", είπε, "και είναι η πρώτη φορά που κάποιος σε αυτό το δωμάτιο ακούει ποτέ για το τι είναι ότι προσπαθείτε να τους πείσει να κάνουν. "
Σύμφωνα με τον επικεφαλής των επικοινωνιών, ένας από τους συχνά ανύπαρκτους κανόνες για την αποτελεσματική λειτουργία με τους ανώτερους ηγέτες είναι να αποφεύγονται οι εκπλήξεις - και ένας πολύ καλός τρόπος για να επιτευχθεί αυτό είναι να αναλάβει τη συνάντηση πριν από τη συνάντηση. «Ρωτήστε τα στελέχη σας για 15 λεπτά πριν από τη μεγάλη συνάντηση», συνέστησε. "Μπορείτε να δείτε τις σκέψεις και τις ιδέες σας και να ακούσετε τις ανησυχίες που έχουν. Τους κάνετε μέρος της διαδικασίας, έτσι ώστε από τη στιγμή που έρχεται η μεγάλη συνάντηση, αισθάνονται σαν να έχουν ένα μερίδιο σε αυτό ».
Παρόλο που μπορεί να φαίνεται σαν μια άτυπη αλληλεπίδραση, μην ακολουθήσετε μια προσέγγιση εκτός της περιχειρίδας. Θα πρότεινα να προετοιμάζεστε επιμελώς για αυτή τη 15λεπτη συνάντηση πριν από τη συνάντηση όπως θα κάνατε για την κύρια εκδήλωση.
Ο στόχος σας σε κάθε μία από αυτές τις "μίνι-συνεδριάσεις" είναι να δοκιμάσετε την υπόθεσή σας με κάθε εκτελεστικό και να φέρετε στην επιφάνεια τις ανησυχίες και τις αντιρρήσεις που μπορεί να έχει για να μειώσει την πιθανότητα εκδήλωσης της παρουσίασής σας. Τελικά, ο στόχος σας είναι να προσανατολίζετε κάθε ηγέτη ως δικηγόρο σας - πριν γίνει η κύρια συνάντηση.
Όπως συστήνεται από τον εταιρικό επικοινωνιακό γκουρού, εδώ είναι μερικές ερωτήσεις που θέτουν στους δυνητικούς σας υποστηρικτές για την ιδέα σας:
- Αυτή η ιδέα έχει νόημα για εσάς;
- Συμφωνείτε με αυτό;
- Είναι αυτός ένας έξυπνος τρόπος για να επενδύσουμε το χρόνο και τα χρήματά μας;
- Αυτό ευθυγραμμίζεται με τις πρωτοβουλίες στην περιοχή σας; Εάν όχι, γιατί;
- Και αν το κάνει, θα με υποστηρίξετε όταν θα παραδώσω την παρουσίαση;
Εάν η απάντηση είναι "όχι", είναι πολύ καλύτερο να γνωρίζετε τώρα, ενώ εξακολουθείτε να έχετε την ευκαιρία να αλλάξετε κατεύθυνση και να διορθώσετε την πορεία σας πριν από τη μεγάλη συνάντηση.
Μετά από αυτές τις συνομιλίες, ενδέχεται να μην έχετε καταθέσει 100% στους βασικούς υπεύθυνους για τη λήψη αποφάσεων, αλλά προπώλησης των ιδεών σας πριν από τη μεγάλη συνάντηση, θα ξέρετε τουλάχιστον ποιοι είναι οι υποστηρικτές σας. Θα γνωρίζετε επίσης ποιος είναι ουδέτερος, ποιος είναι σκεπτικός, ποιοι είναι οι δυνητικοί προσβολείς και πού βρίσκονται στο ζήτημα. Με τον έλεγχο της συνάντησης πριν από τη συνάντηση και την προπώληση των ιδεών σας, μπορείτε να καλύψετε όλες τις οπτικές γωνίες στην τελική σας παρουσίαση και στη συνέχεια να την καρφώσετε.
